Để tóm tắt chuỗi email dài của khách hàng bằng ChatGPT, Claude hoặc Gemini mà không gửi thông tin của khách hàng, hãy lưu email thành tệp, tạo bản an toàn trong đó tên, địa chỉ email và số điện thoại được thay bằng ký hiệu thay thế, rồi yêu cầu tóm tắt bản đó. Sau đó, đưa tên thật trở lại bản tóm tắt trên PC của bạn.
Dữ liệu cá nhân ẩn ở đâu trong chuỗi email
Chỉ xóa tên khách hàng khỏi thư đầu tiên là chưa đủ. Chuỗi email lặp lại dữ liệu cá nhân ở những chỗ dễ bị bỏ sót:
- Phần đầu của từng thư: tên và địa chỉ trong các trường From, To và Cc.
- Các thư trả lời được trích dẫn. Mỗi thư trả lời thường đính kèm các thư trước đó ở bên dưới, với những dòng như "Vào thứ Hai, Maria Lopez đã viết:".
- Chữ ký: chức danh, số điện thoại trực tiếp, địa chỉ văn phòng.
- Thư được chuyển tiếp, kèm thông tin của người gửi ban đầu.
- Tên tệp đính kèm, chẳng hạn "Lopez_passport.pdf".
Danh sách của chúng tôi về những gì cần xóa trước khi gửi tài liệu cho AI bao gồm các chi tiết có thể kết hợp với nhau để nhận diện một người, chẳng hạn chức danh công việc và một thị trấn nhỏ.
Lưu email thành tệp
Trước tiên, hãy lưu thư mới nhất trong chuỗi: thư này thường trích dẫn các thư trước đó. Lưu riêng những thư cũ hơn nếu phần trích dẫn bị cắt.
- Outlook mới cho Windows và Outlook trên web. Mở thư, chọn More actions, rồi chọn Save as. Thư được lưu thành tệp .eml.
- Outlook cổ điển. Mở thư, chọn File, rồi chọn Save As và chọn HTML làm loại tệp. Tệp HTML giữ lại các dòng From, To, Cc và Subject cũng như nội dung thư.
- Gmail. Mở thư, nhấp vào More, rồi chọn Download message. Gmail lưu thư thành tệp .eml.
Đặt các tệp vào một thư mục riêng cho khách hàng này, không nằm trong thư mục được đồng bộ với ổ đĩa dùng chung.
Tạo bản an toàn của chuỗi email
- Tạo một vụ việc cho khách hàng trong ClientSafe và thêm các email đã lưu. ClientSafe đọc được tệp .eml và .html, cũng như các tài liệu khách hàng gửi nếu bạn đã lưu chúng.
- Xem lại những gì công cụ tìm thấy: tên, công ty, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email, số tài khoản và số định danh, ngày sinh. Bỏ chọn những kết quả không phải dữ liệu cá nhân và đánh dấu mọi mục bị bỏ sót, chẳng hạn biệt danh được dùng trong thư trả lời.
- Sao chép bản an toàn.
Trong cùng một vụ việc, cùng một người sẽ có cùng ký hiệu thay thế trong mọi email, ở phần đầu thư, phần trích dẫn và chữ ký. AI có thể theo dõi ai viết nội dung nào. Xem làm việc với toàn bộ hồ sơ.
Yêu cầu tạo bản tóm tắt
Dán bản an toàn vào ChatGPT, Claude hoặc Gemini cùng lời nhắc nêu rõ điều bạn cần. Ví dụ:
This is an email thread between Person_1 (our client)
and Company_1. Names like Person_1 are placeholders: keep them as written.
Summarize what was agreed, what is still open, and who owes the next step.
List every date and amount mentioned, with the email it comes from.Yêu cầu nêu nguồn của từng ngày tháng và số tiền giúp bạn đối chiếu chúng với email. Các thư trả lời được trích dẫn lặp lại văn bản, và mô hình có thể quy một câu cho nhầm thư.
Đưa tên thật trở lại
Dán bản tóm tắt của AI vào ClientSafe trong cùng vụ việc để đưa tên thật trở lại. Bản tóm tắt đã khôi phục là tài liệu của khách hàng: hãy lưu cùng hồ sơ khách hàng, không lưu trong lịch sử trò chuyện. Hướng dẫn của chúng tôi về khôi phục tên thật đề cập đến các chi tiết.
Câu hỏi thường gặp
Tại sao nên lưu email thành tệp thay vì sao chép văn bản?
Văn bản sao chép thường không có phần đầu thư, còn tệp đã lưu thì giữ lại phần này. Nhiều tên và địa chỉ nằm trong phần đầu thư, đồng thời phần này cho AI biết ai đã viết từng thư.
Còn tệp đính kèm thì sao?
Lưu riêng các tệp đính kèm bạn cần và thêm chúng vào cùng vụ việc. Chúng sẽ có cùng ký hiệu thay thế như email.
Bản tóm tắt từ bản an toàn có tốt bằng bản tóm tắt từ tài liệu gốc không?
Thông thường là có, nếu chỉ cần biết ai đã đồng ý với điều gì và vào lúc nào: các chỗ giữ chỗ giúp tách biệt những người với nhau. Nếu ý nghĩa phụ thuộc vào danh tính của ai đó, chẳng hạn một nhân vật công chúng đã biết, hãy thêm bối cảnh đó vào lời nhắc mà không nêu tên.
ClientSafe thay tên, địa chỉ email và số điện thoại trong các email đã lưu trên PC của bạn bằng chỗ giữ chỗ, rồi khôi phục tên thật trong bản tóm tắt của AI. Việc nhận diện không hoàn hảo, vì vậy hãy xem lại danh sách trước khi sao chép.