Για να λάβετε περίληψη μιας μακράς αλληλογραφίας πελάτη από το ChatGPT, το Claude ή το Gemini, χωρίς να στείλετε τα στοιχεία του πελάτη, αποθηκεύστε τα email ως αρχεία, δημιουργήστε ένα ασφαλές αντίγραφο στο οποίο τα ονόματα, οι διευθύνσεις email και οι αριθμοί τηλεφώνου αντικαθίστανται από υποκατάστατα και ζητήστε την περίληψη αυτού του αντιγράφου. Έπειτα επαναφέρετε τα πραγματικά ονόματα στην περίληψη στον υπολογιστή σας.

Μια βεντάλια από εκτυπωμένες επιστολές με μπλε ταινίες πάνω από σύντομες γραμμές, δίπλα σε λευκό φάκελο, μπλε στυλό και φορητό υπολογιστή πάνω σε ανοιχτόχρωμο γραφείο.

Πού κρύβονται προσωπικά δεδομένα σε μια αλληλογραφία email

Δεν αρκεί να αφαιρέσετε το όνομα του πελάτη από το πρώτο μήνυμα. Σε μια αλληλογραφία τα προσωπικά δεδομένα επαναλαμβάνονται σε σημεία που είναι εύκολο να παραβλέψετε:

  • Η κεφαλίδα κάθε μηνύματος: ονόματα και διευθύνσεις στα πεδία From, To και Cc.
  • Τα παρατιθέμενα μηνύματα. Κάθε απάντηση συνήθως περιλαμβάνει από κάτω τα προηγούμενα μηνύματα, μαζί με γραμμές όπως «Τη Δευτέρα, η Maria Lopez έγραψε:».
  • Υπογραφές: τίτλοι θέσεων εργασίας, απευθείας αριθμοί τηλεφώνου, διευθύνσεις γραφείου.
  • Προωθημένα μηνύματα, με τα στοιχεία του αρχικού αποστολέα.
  • Ονόματα συνημμένων, όπως «Lopez_passport.pdf».

Ο κατάλογός μας με τα των στοιχείων που πρέπει να αφαιρεθούν πριν ένα έγγραφο δοθεί στην ΤΝ καλύπτει λεπτομέρειες που ταυτοποιούν κάποιον όταν συνδυάζονται, όπως ένας τίτλος θέσης εργασίας και μια μικρή πόλη.

Αποθηκεύστε τα email ως αρχεία

Αποθηκεύστε πρώτα το πιο πρόσφατο μήνυμα της αλληλογραφίας: συνήθως παραθέτει τα προηγούμενα. Αποθηκεύστε ξεχωριστά τα παλαιότερα μηνύματα αν οι παραθέσεις είναι κομμένες.

  • Νέο Outlook για Windows και Outlook στο web. Ανοίξτε το μήνυμα και επιλέξτε More actions και, στη συνέχεια, Save as. Το μήνυμα αποθηκεύεται ως αρχείο .eml.
  • Κλασικό Outlook. Ανοίξτε το μήνυμα, επιλέξτε File και μετά Save As, και επιλέξτε HTML ως τύπο αρχείου. Ένα αρχείο HTML διατηρεί τις γραμμές From, To, Cc και Subject καθώς και το κυρίως κείμενο.
  • Gmail. Ανοίξτε το μήνυμα, κάντε κλικ στο More και, στη συνέχεια, επιλέξτε Download message. Το Gmail αποθηκεύει το μήνυμα ως αρχείο .eml.

Τοποθετήστε τα αρχεία σε έναν φάκελο για τον συγκεκριμένο πελάτη, έξω από κάθε φάκελο που συγχρονίζεται με κοινόχρηστη μονάδα δίσκου.

Δημιουργήστε ασφαλές αντίγραφο της αλληλογραφίας

  1. Δημιουργήστε μια υπόθεση για τον πελάτη στο ClientSafe και προσθέστε τα αποθηκευμένα email. Το ClientSafe διαβάζει αρχεία .eml και .html, καθώς και τα έγγραφα που έστειλε ο πελάτης, αν τα αποθηκεύσατε κι αυτά.
  2. Ελέγξτε όσα εντόπισε: ονόματα, εταιρείες, διευθύνσεις, αριθμούς τηλεφώνου, διευθύνσεις email, αριθμούς λογαριασμών και ταυτοτήτων, ημερομηνίες γέννησης. Αποεπιλέξτε τις αντιστοιχίες που δεν είναι προσωπικά δεδομένα και επισημάνετε ό,τι παρέλειψε, όπως ένα παρατσούκλι που χρησιμοποιήθηκε σε απάντηση.
  3. Αντιγράψτε το ασφαλές αντίγραφο.

Στην ίδια υπόθεση, το ίδιο άτομο λαμβάνει το ίδιο υποκατάστατο σε κάθε email, στην κεφαλίδα, στην παράθεση και στην υπογραφή. Το AI μπορεί να παρακολουθήσει ποιος έγραψε τι. Δείτε το άρθρο την εργασία με έναν ολόκληρο φάκελο υπόθεσης.

Ζητήστε την περίληψη

Επικολλήστε το ασφαλές αντίγραφο στο ChatGPT, στο Claude ή στο Gemini, μαζί με μια προτροπή που περιγράφει τι χρειάζεστε. Για παράδειγμα:

This is an email thread between Person_1 (our client)
and Company_1. Names like Person_1 are placeholders: keep them as written.
Summarize what was agreed, what is still open, and who owes the next step.
List every date and amount mentioned, with the email it comes from.

Ζητώντας την πηγή κάθε ημερομηνίας και ποσού, μπορείτε να τα ελέγξετε σε αντιπαραβολή με τα email. Τα παρατιθέμενα μηνύματα επαναλαμβάνουν κείμενο και ένα μοντέλο μπορεί να αποδώσει μια πρόταση σε λάθος μήνυμα.

Επαναφέρετε τα πραγματικά ονόματα

Επικολλήστε την περίληψη του AI στο ClientSafe, στην ίδια υπόθεση, και τα πραγματικά ονόματα θα επανέλθουν. Η περίληψη μετά την επαναφορά είναι έγγραφο πελάτη: φυλάξτε τη μαζί με τα αρχεία του πελάτη, όχι στο ιστορικό συνομιλιών. Ο οδηγός μας για επαναφορά πραγματικών ονομάτων περιγράφει τις λεπτομέρειες.

Συχνές ερωτήσεις

Γιατί να αποθηκεύσω τα email ως αρχεία αντί να αντιγράψω το κείμενο;

Το αντιγραμμένο κείμενο συνήθως δεν περιλαμβάνει τις κεφαλίδες, ενώ το αποθηκευμένο αρχείο τις διατηρεί. Στις κεφαλίδες βρίσκονται πολλά ονόματα και διευθύνσεις, και αυτές δείχνουν στο AI ποιος έγραψε κάθε μήνυμα.

Τι γίνεται με τα συνημμένα;

Αποθηκεύστε χωριστά τα συνημμένα που χρειάζεστε και προσθέστε τα στην ίδια υπόθεση. Θα λάβουν τα ίδια υποκατάστατα με τα email.

Είναι εξίσου καλή μια περίληψη ασφαλούς αντιγράφου με μια περίληψη του πρωτοτύπου;

Για το ποιος συμφώνησε σε τι και πότε, συνήθως ναι: τα σύμβολα κράτησης θέσης διαχωρίζουν τα πρόσωπα. Αν το νόημα εξαρτάται από την ταυτότητα κάποιου, όπως στην περίπτωση ενός γνωστού δημόσιου προσώπου, προσθέστε αυτό το πλαίσιο στην προτροπή σας χωρίς να αναφέρετε το όνομα.

ClientSafe αντικαθιστά ονόματα, διευθύνσεις email και αριθμούς τηλεφώνου στα αποθηκευμένα email με σύμβολα κράτησης θέσης στον υπολογιστή σας και επαναφέρει τα πραγματικά ονόματα στη σύνοψη της AI. Η ανίχνευση δεν είναι τέλεια, γι’ αυτό ελέγξτε τη λίστα πριν αντιγράψετε.