Untuk meringkas rangkaian email panjang dari klien menggunakan ChatGPT, Claude, atau Gemini tanpa mengirimkan detail klien, simpan email sebagai file, buat salinan aman yang mengganti nama, alamat email, dan nomor telepon dengan placeholder, lalu minta ringkasan dari salinan tersebut. Kemudian masukkan kembali nama asli ke dalam ringkasan di PC Anda.

Kipas berisi surat-surat tercetak dengan tab biru tua menutupi beberapa baris pendek, di samping amplop putih, pena biru tua, dan laptop di atas meja terang.

Tempat data pribadi tersembunyi dalam rangkaian email

Menghapus nama klien dari pesan pertama saja tidak cukup. Rangkaian email mengulang data pribadi di tempat-tempat yang mudah terlewat:

  • Bagian header setiap pesan: nama dan alamat pada From, To, dan Cc.
  • Balasan kutipan. Biasanya setiap balasan menyertakan pesan-pesan sebelumnya di bawahnya, lengkap dengan baris seperti "Pada hari Senin, Maria Lopez menulis:".
  • Tanda tangan: jabatan, nomor telepon langsung, alamat kantor.
  • Pesan yang diteruskan, beserta detail pengirim aslinya.
  • Nama lampiran, seperti "Lopez_passport.pdf".

Daftar kami tentang hal yang perlu dihapus sebelum dokumen dikirim ke AI mencakup detail yang dapat mengidentifikasi seseorang jika digabungkan, seperti jabatan dan kota kecil.

Simpan email sebagai file

Simpan pesan terbaru dalam rangkaian tersebut terlebih dahulu: biasanya pesan itu mengutip pesan-pesan sebelumnya. Simpan pesan yang lebih lama secara terpisah jika kutipannya terpotong.

  • New Outlook untuk Windows dan Outlook di web. Buka pesan, pilih More actions, lalu Save as. Pesan akan disimpan sebagai file .eml.
  • Outlook klasik. Buka pesan, pilih File, lalu Save As, dan pilih HTML sebagai jenis file. File HTML menyimpan baris From, To, Cc, dan Subject serta isi pesan.
  • Gmail. Buka pesan, klik More, lalu Download message. Gmail menyimpan pesan sebagai file .eml.

Letakkan file dalam satu folder untuk klien ini, di luar folder apa pun yang disinkronkan ke drive bersama.

Buat salinan aman rangkaian email

  1. Buat perkara untuk klien di ClientSafe dan tambahkan email yang telah disimpan. ClientSafe dapat membaca file .eml dan .html, serta dokumen yang dikirim klien jika Anda juga menyimpannya.
  2. Periksa hasil temuannya: nama, perusahaan, alamat, nomor telepon, alamat email, nomor rekening dan nomor identitas, tanggal lahir. Hapus centang pada temuan yang bukan data pribadi dan tandai hal yang terlewat, seperti nama panggilan yang digunakan dalam balasan.
  3. Salin versi yang aman.

Dalam satu kasus, orang yang sama mendapat placeholder yang sama di setiap email, baik di header, kutipan maupun tanda tangan. AI dapat mengikuti siapa yang menulis apa. Lihat bekerja dengan satu rangkaian perkara.

Minta ringkasan

Tempelkan versi yang aman ke ChatGPT, Claude, atau Gemini dengan prompt yang menjelaskan kebutuhan Anda. Contohnya:

This is an email thread between Person_1 (our client)
and Company_1. Names like Person_1 are placeholders: keep them as written.
Summarize what was agreed, what is still open, and who owes the next step.
List every date and amount mentioned, with the email it comes from.

Meminta sumber setiap tanggal dan jumlah memungkinkan Anda memeriksanya berdasarkan email. Balasan yang dikutip mengulang teks, dan model bisa keliru mengaitkan sebuah kalimat dengan pesan yang salah.

Masukkan kembali nama asli

Tempelkan ringkasan AI ke ClientSafe dalam kasus yang sama, lalu nama aslinya akan dikembalikan. Ringkasan yang sudah dipulihkan adalah dokumen klien: simpan bersama berkas klien, bukan dalam riwayat chat. Panduan kami tentang memulihkan nama asli membahas detailnya.

Pertanyaan yang sering diajukan

Mengapa menyimpan email sebagai file alih-alih menyalin teksnya?

Teks yang disalin biasanya tidak menyertakan header, sedangkan file yang disimpan tetap menyertakannya. Banyak nama dan alamat terdapat di header, dan header menunjukkan kepada AI siapa yang menulis setiap pesan.

Bagaimana dengan lampirannya?

Simpan lampiran yang Anda perlukan secara terpisah dan tambahkan ke kasus yang sama. Lampiran itu akan mendapat placeholder yang sama seperti email.

Apakah ringkasan versi aman sama baiknya dengan ringkasan dokumen asli?

Untuk mengetahui siapa menyetujui apa dan kapan, biasanya ya: placeholder membuat tiap orang tetap terpisah. Jika maknanya bergantung pada identitas seseorang, misalnya tokoh publik yang dikenal, sertakan konteks itu dalam prompt tanpa menyebut namanya.

ClientSafe mengganti nama, alamat email, dan nomor telepon dalam email yang disimpan dengan placeholder di PC Anda, lalu mengembalikan nama asli ke dalam ringkasan AI. Deteksinya tidak sempurna, jadi periksa daftarnya sebelum menyalin.