Para obtener un resumen de una larga conversación de correo electrónico de un cliente con ChatGPT, Claude o Gemini sin enviar los datos del cliente, guarda los correos como archivos, crea una versión segura en la que los nombres, las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono se reemplacen por marcadores de posición, y pide el resumen a partir de esa versión. Después, vuelve a insertar los nombres reales en el resumen desde tu PC.

Un abanico de cartas impresas con pestañas azul marino sobre líneas cortas, junto a un sobre blanco, un bolígrafo azul marino y un portátil sobre un escritorio claro.

Dónde se esconden los datos personales en una conversación de correo electrónico

No basta con quitar el nombre del cliente del primer mensaje. En una conversación se repiten datos personales en lugares que es fácil pasar por alto:

  • El encabezado de cada mensaje: nombres y direcciones en De, Para y Cc.
  • Las respuestas citadas. Cada respuesta suele incluir debajo los mensajes anteriores, con líneas propias como «El lunes, Maria Lopez escribió:».
  • Firmas: cargos, números de teléfono directos y direcciones de oficina.
  • Mensajes reenviados, con los datos del remitente original.
  • Nombres de archivos adjuntos, como «Lopez_passport.pdf».

Nuestra lista de lo que debes eliminar antes de enviar un documento a la IA incluye los datos que identifican a alguien en combinación, como un cargo y una localidad pequeña.

Guarda los correos como archivos

Guarda primero el mensaje más reciente de la conversación: suele incluir los anteriores citados. Guarda los mensajes anteriores por separado si las citas están incompletas.

  • Nuevo Outlook para Windows y Outlook en la web. Abre el mensaje y selecciona Más acciones; luego, selecciona Guardar como. El mensaje se guarda como archivo .eml.
  • Outlook clásico. Abre el mensaje, selecciona Archivo y después Guardar como; elige HTML como tipo de archivo. Un archivo HTML conserva las líneas De, Para, Cc y Asunto, además del cuerpo.
  • Gmail. Abre el mensaje y haz clic en Más; luego, selecciona Descargar mensaje. Gmail guarda el mensaje como archivo .eml.

Pon los archivos en una sola carpeta para este cliente, fuera de cualquier carpeta que se sincronice con una unidad compartida.

Crea una versión segura de la conversación

  1. Crea un caso para el cliente en ClientSafe y añade los correos guardados. ClientSafe lee archivos .eml y .html, así como los documentos que haya enviado el cliente, si también los guardaste.
  2. Revisa lo que ha encontrado: nombres, empresas, direcciones, números de teléfono, direcciones de correo electrónico, números de cuenta e identificación y fechas de nacimiento. Desmarca las coincidencias que no sean datos personales y marca todo lo que no haya detectado, como un apodo usado en una respuesta.
  3. Copia la versión segura.

Dentro de un mismo caso, la misma persona recibe el mismo marcador de posición en todos los correos, en el encabezado, la cita y la firma. La IA puede seguir quién escribió cada cosa. Consulta trabajar con un expediente completo.

Pide el resumen

Pega la versión segura en ChatGPT, Claude o Gemini con una instrucción que indique lo que necesitas. Por ejemplo:

This is an email thread between Person_1 (our client)
and Company_1. Names like Person_1 are placeholders: keep them as written.
Summarize what was agreed, what is still open, and who owes the next step.
List every date and amount mentioned, with the email it comes from.

Pedir la fuente de cada fecha y cantidad te permite comprobarlas con los correos. Las respuestas citadas repiten texto, y un modelo puede atribuir una oración al mensaje equivocado.

Vuelve a insertar los nombres reales

Pega el resumen de la IA en ClientSafe, en el mismo caso, y volverán a aparecer los nombres reales. El resumen restablecido es un documento del cliente: guárdalo con sus archivos, no en el historial del chat. Nuestra guía sobre cómo restaurar los nombres reales explica los detalles.

Preguntas frecuentes

¿Por qué guardar los correos como archivos en vez de copiar el texto?

Al copiar texto, normalmente se omiten los encabezados; un archivo guardado los conserva. Muchos nombres y direcciones aparecen en los encabezados, que también indican a la IA quién escribió cada mensaje.

¿Y los archivos adjuntos?

Guarda por separado los archivos adjuntos que necesites y añádelos al mismo caso. Tendrán los mismos marcadores de posición que los correos.

¿Un resumen de una versión segura es tan bueno como uno del original?

Para saber quién acordó qué y cuándo, normalmente sí: los marcadores de posición mantienen separadas a las personas. Si el significado depende de quién es alguien, como en el caso de una figura pública conocida, añade ese contexto en la instrucción sin incluir el nombre.

ClientSafe reemplaza nombres, direcciones de correo electrónico y números de teléfono en los correos guardados por marcadores de posición en tu PC, y vuelve a insertar los nombres reales en el resumen de la IA. La detección no es perfecta, así que revisa la lista antes de copiar.