Remover o nome do cliente é o passo óbvio. Raramente é suficiente. Os documentos identificam pessoas através de números de conta, assinaturas, nomes de ficheiros, comentários e detalhes que só as identificam quando combinados. Use esta lista antes de colar ou carregar um documento de um cliente para uma ferramenta de IA.
Identificadores diretos
Estes elementos identificam por si só uma pessoa ou organização. Remova ou substitua cada um deles, em todas as formas em que apareçam.
- Nomes de pessoas. Inclua o cliente, a outra parte, as testemunhas, os familiares, os colegas e todas as pessoas mencionadas num bloco de assinatura ou numa linha «cc». Verifique abreviaturas, iniciais e erros ortográficos.
- Nomes de empresas e instituições. Um empregador, um senhorio, uma escola ou uma clínica podem identificar uma pessoa tanto quanto um nome.
- Moradas. Moradas, códigos postais e descrições de imóveis.
- Números de telefone e endereços de e-mail. Verifique os cabeçalhos, os rodapés e as assinaturas.
- Números de contas e cartões. Contas bancárias, IBAN, números de cartões e números de apólices.
- Números de identificação. Números fiscais, números de identificação nacional, números de passaporte e de carta de condução, números de segurança social.
- Datas de nascimento. Muitas vezes, um par de campos num formulário, como «Nascido em» e «Idade».
- Números de referência. Números de processos, pedidos de indemnização, faturas e contratos que alguém possa consultar.
Detalhes que identificam quando combinados
Os identificadores diretos são a parte fácil, porque pode procurá-los. A parte mais difícil é avaliar o que a tarefa exige. Um pedido para corrigir a gramática de uma carta não precisa de quaisquer dados sobre o cliente. Um pedido para verificar o cálculo de um acordo precisa dos montantes e das datas, mas não dos nomes. Decida do que a IA precisa antes de decidir o que remover; assim, a lista fica mais curta e segura.
Alguns detalhes são inofensivos isoladamente, mas identificam alguém quando combinados. «Cirurgião plástico numa cidade com 4.000 habitantes que foi processado em março» pode referir-se a uma única pessoa. Ao ler o documento, pergunte-se se um colega ou vizinho conseguiria perceber de quem se trata.
- Profissões raras, empregadores invulgares e localidades pequenas.
- Datas exatas de acontecimentos, admissões, audiências ou transações.
- Montantes invulgares que apareçam em registos públicos.
- Descrições de um problema de saúde, de uma situação familiar ou de um litígio noticiado.
Nem sempre é necessário remover estes elementos. Em muitas tarefas, basta generalizá-los: «um litígio na primavera» em vez de «um litígio em 14 de março». Mantenha o que a tarefa exige e elimine o resto.
O que está oculto no ficheiro
A página visível é apenas uma parte do documento. Procure também nos locais que é fácil esquecer.
Documentos Word
- Comentários e alterações controladas, que incluem os nomes dos revisores.
- Cabeçalhos, rodapés e caixas de texto.
- Propriedades do documento, como o autor e a empresa.
Folhas de cálculo
- Folhas, linhas e colunas ocultas.
- Comentários de células e intervalos com nome.
- Fórmulas que mencionam nomes de outros ficheiros.
Apresentações
- Notas do apresentador.
- Texto em imagens e gráficos.
E-mails
- Linhas De, Para e Cc, e a assinatura do remetente.
- Mensagens anteriores citadas mais abaixo na conversa.
- Nomes dos anexos.
PDF e digitalizações
- Páginas digitalizadas com nomes num carimbo, numa nota manuscrita ou numa assinatura.
- Marcadores, campos de formulário e propriedades do documento.
Todos os ficheiros
- O nome do ficheiro. «Lopez_lease_final.docx» revela o nome antes mesmo de alguém abrir o ficheiro.
- Imagens e fotografias. Uma fotografia de um cartão de identificação ou de uma assinatura contém dados pessoais, mesmo quando o texto à sua volta foi limpo.
Criar uma cópia segura a partir do texto do documento, em vez de editar o original, evita muitos destes pontos ocultos, porque os comentários, os metadados e os objetos incorporados não fazem parte do texto que cola. As imagens são a exceção: não as inclua, a menos que tenha a certeza de que não contêm nada que identifique alguém.
Um exemplo
Considere um breve e-mail de uma cliente ao seu contabilista:
«Olá Tom, envio em anexo o meu extrato da conta 4471-2290 no Harbor Credit Union. Mudei-me para a Rua Elm, 12, a 3 de março; atualize, por favor, a minha morada. O meu marido, Daniel, também está no empréstimo. Obrigada, Maria Lopez, 555-0142.»
Uma revisão completa substitui o nome próprio do contabilista, o número da conta, o nome do banco, a morada, o nome do marido, o nome da cliente e o número de telefone. A data da mudança é uma questão de avaliação: se a tarefa diz respeito ao empréstimo, pode generalizá-la para «em março» ou removê-la. O nome do ficheiro do anexo, a linha do remetente do e-mail e a assinatura também precisam do mesmo tratamento.
Depois da revisão, o texto poderia ficar assim: «Olá Person_1, envio em anexo o meu extrato da conta Account_1 em Company_1. Mudei-me para Address_1 em março; atualize, por favor, a minha morada. O meu marido Person_3 também está no empréstimo. Obrigada, Person_2, Phone_1.» Contém menos detalhes e é igualmente útil para uma pergunta sobre o empréstimo.
Na dúvida, omita. Pode sempre acrescentar um detalhe à mensagem seguinte, se a IA precisar dele. Não pode retirar uma mensagem que já foi enviada.
Uma verificação final
- Procure o apelido do cliente e todas as respetivas variantes. Procure também apenas o nome próprio.
- Procure números. Verifique números longos e tudo o que pareça uma data.
- Leia a primeira e a última página. Os cabeçalhos, os blocos de assinatura e os rodapés são locais onde os identificadores se concentram.
- Verifique o nome do ficheiro e qualquer título ou cabeçalho que tenha escrito na conversa.
- Pergunte-se se uma pessoa desconhecida conseguiria identificar o cliente com base no que resta.
As ferramentas automáticas ajudam a processar grandes volumes, mas deixam passar elementos. Seja qual for a ferramenta que utilizar, reveja pessoalmente o resultado antes de enviar qualquer coisa.
ClientSafe, uma aplicação Windows da GagarinSoft, encontra nomes, empresas, moradas, números de telefone, e-mails, números de contas e de identificação, bem como datas de nascimento, nos documentos de um caso, e apresenta as correspondências para revisão. Não inclui imagens na cópia segura. Saiba mais sobre ClientSafe.
Informação geral, não aconselhamento jurídico. Verifique as regras que se aplicam ao seu caso.