ChatGPT、Claude、Geminiにクライアントの長いメールスレッドを要約させる際、クライアントの情報を送信しないようにするには、メールをファイルとして保存し、名前、メールアドレス、電話番号をプレースホルダーに置き換えた安全なコピーを作り、そのコピーを使って要約を依頼します。その後、PC上で要約に実名を戻します。

明るい色の机の上に、短い行を濃紺のタブで覆った手紙が扇状に広げられ、白い封筒、濃紺のペン、ノートパソコンが添えられている。

メールスレッドの中で個人データが見つかりにくい箇所

最初のメッセージからクライアントの名前を削除するだけでは不十分です。スレッドでは、見落としやすい箇所にも個人データが繰り返し登場します。

  • すべてのメッセージのヘッダー：From、To、Ccにある名前とアドレス。
  • 引用された返信。返信には通常、その下に以前のメッセージも含まれ、「On Monday, Maria Lopez wrote:」という行もそのまま残っています。
  • 署名：役職、直通電話番号、オフィスの住所。
  • 元の送信者の詳細情報を含む転送メッセージ。
  • 「Lopez_passport.pdf」のような添付ファイル名。

次の一覧は 文書をAIに送る前に削除する情報 役職と小さな町の名前など、組み合わせると個人を特定できる情報を網羅しています。

メールをファイルとして保存する

まずスレッドの最新のメッセージを保存してください。通常は、それ以前のメッセージが引用されています。引用が途中で切れている場合は、それ以前のメッセージも個別に保存します。

  • Windowsの新しいOutlookと、Outlook on the web。 メッセージを開き、「その他のアクション」を選択してから 「名前を付けて保存」を選択します。メッセージは.emlファイルとして保存されます。
  • 従来版Outlook。 メッセージを開き、「ファイル」、「名前を付けて保存」の順に選択し、ファイルの種類としてHTMLを選びます。 HTMLファイルには、From、To、Cc、Subjectの各行 と本文が保存されます。
  • Gmail。 メッセージを開き、「その他」をクリックしてから 「メッセージをダウンロード」を選択します。Gmailはメッセージを.emlファイルとして保存します。

クライアントごとにひとつのフォルダーを作り、共有ドライブに同期するフォルダーの外にファイルを置きます。

スレッドの安全なコピーを作る

  1. ClientSafeでクライアントの案件を作成し、保存したメールを追加します。ClientSafeは.emlと.htmlファイル、および保存してある場合はクライアントから受け取った文書も読み込みます。
  2. 検出結果を確認します。名前、会社名、住所、電話番号、メールアドレス、口座番号、ID番号、生年月日などです。個人データではない一致項目のチェックを外し、返信で使われたニックネームなど、見落とされたものがあれば印を付けます。
  3. 安全なコピーをコピーします。

同じ案件内では、ヘッダー、引用、署名のどこにあっても、同じ人にはすべてのメールで同じプレースホルダーが使われます。AIは、誰が何を述べたかを追うことができます。 案件全体を通して作業する.

要約を依頼する

安全なコピーをChatGPT、Claude、Geminiに貼り付け、必要な内容を伝えるプロンプトを入力します。たとえば次のようにします。

This is an email thread between Person_1 (our client)
and Company_1. Names like Person_1 are placeholders: keep them as written.
Summarize what was agreed, what is still open, and who owes the next step.
List every date and amount mentioned, with the email it comes from.

日付や金額の出典をそれぞれ尋ねれば、メールと照らし合わせて確認できます。引用された返信では文章が繰り返されるため、モデルが誤ったメッセージの発言として扱うことがあります。

実名を戻す

同じ案件のClientSafeにAIの要約を貼り付けると、実名が戻ります。復元した要約はクライアント向けの文書です。チャット履歴ではなく、クライアントのファイルと一緒に保管してください。詳しくは、当社のガイドをご覧ください。 実名を復元する方法 詳細を解説しています。

よくある質問

テキストをコピーするのではなく、メールをファイルとして保存するのはなぜですか？

テキストをコピーすると通常ヘッダーが抜け落ちますが、ファイルとして保存すればヘッダーも保持できます。多くの名前や住所はヘッダーに記載されており、誰が各メッセージを書いたかをAIに伝える情報にもなります。

添付ファイルはどうすればよいですか？

必要な添付ファイルを別途保存し、同じ案件に追加します。メールと同じプレースホルダーが使われます。

安全なコピーの要約は、原文の要約と同じくらい正確ですか？

誰が何にいつ同意したかを把握する用途なら、通常は問題ありません。プレースホルダーによって人物を区別できるからです。有名な公人など、人物が誰かによって意味が変わる場合は、名前を出さずにその背景をプロンプトに加えてください。

ClientSafe PC上で保存済みのメールに含まれる名前、メールアドレス、電話番号をプレースホルダーに置き換え、AIの要約に実名を戻します。検出は完璧ではないため、コピーする前に一覧を確認してください。