Aby podsumować długi wątek e-maili od klienta za pomocą ChatGPT, Claude lub Gemini bez wysyłania danych klienta, zapisz wiadomości jako pliki, utwórz bezpieczną kopię, w której imiona i nazwiska, adresy e-mail i numery telefonów zastąpiono znacznikami zastępczymi, a następnie poproś o podsumowanie tej kopii. Potem przywróć prawdziwe imiona i nazwiska w podsumowaniu na swoim komputerze.
Gdzie w wątku e-maili ukrywają się dane osobowe
Usunięcie imienia i nazwiska klienta z pierwszej wiadomości nie wystarczy. Wątek powtarza dane osobowe w miejscach, które łatwo przeoczyć:
- Nagłówki każdej wiadomości: nazwiska i adresy w polach From, To i Cc.
- Cytowane odpowiedzi. Każda odpowiedź zwykle zawiera poniżej wcześniejsze wiadomości, wraz z własnymi wierszami typu „W poniedziałek napisała Maria Lopez:”.
- Podpisy: stanowiska, bezpośrednie numery telefonów, adresy biura.
- Przekazane dalej wiadomości z danymi pierwotnego nadawcy.
- Nazwy załączników, takie jak „Lopez_passport.pdf”.
Nasza lista informacji do usunięcia przed przekazaniem dokumentu AI obejmuje szczegóły, które w połączeniu pozwalają zidentyfikować daną osobę, takie jak stanowisko i niewielka miejscowość.
Zapisz wiadomości e-mail jako pliki
Najpierw zapisz najnowszą wiadomość w wątku: zwykle cytuje ona wcześniejsze wiadomości. Zapisz wcześniejsze wiadomości osobno, jeśli cytaty są ucięte.
- Nowy Outlook dla Windows oraz Outlook w przeglądarce. Otwórz wiadomość i wybierz Więcej akcji, a następnie Zapisz jako. Wiadomość zostanie zapisana jako plik .eml.
- Klasyczny Outlook. Otwórz wiadomość, wybierz Plik, a następnie Zapisz jako i wybierz typ HTML. Plik HTML zachowuje wiersze From, To, Cc i Subject oraz treść wiadomości.
- Gmail. Otwórz wiadomość, kliknij Więcej, a następnie Pobierz wiadomość. Gmail zapisze wiadomość jako plik .eml.
Umieść pliki w jednym folderze dla danego klienta, poza folderami synchronizowanymi z dyskiem współdzielonym.
Utwórz bezpieczną kopię wątku
- Utwórz sprawę dla klienta w ClientSafe i dodaj zapisane wiadomości e-mail. ClientSafe odczytuje pliki .eml i .html, a także dokumenty przesłane przez klienta, jeśli również je zapisano.
- Sprawdź, co wykryto: imiona i nazwiska, nazwy firm, adresy, numery telefonów, adresy e-mail, numery kont i dokumentów tożsamości, daty urodzenia. Odznacz dopasowania, które nie są danymi osobowymi, i oznacz wszystko, co pominięto, na przykład pseudonim użyty w odpowiedzi.
- Skopiuj bezpieczną kopię.
W obrębie jednej sprawy ta sama osoba otrzymuje ten sam placeholder w każdej wiadomości e-mail — w nagłówku, cytowanej treści i podpisie. AI może śledzić, kto co napisał. Zobacz pracy z całą sprawą.
Poproś o podsumowanie
Wklej bezpieczną kopię do ChatGPT, Claude lub Gemini i dodaj prompt z opisem tego, czego potrzebujesz. Na przykład:
This is an email thread between Person_1 (our client)
and Company_1. Names like Person_1 are placeholders: keep them as written.
Summarize what was agreed, what is still open, and who owes the next step.
List every date and amount mentioned, with the email it comes from.Prośba o wskazanie źródła każdej daty i kwoty pozwala sprawdzić je w wiadomościach e-mail. Cytowane odpowiedzi powtarzają tekst, a model może przypisać zdanie do niewłaściwej wiadomości.
Przywróć prawdziwe nazwiska
Wklej podsumowanie AI do ClientSafe w tej samej sprawie, a prawdziwe imiona i nazwiska oraz nazwy zostaną przywrócone. Przywrócone podsumowanie jest dokumentem klienta: przechowuj je w plikach klienta, a nie w historii czatu. Nasz przewodnik po przywracania prawdziwych nazw .
Często zadawane pytania
Dlaczego zapisywać wiadomości e-mail jako pliki zamiast kopiować ich treść?
Skopiowany tekst zwykle nie zawiera nagłówków, a zapisany plik je zachowuje. W nagłówkach znajduje się wiele nazwisk i adresów; informują one też AI, kto napisał każdą wiadomość.
A co z załącznikami?
Zapisz potrzebne załączniki osobno i dodaj je do tej samej sprawy. Otrzymają te same placeholdery co wiadomości e-mail.
Czy podsumowanie bezpiecznej kopii jest równie dobre jak podsumowanie oryginału?
Jeśli chodzi o to, kto się na co zgodził i kiedy, zwykle tak: placeholdery pozwalają odróżnić poszczególne osoby. Jeśli znaczenie zależy od tego, kim jest dana osoba, na przykład w przypadku znanej postaci publicznej, podaj ten kontekst w prompcie, ale nie podawaj jej imienia i nazwiska.
ClientSafe zastępuje imiona i nazwiska oraz nazwy w zapisanych wiadomościach e-mail placeholderami na Twoim komputerze, a następnie przywraca prawdziwe imiona i nazwiska oraz nazwy w podsumowaniu AI. Wykrywanie nie jest doskonałe, więc przed skopiowaniem sprawdź listę.