لتلخيص سلسلة طويلة من رسائل البريد الإلكتروني لعميل باستخدام ChatGPT أو Claude أو Gemini من دون إرسال تفاصيل العميل، احفظ الرسائل كملفات، وأنشئ نسخة آمنة تُستبدل فيها الأسماء وعناوين البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف بعناصر نائبة، ثم اطلب تلخيص تلك النسخة. بعد ذلك، أعد الأسماء الحقيقية إلى الملخص على جهازك.
مواضع اختباء البيانات الشخصية في سلسلة رسائل البريد الإلكتروني
لا يكفي حذف اسم العميل من الرسالة الأولى. فتتكرر البيانات الشخصية في سلسلة الرسائل في مواضع يسهل إغفالها:
- ترويسة كل رسالة: الأسماء والعناوين في حقول From وTo وCc.
- الردود المقتبسة. يتضمن كل رد عادةً الرسائل السابقة أدناه، ومعها أسطر مثل "On Monday, Maria Lopez wrote:".
- التواقيع: المسميات الوظيفية وأرقام الهواتف المباشرة وعناوين المكاتب.
- الرسائل المُعاد توجيهها، بما فيها تفاصيل المرسل الأصلي.
- أسماء المرفقات، مثل "Lopez_passport.pdf".
تغطي قائمتنا ما يجب إزالته قبل إرسال مستند إلى الذكاء الاصطناعي التفاصيل التي تكشف هوية شخص عند جمعها معًا، مثل المسمى الوظيفي والبلدة الصغيرة.
احفظ رسائل البريد الإلكتروني كملفات
احفظ أحدث رسالة في السلسلة أولًا؛ فهي تتضمن عادةً اقتباسًا من الرسائل السابقة. احفظ الرسائل الأقدم كلًّا على حدة إذا كانت الاقتباسات مبتورة.
- Outlook الجديد على Windows وOutlook على الويب. افتح الرسالة وحدد «مزيد من الإجراءات»، ثم «حفظ باسم». تُحفَظ الرسالة كملف .eml.
- Outlook الكلاسيكي. افتح الرسالة وحدد «ملف»، ثم «حفظ باسم»، واختر HTML نوعًا للملف. يحتفظ ملف HTML بأسطر From وTo وCc وSubject إلى جانب متن الرسالة.
- Gmail. افتح الرسالة، وانقر على «المزيد»، ثم «تنزيل الرسالة». يحفظ Gmail الرسالة كملف .eml.
ضع الملفات في مجلد واحد خاص بهذا العميل، وخارج أي مجلد تتم مزامنته مع محرك أقراص مشترك.
أنشئ نسخة آمنة من السلسلة
- أنشئ قضية للعميل في ClientSafe وأضف رسائل البريد الإلكتروني المحفوظة. يقرأ ClientSafe ملفات .eml و.html والمستندات التي أرسلها العميل إذا حفظتها أيضًا.
- راجع ما عثر عليه: الأسماء والشركات والعناوين وأرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني وأرقام الحسابات والهوية وتواريخ الميلاد. أزل تحديد المطابقات التي لا تمثل بيانات شخصية، وضع علامة على أي شيء لم يعثر عليه، مثل اسم شهرة مستخدم في أحد الردود.
- انسخ النسخة الآمنة.
داخل القضية الواحدة، يحصل الشخص نفسه على العنصر النائب نفسه في كل رسالة بريد إلكتروني، سواء في الترويسة أو الاقتباس أو التوقيع. ويمكن لأداة الذكاء الاصطناعي تتبّع كاتب كل جزء. انظر إلى العمل على ملف حالة كامل.
اطلب التلخيص
الصق النسخة الآمنة في ChatGPT أو Claude أو Gemini، وأرفق بها تعليمات توضّح ما تحتاج إليه. مثلًا:
This is an email thread between Person_1 (our client)
and Company_1. Names like Person_1 are placeholders: keep them as written.
Summarize what was agreed, what is still open, and who owes the next step.
List every date and amount mentioned, with the email it comes from.يتيح لك طلب مصدر كل تاريخ ومبلغ التحقق منها بمقارنتها مع رسائل البريد الإلكتروني. تتكرر النصوص في الردود المقتبسة، وقد تنسب الأداة جملة إلى الرسالة الخطأ.
أعد الأسماء الحقيقية
الصق ملخص أداة الذكاء الاصطناعي في ClientSafe ضمن القضية نفسها، وستُعاد الأسماء الحقيقية. يصبح الملخص المستعاد مستندًا خاصًا بالعميل؛ فاحتفظ به مع ملفات العميل، لا في سجل المحادثة. دليلنا حول استعادة الأسماء الحقيقية التفاصيل.
الأسئلة الشائعة
لماذا أحفظ رسائل البريد الإلكتروني كملفات بدلًا من نسخ النص؟
غالبًا ما يُسقط نسخ النص الترويسات، بينما يحتفظ بها الملف المحفوظ. وتضم الترويسات كثيرًا من الأسماء والعناوين، كما توضّح لأداة الذكاء الاصطناعي كاتب كل رسالة.
ماذا عن المرفقات؟
احفظ المرفقات التي تحتاج إليها كلًّا على حدة، وأضفها إلى القضية نفسها. وستحصل على العناصر النائبة نفسها المستخدمة في رسائل البريد الإلكتروني.
هل يساوي ملخص النسخة الآمنة جودة ملخص الأصل؟
عادةً نعم، عندما يتعلق الأمر بمن وافق على ماذا ومتى؛ فالعناصر النائبة تميّز بين الأشخاص. أما إذا كان المعنى يعتمد على هوية شخص ما، كشخصية عامة معروفة، فأضف هذا السياق في طلبك من دون ذكر الاسم.
ClientSafe يستبدل الأسماء وعناوين البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف في الرسائل المحفوظة بعناصر نائبة على جهازك، ويعيد الأسماء الحقيقية إلى ملخص أداة الذكاء الاصطناعي. لا يكتمل الكشف على نحو مثالي، لذا راجع القائمة قبل النسخ.