Att ta bort klientens namn är det självklara steget. Det räcker sällan. Dokument identifierar personer genom kontonummer, underskrifter, filnamn, kommentarer och uppgifter som bara identifierar i kombination. Använd den här listan innan du klistrar in eller laddar upp ett klientdokument i ett AI-verktyg.
Direkta identifierare
De här uppgifterna pekar på en viss person eller organisation var för sig. Ta bort eller ersätt var och en av dem, i alla former den förekommer.
- Personers namn. Ta med klienten, motparten, vittnen, familjemedlemmar, kollegor och alla som nämns i ett signaturblock eller på en ”cc”-rad. Kontrollera kortformer, initialer och felstavningar.
- Företags- och institutionsnamn. En arbetsgivare, hyresvärd, skola eller klinik kan identifiera en person lika väl som ett namn.
- Adresser. Gatuadresser, postnummer och fastighetsbeskrivningar.
- Telefonnummer och e-postadresser. Kontrollera brevhuvuden, sidfötter och signaturer.
- Konto- och kortnummer. Bankkonton, IBAN-nummer, kortnummer och försäkringsnummer.
- ID-nummer. Skattenummer, nationella ID-nummer, pass- och körkortsnummer samt personnummer.
- Födelsedatum. Ofta ett par fält i ett formulär, till exempel ”Född” och ”Ålder”.
- Referensnummer. Ärende-, skade-, faktura- och avtalsnummer som någon kan slå upp.
Uppgifter som identifierar någon i kombination
Direkta identifierare är den enkla delen, eftersom du kan söka efter dem. Det svårare är att avgöra vad uppgiften kräver. En begäran om att rätta grammatiken i ett brev kräver inga uppgifter om klienten alls. En begäran om att kontrollera en förlikningsberäkning kräver beloppen och datumen, men inte namnen. Bestäm vad AI:n behöver innan du bestämmer vad du ska ta bort, så blir listan kortare och säkrare.
Vissa uppgifter är harmlösa var för sig men identifierande tillsammans. ”Plastikkirurg i en ort med 4 000 invånare som blev stämd i mars” kan syfta på en enda person. När du läser dokumentet kan du fråga dig om en kollega eller granne skulle kunna lista ut vem det gäller.
- Ovanliga yrkestitlar, udda arbetsgivare och små orter.
- Exakta datum för händelser, erkännanden, förhandlingar eller transaktioner.
- Ovanliga belopp som förekommer i offentliga register.
- Beskrivningar av ett hälsotillstånd, en familjesituation eller en tvist som har rapporterats i nyheterna.
Du behöver inte alltid ta bort sådana uppgifter. För många uppgifter räcker det att generalisera: ”en tvist under våren” i stället för ”en tvist den 14 mars”. Behåll det uppgiften kräver och ta bort resten.
Vad som kan döljas i filen
Den synliga sidan är bara en del av ett dokument. Leta på de platser som är lätta att glömma.
Word-dokument
- Kommentarer och spårade ändringar, som innehåller granskarnas namn.
- Sidhuvuden, sidfötter och textrutor.
- Dokumentegenskaper, till exempel författare och företag.
Kalkylblad
- Dolda blad, rader och kolumner.
- Cellkommentarer och namngivna områden.
- Formler som nämner andra filnamn.
Presentationer
- Föredragaranteckningar.
- Text i bilder och diagram.
E-postmeddelanden
- Raderna Från, Till och Kopia samt avsändarens signatur.
- Citerade tidigare meddelanden längre ned i tråden.
- Bilagornas filnamn.
PDF-filer och inskannade dokument
- Inskannade sidor med namn i en stämpel, en handskriven anteckning eller en underskrift.
- Bokmärken, formulärfält och dokumentegenskaper.
Alla filer
- Filnamnet. ”Lopez_lease_final.docx” avslöjar namnet innan någon ens öppnar filen.
- Bilder och fotografier. Ett foto av ett ID-kort eller en underskrift innehåller personuppgifter även om den omgivande texten har rensats.
En säker kopia som skapats från dokumentets text i stället för genom att originalet redigerats undviker många av dessa gömställen, eftersom kommentarer, metadata och inbäddade objekt inte ingår i texten du klistrar in. Bilder är undantaget: ta inte med dem om du inte är säker på att de inte innehåller något identifierande.
Ett exempel
Ta ett kort e-postmeddelande från en klient till hennes revisor:
”Hej Tom, bifogat finns mitt kontoutdrag för konto 4471-2290 hos Harbor Credit Union. Jag flyttade till 12 Elm Street den 3 mars, så uppdatera gärna min adress. Min man Daniel står också på lånet. Tack, Maria Lopez, 555-0142.”
En noggrann genomgång ersätter revisorns förnamn, kontonumret, bankens namn, gatuadressen, makens namn, klientens namn och telefonnumret. Datumet för flytten kräver ett eget omdöme: om uppgiften gäller lånet kan du generalisera det till ”i mars” eller ta bort det. Bilagans filnamn, e-postmeddelandets avsändarrad och signaturen behöver också hanteras på samma sätt.
Efter genomgången kan texten se ut ungefär så här: ”Hej Person_1, bifogat finns mitt kontoutdrag för konto Account_1 hos Company_1. Jag flyttade till Address_1 i mars, så uppdatera gärna min adress. Min man Person_3 står också på lånet. Tack, Person_2, Phone_1.” Den innehåller färre detaljer men är lika användbar för en fråga om lånet.
Om du är osäker, ta bort det. Du kan alltid lägga till en detalj i nästa meddelande om AI:n behöver den. Du kan inte ta tillbaka ett meddelande som redan har skickats.
En sista kontroll
- Sök efter klientens efternamn och alla varianter av det. Sök också efter bara förnamnet.
- Sök efter siffror. Leta efter långa tal och allt som ser ut som ett datum.
- Läs den första och sista sidan. Brevhuvuden, signaturblock och sidfötter är ställen där identifierande uppgifter brukar samlas.
- Kontrollera filnamnet och alla titlar eller rubriker du skrev i chatten.
- Fråga dig om en främling skulle kunna identifiera klienten utifrån det som återstår.
Automatiska verktyg hjälper dig att hantera stora mängder, men de missar saker. Oavsett vad du använder bör du själv granska resultatet innan något skickas.
ClientSafe, en Windows-app från GagarinSoft, hittar namn, företag, adresser, telefonnummer, e-postadresser, konto- och ID-nummer samt födelsedatum i ett ärendes dokument och visar träffarna så att du kan granska dem. Bilder utelämnas från den säkra kopian. Läs mer om ClientSafe.
Allmän information, inte juridisk rådgivning. Kontrollera vilka regler som gäller för dig.