ChatGPT, Claude veya Gemini'den uzun bir müşteri e-posta yazışmasının özetini almak ve müşterinin ayrıntılarını göndermemek için e-postaları dosya olarak kaydedin; adların, e-posta adreslerinin ve telefon numaralarının yer tutucularla değiştirildiği bir güvenli kopya oluşturun ve bu kopyayı kullanarak özet isteyin. Ardından gerçek adları bilgisayarınızda özete geri koyun.
E-posta yazışmalarında kişisel veriler nerelerde gizlenir
İlk iletiden müşterinin adını kaldırmak yeterli değildir. Yazışmalarda kişisel veriler gözden kaçması kolay yerlerde tekrarlanır:
- Her iletinin üst bilgisi: From, To ve Cc alanlarındaki adlar ve adresler.
- Alıntılanan yanıtlar. Her yanıtın altında genellikle önceki iletiler ve "On Monday, Maria Lopez wrote:" gibi satırlar yer alır.
- İmzalar: iş unvanları, doğrudan telefon numaraları, ofis adresleri.
- Asıl gönderenin ayrıntılarını içeren iletiler.
- "Lopez_passport.pdf" gibi ek dosyaların adları.
Listemiz yapay zekâya gitmeden önce belgeden kaldırılması gerekenler iş unvanı ile küçük bir kasaba adı gibi, bir araya geldiğinde bir kişiyi tanımlayan ayrıntıları kapsar.
E-postaları dosya olarak kaydedin
Önce yazışmanın en son iletisini kaydedin: bu iletide genellikle önceki iletiler alıntılanır. Alıntılar yarıda kesilmişse önceki iletileri ayrı ayrı kaydedin.
- Windows için New Outlook ve web üzerinde Outlook. İletiyi açın ve More actions'ı, ardından Save asseçin. İleti .eml dosyası olarak kaydedilir.
- Klasik Outlook. İletiyi açın, File'ı ve ardından Save As'i seçin; dosya türü olarak HTML'yi seçin. Bir HTML dosyası From, To, Cc ve Subject satırlarını ve ileti gövdesini korur.
- Gmail. İletiyi açın, More'a tıklayın, ardından Download messageseçeneğine tıklayın. Gmail iletiyi .eml dosyası olarak kaydeder.
Dosyaları bu müşteri için tek bir klasöre koyun; bu klasör, paylaşılan bir sürücüyle eşitlenen herhangi bir klasörün dışında olsun.
Yazışmanın güvenli bir kopyasını oluşturun
- ClientSafe içinde müşteri için bir vaka oluşturun ve kaydettiğiniz e-postaları ekleyin. ClientSafe .eml ve .html dosyalarını, ayrıca kaydettiyseniz müşterinin gönderdiği belgeleri de okur.
- Bulduklarını gözden geçirin: adlar, şirketler, adresler, telefon numaraları, e-posta adresleri, hesap ve kimlik numaraları, doğum tarihleri. Kişisel veri olmayan eşleşmelerin işaretini kaldırın ve yanıtta kullanılan bir takma ad gibi, bulamadığı öğeleri işaretleyin.
- Güvenli kopyayı kopyalayın.
Tek bir vaka içinde aynı kişi her e-postada, üstbilgide, alıntıda ve imzada aynı yer tutucuyu alır. Yapay zekâ kimin ne yazdığını takip edebilir. Şuraya bakın: bir dosyanın tamamıyla çalışma.
Özet isteyin
Güvenli kopyayı ChatGPT, Claude veya Gemini'ye, neye ihtiyacınız olduğunu açıklayan bir istemle yapıştırın. Örneğin:
This is an email thread between Person_1 (our client)
and Company_1. Names like Person_1 are placeholders: keep them as written.
Summarize what was agreed, what is still open, and who owes the next step.
List every date and amount mentioned, with the email it comes from.Her tarih ve tutarın kaynağını sormanız, bunları e-postalarla karşılaştırıp doğrulamanızı sağlar. Alıntılanan yanıtlarda metin tekrarlanır ve bir model bir cümleyi yanlış iletiye atfedebilir.
Gerçek adları geri koyun
Yapay zekânın özetini aynı vakadaki ClientSafe içine yapıştırın; gerçek adlar geri gelir. Geri yüklenen özet bir müşteri belgesidir: sohbet geçmişinde değil, müşterinin dosyalarıyla birlikte saklayın. Rehberimiz: gerçek adları geri yükleme .
Sık sorulan sorular
Metni kopyalamak yerine e-postaları neden dosya olarak kaydetmeli?
Kopyalanan metinde genellikle üstbilgiler bulunmaz; kaydedilen dosyada ise korunurlar. Birçok ad ve adres üstbilgilerde yer alır ve bu üstbilgiler yapay zekâya her iletiyi kimin yazdığını gösterir.
Ekler ne olacak?
İhtiyacınız olan ekleri ayrı ayrı kaydedip aynı vakaya ekleyin. E-postalarla aynı yer tutucuları alırlar.
Güvenli kopyanın özeti, orijinalin özeti kadar iyi olur mu?
Kimin neyi ne zaman kabul ettiği konusunda genellikle evet: yer tutucular kişileri birbirinden ayırır. Anlam bir kişinin kim olduğuna bağlıysa, örneğin tanınmış bir kamu figürü söz konusuysa, adını vermeden bu bağlamı isteminize ekleyin.
ClientSafe Kaydedilmiş e-postalardaki adları, e-posta adreslerini ve telefon numaralarını bilgisayarınızda yer tutucularla değiştirir ve yapay zekânın özetindeki gerçek adları geri koyar. Algılama kusursuz değildir; bu nedenle kopyalamadan önce listeyi gözden geçirin.