Pour obtenir un résumé d’un long échange de courriels avec un client à l’aide de ChatGPT, Claude ou Gemini sans transmettre les détails du client, enregistrez les courriels sous forme de fichiers, créez une version sécurisée dans laquelle les noms, adresses électroniques et numéros de téléphone sont remplacés par des substituts, puis demandez un résumé à partir de cette version. Rétablissez ensuite les vrais noms dans le résumé sur votre PC.

Un éventail de lettres imprimées avec des languettes bleu marine couvrant de courtes lignes, à côté d’une enveloppe blanche, d’un stylo bleu marine et d’un ordinateur portable, sur un bureau clair.

Où se cachent les données personnelles dans un échange de courriels

Supprimer le nom du client du premier message ne suffit pas. Un échange répète les données personnelles à des endroits faciles à manquer :

  • L’en-tête de chaque message : noms et adresses dans les champs De, À et Cc.
  • Les réponses citées. Chaque réponse reprend généralement les messages précédents plus bas, avec leurs propres lignes du type « Le lundi, Maria Lopez a écrit : ».
  • Les signatures : intitulés de poste, numéros de téléphone directs, adresses professionnelles.
  • Les messages transférés, qui contiennent les coordonnées de l’expéditeur d’origine.
  • Les noms des pièces jointes, comme « Lopez_passport.pdf ».

Notre liste de à supprimer avant d’envoyer un document à l’IA couvre les informations qui, combinées, permettent d’identifier quelqu’un, comme un intitulé de poste et une petite ville.

Enregistrez les courriels sous forme de fichiers

Enregistrez d’abord le dernier message de l’échange : il cite généralement les précédents. Enregistrez séparément les messages antérieurs si les citations sont tronquées.

  • Nouvel Outlook pour Windows et Outlook sur le web. Ouvrez le message et sélectionnez Autres actions, puis Enregistrer sous. Le message est enregistré au format .eml.
  • Outlook classique. Ouvrez le message, sélectionnez Fichier, puis Enregistrer sous, et choisissez HTML comme type de fichier. Un fichier HTML conserve les lignes De, À, Cc et Objet ainsi que le corps du message.
  • Gmail. Ouvrez le message, cliquez sur Plus, puis sur Télécharger le message. Gmail enregistre le message au format .eml.

Placez les fichiers dans un même dossier pour ce client, en dehors de tout dossier synchronisé avec un lecteur partagé.

Créez une version sécurisée de l’échange

  1. Créez un dossier pour le client dans ClientSafe et ajoutez-y les courriels enregistrés. ClientSafe lit les fichiers .eml et .html, ainsi que les documents envoyés par le client si vous les avez aussi enregistrés.
  2. Vérifiez les éléments détectés : noms, entreprises, adresses, numéros de téléphone, adresses électroniques, numéros de compte et d’identité, dates de naissance. Décochez les correspondances qui ne sont pas des données personnelles et signalez les éléments manqués, comme un surnom utilisé dans une réponse.
  3. Copiez la version sécurisée.

Dans un même dossier, une personne reçoit le même substitut dans chaque courriel, dans l’en-tête, la citation et la signature. L’IA peut ainsi suivre qui a écrit quoi. Voir le traitement d’un dossier dans son ensemble.

Demandez un résumé

Collez la version sécurisée dans ChatGPT, Claude ou Gemini, accompagnée d’une consigne précisant ce dont vous avez besoin. Par exemple :

This is an email thread between Person_1 (our client)
and Company_1. Names like Person_1 are placeholders: keep them as written.
Summarize what was agreed, what is still open, and who owes the next step.
List every date and amount mentioned, with the email it comes from.

Demander la source de chaque date et de chaque montant vous permet de les vérifier par rapport aux courriels. Les réponses citées répètent du texte, et un modèle peut attribuer une phrase au mauvais message.

Rétablissez les vrais noms

Collez le résumé de l’IA dans ClientSafe, dans le même dossier, et les vrais noms seront rétablis. Le résumé rétabli constitue un document client : conservez-le avec les fichiers du client, et non dans l’historique de la conversation. Notre guide sur la restauration des vrais noms explique les détails.

Questions fréquentes

Pourquoi enregistrer les courriels sous forme de fichiers plutôt que de copier le texte ?

Le texte copié ne comprend généralement pas les en-têtes, contrairement au fichier enregistré. Or, de nombreux noms et adresses se trouvent dans les en-têtes, qui indiquent aussi à l’IA qui a écrit chaque message.

Qu’en est-il des pièces jointes ?

Enregistrez séparément les pièces jointes dont vous avez besoin et ajoutez-les au même dossier. Elles reçoivent les mêmes substituts que les courriels.

Un résumé d’une version sécurisée est-il aussi bon qu’un résumé de l’original ?

Pour savoir qui a accepté quoi et quand, généralement oui : les substituts permettent de distinguer les personnes. Si le sens dépend de l’identité d’une personne, par exemple s’il s’agit d’une personnalité publique connue, ajoutez ce contexte dans votre consigne sans indiquer son nom.

ClientSafe remplace les noms, adresses électroniques et numéros de téléphone des courriels enregistrés par des substituts sur votre PC, puis rétablit les vrais noms dans le résumé de l’IA. La détection n’est pas parfaite : vérifiez donc la liste avant de la copier.