Chcete-li získat souhrn dlouhé e-mailové konverzace s klientem z ChatGPT, Claude nebo Gemini, aniž byste odesílali údaje klienta, uložte e-maily jako soubory, vytvořte bezpečnou kopii, ve které budou jména, e-mailové adresy a telefonní čísla nahrazeny zástupnými texty, a požádejte o souhrn této kopie. Potom ve svém počítači vraťte do souhrnu skutečná jména.

Vějíř vytištěných dopisů s námořnicky modrými štítky zakrývajícími krátké řádky. Vedle je bílá obálka, námořnicky modré pero a notebook na světlém stole.

Kde se v e-mailové konverzaci skrývají osobní údaje

Nestačí odstranit jméno klienta z první zprávy. V konverzaci se osobní údaje opakují na místech, která lze snadno přehlédnout:

  • Záhlaví každé zprávy: jména a adresy v polích From, To a Cc.
  • Citované odpovědi. Každá odpověď obvykle obsahuje níže předchozí zprávy, včetně řádků typu „V pondělí napsala Maria Lopez:“.
  • Podpisy: pracovní pozice, přímá telefonní čísla, adresy kanceláří.
  • Přeposlané zprávy s údaji původního odesílatele.
  • Názvy příloh, například „Lopez_passport.pdf“.

Náš seznam co odstranit před odesláním dokumentu do AI zahrnuje podrobnosti, které mohou někoho identifikovat v kombinaci s jinými údaji, například pracovní pozici a malé město.

Uložte e-maily jako soubory

Nejprve uložte nejnovější zprávu v konverzaci: obvykle cituje ty předchozí. Pokud jsou citace zkrácené, uložte starší zprávy samostatně.

  • Nový Outlook pro Windows a Outlook na webu. Otevřete zprávu, vyberte Další akce a potom Uložit jako. Zpráva se uloží jako soubor .eml.
  • Klasický Outlook. Otevřete zprávu, vyberte Soubor, potom Uložit jako a jako typ zvolte HTML. Soubor HTML uchovává řádky From, To, Cc a Subject i tělo zprávy.
  • Gmail. Otevřete zprávu, klikněte na Více a potom na Stáhnout zprávu. Gmail uloží zprávu jako soubor .eml.

Soubory umístěte do jedné složky určené tomuto klientovi, mimo všechny složky synchronizované se sdíleným diskem.

Vytvořte bezpečnou kopii konverzace

  1. Vytvořte pro klienta případ v ClientSafe a přidejte uložené e-maily. ClientSafe načítá soubory .eml a .html i dokumenty, které klient poslal, pokud jste je také uložili.
  2. Zkontrolujte, co nástroj našel: jména, společnosti, adresy, telefonní čísla, e-mailové adresy, čísla účtů a dokladů, data narození. Zrušte zaškrtnutí u položek, které nejsou osobními údaji, a označte vše, co nástroj přehlédl, například přezdívku použitou v odpovědi.
  3. Zkopírujte bezpečnou kopii.

V rámci jednoho případu dostane stejná osoba stejný zástupný text v každém e-mailu, v záhlaví, citaci i podpisu. AI tak dokáže sledovat, kdo co napsal. Viz práci s celým případem.

Požádejte o souhrn

Vložte bezpečnou kopii do ChatGPT, Claude nebo Gemini se zadáním, které říká, co potřebujete. Například:

This is an email thread between Person_1 (our client)
and Company_1. Names like Person_1 are placeholders: keep them as written.
Summarize what was agreed, what is still open, and who owes the next step.
List every date and amount mentioned, with the email it comes from.

Požádáte-li o zdroj každého data a částky, můžete je ověřit podle e-mailů. Citované odpovědi opakují text a model může přiřadit větu nesprávné zprávě.

Vraťte skutečná jména

Vložte souhrn od AI do ClientSafe ve stejném případu a skutečná jména se vrátí. Obnovený souhrn je dokument klienta: uložte jej k souborům klienta, nikoli do historie chatu. Náš průvodce na téma obnovením skutečných jmen .

Časté dotazy

Proč ukládat e-maily jako soubory místo kopírování textu?

Zkopírovaný text obvykle vynechá záhlaví, zatímco uložený soubor je zachová. Právě v záhlavích se nachází mnoho jmen a adres a AI z nich pozná, kdo napsal jednotlivé zprávy.

A co přílohy?

Potřebné přílohy uložte samostatně a přidejte je do stejného případu. Dostanou stejné zástupné texty jako e-maily.

Je souhrn bezpečné kopie stejně kvalitní jako souhrn originálu?

Pokud jde o to, kdo s čím souhlasil a kdy, obvykle ano: zástupné symboly jednotlivé osoby odlišují. Pokud význam závisí na tom, kdo daný člověk je, například pokud jde o známou veřejně činnou osobu, uveďte tento kontext v zadání, ale nepište její jméno.

ClientSafe nahrazuje jména, e-mailové adresy a telefonní čísla v uložených e-mailech na vašem počítači zástupnými symboly a do shrnutí od AI vrací skutečná jména. Rozpoznávání není dokonalé, proto před zkopírováním seznam zkontrolujte.