Para obter um resumo de uma longa conversa por e-mail com um cliente a partir do ChatGPT, do Claude ou do Gemini, sem enviar os dados do cliente, guarde os e-mails como ficheiros, crie uma cópia segura em que os nomes, endereços de e-mail e números de telefone são substituídos por marcadores e peça um resumo dessa cópia. Depois, reponha os nomes verdadeiros no resumo, no seu PC.

Um leque de cartas impressas com abas azul-marinho sobre linhas curtas, ao lado de um envelope branco, uma caneta azul-marinho e um laptop sobre uma mesa clara.

Onde se escondem os dados pessoais numa conversa por e-mail

Não basta remover o nome do cliente da primeira mensagem. Uma conversa repete dados pessoais em locais onde é fácil não os detetar:

  • O cabeçalho de cada mensagem: nomes e endereços nos campos De, Para e Cc.
  • Respostas citadas. Normalmente, cada resposta inclui abaixo as mensagens anteriores, com as respetivas linhas «Na segunda-feira, Maria Lopez escreveu:».
  • Assinaturas: cargos, números de telefone diretos e endereços dos escritórios.
  • Mensagens reencaminhadas, com os dados do remetente original.
  • Nomes de anexos, como «Lopez_passport.pdf».

A nossa lista de elementos a remover antes de enviar um documento à IA abrange os detalhes que, em conjunto, identificam alguém, como um cargo e uma cidade pequena.

Guarde os e-mails como ficheiros

Guarde primeiro a mensagem mais recente da conversa: normalmente, inclui as anteriores citadas. Guarde separadamente as mensagens anteriores se as citações estiverem incompletas.

  • Novo Outlook para Windows e Outlook na Web. Abra a mensagem e selecione Mais ações e, em seguida, Guardar como. A mensagem é guardada como ficheiro .eml.
  • No Outlook clássico Abra a mensagem, selecione Ficheiro e, em seguida, Guardar como, e escolha HTML como tipo de ficheiro. Um ficheiro HTML mantém as linhas De, Para, Cc e Assunto bem como o corpo da mensagem.
  • Gmail. Abra a mensagem, clique em Mais e, em seguida, Transferir mensagem. O Gmail guarda a mensagem como ficheiro .eml.

Coloque os ficheiros numa pasta para este cliente, fora de qualquer pasta sincronizada com uma unidade partilhada.

Crie uma cópia segura da conversa

  1. Crie um processo para o cliente em ClientSafe e adicione os e-mails guardados. ClientSafe lê ficheiros .eml e .html, bem como os documentos enviados pelo cliente, caso também os tenha guardado.
  2. Reveja os elementos detetados: nomes, empresas, moradas, números de telefone, endereços de e-mail, números de conta e de identificação e datas de nascimento. Desmarque as correspondências que não sejam dados pessoais e assinale tudo o que não tenha sido detetado, como uma alcunha utilizada numa resposta.
  3. Copie a cópia segura.

Num mesmo processo, a mesma pessoa recebe o mesmo marcador em todos os e-mails, no cabeçalho, na citação e na assinatura. A IA consegue acompanhar quem escreveu o quê. Consulte trabalhar com um caso completo.

Peça o resumo

Cole a cópia segura no ChatGPT, no Claude ou no Gemini, com uma instrução que especifique o que pretende. Por exemplo:

This is an email thread between Person_1 (our client)
and Company_1. Names like Person_1 are placeholders: keep them as written.
Summarize what was agreed, what is still open, and who owes the next step.
List every date and amount mentioned, with the email it comes from.

Pedir a fonte de cada data e montante permite verificá-los nos e-mails. As respostas citadas repetem texto e um modelo pode atribuir uma frase à mensagem errada.

Reponha os nomes verdadeiros

Cole o resumo da IA no ClientSafe, no mesmo processo, e os nomes verdadeiros serão repostos. O resumo reposto é um documento do cliente: guarde-o com os ficheiros do cliente, não no histórico da conversa. O nosso guia sobre restaurar nomes reais explica os pormenores.

Perguntas frequentes

Porquê guardar os e-mails como ficheiros em vez de copiar o texto?

O texto copiado geralmente não inclui os cabeçalhos, mas um ficheiro guardado inclui-os. Muitos nomes e endereços encontram-se nos cabeçalhos, que também indicam à IA quem escreveu cada mensagem.

E os anexos?

Guarde separadamente os anexos de que precisa e adicione-os ao mesmo processo. Recebem os mesmos marcadores que os e-mails.

Um resumo de uma cópia segura é tão bom como um resumo do original?

Normalmente, sim, para saber quem concordou com o quê e quando: os marcadores permitem distinguir as pessoas. Se o significado depender da identidade de alguém, como no caso de uma figura pública conhecida, inclua esse contexto na instrução sem indicar o nome.

ClientSafe substitui nomes, endereços de e-mail e números de telefone nos e-mails guardados por marcadores no seu PC e repõe os nomes verdadeiros no resumo da IA. A deteção não é perfeita, por isso reveja a lista antes de copiar.