Casos reais não envolvem apenas um documento. São um contrato, uma dúzia de e-mails, duas faturas e as anotações de alguém. Se você quiser que uma ferramenta de IA leia tudo em conjunto, a mesma pessoa precisa ter o mesmo marcador em todos os documentos.
O que dá errado ao tratar um arquivo de cada vez
Anonimize cada arquivo separadamente e você terá isto: no contrato, Maria Lopez é Person_1 e o senhorio dela é Person_2. Nos e-mails, a ferramenta recomeça a contagem, então o senhorio é Person_1 e Maria é Person_2. Cole ambos no mesmo chat e a IA verá duas pessoas diferentes chamadas Person_1 e entenderá a história ao contrário.
A etapa de restauração também falha. Quando a IA menciona Person_1, a qual deles ela se refere? A chave do contrato e a dos e-mails não correspondem.
Um caso, uma chave
A solução é simples de explicar. Para um cliente ou caso, mantenha uma única tabela de marcadores. Todos os documentos do caso usam essa tabela. Assim:
- Person_1 é Maria Lopez em todos os arquivos, inclusive nos que você adicionar no próximo mês.
- A IA consegue acompanhá-la no contrato, no e-mail e na fatura.
- Uma única etapa de restauração abrange todas as respostas sobre o caso.
Mas o artigo sobre marcadores e tarjas pretas explica por que manter os mesmos rótulos é importante para o raciocínio da IA.
Manualmente
Você pode fazer isso com uma planilha: uma linha por pessoa ou empresa, uma coluna para o marcador, uma para o valor real e outra para as grafias. Trabalhe em cada documento com a mesma planilha aberta. É confiável para três ou quatro arquivos curtos, mas deixa de funcionar bem além disso: surgem novas grafias, um nome no rodapé passa despercebido no sétimo arquivo e ninguém se lembra se Company_4 era o banco ou a seguradora.
Se fizer isso manualmente, acrescente cada pessoa nova à planilha assim que ela aparecer e, depois, pesquise mais uma vez em cada arquivo finalizado todos os nomes que constam na planilha.
Como o ClientSafe trata um caso
- Um cliente, um processo. Os documentos ficam organizados em casos. Adicione arquivos ou uma pasta inteira, incluindo subpastas. Um arquivo que você adiciona duas vezes não é duplicado.
- O mesmo nome, o mesmo marcador. Isso se aplica a todos os documentos do caso, incluindo grafias diferentes de um mesmo nome.
- Revise uma vez. Desmarque uma correspondência e ela será removida de todos os documentos do caso. Marque algo que a ferramenta não detectou e isso será substituído em todos eles, inclusive nos documentos que você adicionar mais tarde.
- Mescle e divida. Se duas grafias forem tratadas como duas pessoas, mescle-as. Se duas pessoas forem tratadas como uma só, divida-as. Os números dos marcadores não são reutilizados.
- Restaure. Cole a resposta da IA e os nomes reais serão recuperados da tabela daquele caso.
- Exclua o caso quando o assunto for encerrado. Isso remove a tabela e as cópias seguras. Os arquivos originais no seu disco não são alterados.
Um pequeno exemplo
Uma disputa de locação tem três documentos: o contrato de locação, uma conversa por e-mail e um registro de aluguéis.
| Valor real | Marcador | Aparece em |
|---|---|---|
| Maria Lopez | Person_1 | Contrato, e-mails, registro |
| Northwind Ltd | Company_1 | Contrato, e-mails |
| 14 Harbor Street | Address_1 | Contrato, registro |
| j.alvarez@example.com | Email_1 | E-mails |
Pergunte: "Person_1 pagou o aluguel nas datas exigidas pelo contrato, de acordo com o registro?" A IA poderá relacionar os termos do contrato aos lançamentos do registro, porque Person_1 e Address_1 significam a mesma coisa em ambos.
Fazer perguntas sobre vários documentos
Quando os documentos compartilham marcadores, você pode fazer perguntas que um único arquivo não consegue responder:
- "Crie uma linha do tempo com base nestes documentos."
- "O e-mail contradiz o contrato quanto à data de pagamento?"
- "Liste todas as obrigações de Company_1 nos documentos."
- "Quais faturas se relacionam com o trabalho descrito no contrato?"
Identifique cada documento no seu prompt, por exemplo: "Documento A: contrato de locação. Documento B: conversa por e-mail." Assim, a IA poderá indicar de qual documento vem uma afirmação. Se o caso for grande, envie os documentos relevantes para a pergunta, não a pasta inteira. As ferramentas de IA têm limites quanto à quantidade de conteúdo que conseguem ler de uma só vez.
Quando o caso fica maior
Cem documentos não caberão em um único chat, e também não deveriam ser enviados todos juntos. Mantenha o caso completo na ferramenta que guarda a chave e escolha os trechos para cada pergunta. Os marcadores continuam iguais, independentemente do subconjunto enviado; esse é o motivo para manter uma única chave. É uma boa prática manter um índice curto dos documentos pelo nome, para que você possa informar à IA de qual deles vem um trecho sem enviar o próprio nome do arquivo.
Armadilhas
- Dois assuntos em um caso. A mesma pessoa pode aparecer nos dois, com um papel diferente. Mantenha os assuntos separados.
- Mesmo nome, pessoas diferentes. Dois clientes chamados Maria Lopez precisam de dois marcadores. Uma ferramenta não deve mesclá-los sem avisar, e você deve verificar.
- Adicionar documentos no meio do processo. Um arquivo novo traz nomes novos. Crie uma nova cópia segura para ele e faça perguntas complementares em um novo chat se as respostas anteriores dependiam de informações ausentes.
- Grafias diferentes entre idiomas. Um nome escrito em dois sistemas de escrita corresponde a uma pessoa. Confira os itens mesclados.
- Conteúdo oculto. Comentários, notas e planilhas podem conter nomes. Consulte o lista de verificação.
Perguntas frequentes
Posso usar um único caso para vários clientes?
É melhor não. Um caso por cliente ou assunto mantém os marcadores e a restauração inequívocos.
O que acontece com os números se eu adicionar um arquivo depois?
As pessoas que já estão no caso mantêm seus marcadores. As pessoas novas recebem o próximo número disponível.
Posso ver em quais arquivos um nome aparece?
Sim. O painel de revisão lista cada valor encontrado, seu marcador e o número de arquivos em que aparece.
ClientSafe mantém um conjunto de marcadores por caso no seu PC, mostra cada valor encontrado e o número de arquivos em que aparece, e restaura os nomes reais na resposta da IA. A detecção não é perfeita, por isso revise a lista antes de copiar.