Чтобы получить краткое содержание длинной переписки с клиентом в ChatGPT, Claude или Gemini, не отправляя данные клиента, сохраните письма в виде файлов, создайте безопасную копию, в которой имена, адреса электронной почты и номера телефонов заменены заполнителями, и попросите составить краткое содержание по этой копии. Затем восстановите настоящие имена в кратком содержании на своём ПК.
Где в переписке по электронной почте скрываются персональные данные
Недостаточно удалить имя клиента только из первого сообщения. В переписке персональные данные повторяются в местах, которые легко пропустить:
- Заголовки каждого сообщения: имена и адреса в полях From, To и Cc.
- Цитируемые ответы. В каждом ответе ниже обычно приводятся предыдущие сообщения, включая строки вроде «В понедельник Maria Lopez написала:».
- Подписи: должности, прямые номера телефонов, адреса офисов.
- Пересланные сообщения, содержащие данные первоначального отправителя.
- Названия вложений, например «Lopez_passport.pdf».
Наш список что нужно удалить перед передачей документа ИИ охватывает сведения, которые могут позволить установить личность в сочетании друг с другом, например должность и небольшой город.
Сохраните письма в виде файлов
Сначала сохраните последнее сообщение в переписке: обычно в нём процитированы предыдущие. Сохраните более ранние сообщения отдельно, если цитаты обрезаны.
- Новая версия Outlook для Windows и Outlook в браузере. Откройте сообщение и выберите More actions, затем Save as. Сообщение будет сохранено в файл .eml.
- Классический Outlook. Откройте сообщение, выберите File, затем Save As и укажите HTML в качестве типа файла. В HTML-файле сохраняются строки From, To, Cc и Subject а также текст сообщения.
- Gmail. Откройте сообщение, нажмите More, затем Download message. Gmail сохранит сообщение в файл .eml.
Поместите файлы в одну папку для этого клиента, не в папку, которая синхронизируется с общим диском.
Создайте безопасную копию переписки
- Создайте дело для клиента в ClientSafe и добавьте сохранённые письма. ClientSafe обрабатывает файлы .eml и .html, а также документы, которые прислал клиент, если вы сохранили их тоже.
- Проверьте, что было найдено: имена, компании, адреса, номера телефонов, адреса электронной почты, номера счетов и удостоверений личности, даты рождения. Снимите отметку с совпадений, которые не являются персональными данными, и отметьте то, что было пропущено, например прозвище, использованное в ответе.
- Скопируйте безопасную копию.
В рамках одного дела один и тот же человек получает один и тот же заполнитель во всех письмах — в заголовке, цитате и подписи. ИИ сможет понять, кто что написал. См. работе с полным делом.
Попросите составить краткое содержание
Вставьте безопасную копию в ChatGPT, Claude или Gemini и добавьте запрос с описанием того, что вам нужно. Например:
This is an email thread between Person_1 (our client)
and Company_1. Names like Person_1 are placeholders: keep them as written.
Summarize what was agreed, what is still open, and who owes the next step.
List every date and amount mentioned, with the email it comes from.Если попросить указать источник каждой даты и суммы, их можно будет проверить по письмам. В цитируемых ответах текст повторяется, и модель может приписать предложение не тому сообщению.
Восстановите настоящие имена
Вставьте краткое содержание ИИ в ClientSafe в том же деле, и настоящие имена восстановятся. Восстановленное краткое содержание — это документ для клиента: храните его вместе с файлами клиента, а не в истории чата. Наше руководство по восстановлении настоящих имён подробностях.
Часто задаваемые вопросы
Почему стоит сохранять письма в виде файлов, а не копировать текст?
При копировании текста заголовки обычно не переносятся, а в сохранённом файле они остаются. В заголовках часто содержатся имена и адреса, и по ним ИИ понимает, кто написал каждое сообщение.
Что делать с вложениями?
Сохраните нужные вложения отдельно и добавьте их в то же дело. Для них будут использоваться те же заполнители, что и для писем.
Будет ли краткое содержание безопасной копии таким же точным, как краткое содержание оригинала?
Если речь о том, кто и когда на что согласился, обычно да: заполнители позволяют различать людей. Если смысл зависит от того, кто этот человек, например если это известная публичная фигура, укажите этот контекст в запросе, не называя его.
ClientSafe заменяет имена, адреса электронной почты и номера телефонов в сохранённых письмах заполнителями на вашем ПК и восстанавливает настоящие имена в кратком содержании ИИ. Распознавание не идеально, поэтому проверьте список, прежде чем копировать.