고객의 세부 정보를 보내지 않고 ChatGPT, Claude 또는 Gemini에서 긴 고객 이메일 대화를 요약하려면 이메일을 파일로 저장하고 이름, 이메일 주소, 전화번호를 자리표시자로 바꾼 안전한 사본을 만드세요. 그 사본으로 요약을 요청한 다음 PC에서 요약에 실제 이름을 다시 넣으세요.
이메일 대화에서 개인정보가 숨어 있는 곳
첫 메시지에서 고객 이름을 지우는 것만으로는 충분하지 않습니다. 대화에는 놓치기 쉬운 곳에도 개인정보가 반복해서 나타납니다:
- 각 메시지의 머리글: From, To, Cc에 있는 이름과 주소.
- 인용된 답장. 각 답장 아래에는 보통 앞선 메시지가 포함되며, "On Monday, Maria Lopez wrote:" 같은 문구도 들어 있습니다.
- 서명: 직함, 직통 전화번호, 사무실 주소.
- 원래 발신자의 정보가 포함된 전달 메시지.
- "Lopez_passport.pdf" 같은 첨부 파일 이름.
당사의 목록은 문서를 AI에 보내기 전에 제거할 항목 직함과 작은 마을처럼 여러 정보를 조합했을 때 누군가를 식별할 수 있는 세부 정보를 다룹니다.
이메일을 파일로 저장하기
먼저 대화의 최신 메시지를 저장하세요. 보통 이전 메시지가 인용되어 있습니다. 인용문이 중간에 잘린 경우에는 이전 메시지를 따로 저장하세요.
- Windows용 새 Outlook 및 웹용 Outlook. 메시지를 열고 기타 작업을 선택한 다음 다른 이름으로 저장을 선택합니다. 메시지가 .eml 파일로 저장됩니다.
- 클래식 Outlook. 메시지를 열고 파일을 선택한 다음 다른 이름으로 저장을 선택하고 파일 형식으로 HTML을 고릅니다. HTML 파일에는 본문뿐 아니라 From, To, Cc, Subject 줄도 유지됩니다.
- Gmail. 메시지를 열고 더보기를 클릭한 다음 메시지 다운로드를 선택합니다. Gmail이 메시지를 .eml 파일로 저장합니다.
이 고객용 파일을 한 폴더에 넣고, 공유 드라이브와 동기화되는 폴더 밖에 보관하세요.
대화의 안전한 사본 만들기
- ClientSafe에서 고객 사례를 만들고 저장한 이메일을 추가하세요. ClientSafe은 .eml 및 .html 파일과 고객이 보낸 문서(함께 저장한 경우)를 읽습니다.
- 탐지된 항목을 검토하세요. 이름, 회사명, 주소, 전화번호, 이메일 주소, 계좌 및 신분증 번호, 생년월일 등이 포함됩니다. 개인정보가 아닌 일치 항목은 선택을 해제하고 답장에서 사용된 별명처럼 놓친 항목은 표시하세요.
- 안전한 사본을 복사합니다.
한 사례 안에서는 머리글, 인용문, 서명을 포함해 모든 이메일에서 같은 사람에게 같은 자리표시자가 사용됩니다. AI는 누가 무엇을 썼는지 파악할 수 있습니다. 참고: 하나의 전체 사례를 다루는 방법에 관한 글.
요약 요청하기
안전한 사본을 ChatGPT, Claude 또는 Gemini에 붙여 넣고 필요한 내용을 알려 주는 프롬프트를 작성하세요. 예를 들면 다음과 같습니다:
This is an email thread between Person_1 (our client)
and Company_1. Names like Person_1 are placeholders: keep them as written.
Summarize what was agreed, what is still open, and who owes the next step.
List every date and amount mentioned, with the email it comes from.날짜와 금액의 출처를 각각 묻으면 이메일과 대조해 확인할 수 있습니다. 인용된 답장에는 텍스트가 반복되며 모델이 문장을 잘못된 메시지에 귀속할 수 있습니다.
실제 이름 다시 넣기
AI의 요약을 같은 사례의 ClientSafe에 붙여 넣으면 실제 이름이 다시 들어갑니다. 복원된 요약은 고객 문서이므로 채팅 기록이 아니라 고객 파일과 함께 보관하세요. 당사의 안내: 실제 이름 복원하기 자세한 내용을 다룹니다.
자주 묻는 질문
텍스트를 복사하는 대신 이메일을 파일로 저장해야 하는 이유는 무엇인가요?
텍스트를 복사하면 보통 머리글이 빠지지만, 파일로 저장하면 머리글이 보존됩니다. 많은 이름과 주소가 머리글에 있고, 머리글은 AI에 각 메시지의 작성자를 알려 줍니다.
첨부 파일은 어떻게 하나요?
필요한 첨부 파일을 따로 저장해 같은 사례에 추가하세요. 이메일과 동일한 자리표시자가 적용됩니다.
안전한 사본을 요약한 결과는 원본을 요약한 결과만큼 정확한가요?
누가 무엇에 언제 동의했는지를 파악하는 데에는 보통 그렇습니다. 자리표시자가 각 사람을 구분해 주기 때문입니다. 알려진 공인처럼 그 사람의 정체가 의미에 영향을 준다면 이름은 쓰지 말고 프롬프트에 그 맥락을 추가하세요.
ClientSafe 저장된 이메일의 이름, 이메일 주소, 전화번호를 PC에서 자리표시자로 바꾸고 AI 요약에 실제 이름을 다시 넣습니다. 탐지가 완벽하지 않으므로 복사하기 전에 목록을 검토하세요.