क्लाइंट के विवरण भेजे बिना ChatGPT, Claude या Gemini से लंबे क्लाइंट ईमेल थ्रेड का सारांश पाने के लिए, ईमेल को फ़ाइलों के रूप में सेव करें, ऐसी सुरक्षित कॉपी बनाएँ जिसमें नाम, ईमेल पते और फ़ोन नंबर प्लेसहोल्डरों से बदले गए हों, और उस कॉपी पर सारांश माँगें। फिर अपने PC पर सारांश में असली नाम वापस जोड़ें।
ईमेल थ्रेड में व्यक्तिगत डेटा कहाँ छिपा होता है
पहले संदेश से क्लाइंट का नाम हटा देना काफ़ी नहीं है। थ्रेड में व्यक्तिगत डेटा ऐसी जगहों पर दोहराया जाता है जिन्हें आसानी से अनदेखा किया जा सकता है:
- हर संदेश का हेडर: From, To और Cc में नाम और पते।
- उद्धृत जवाब। हर जवाब में आमतौर पर पहले के संदेश नीचे होते हैं, जिनमें "On Monday, Maria Lopez wrote:" जैसी पंक्तियाँ भी होती हैं।
- हस्ताक्षर: नौकरी के पद, सीधे फ़ोन नंबर, कार्यालय के पते।
- फ़ॉरवर्ड किए गए संदेश, जिनमें मूल भेजने वाले का विवरण होता है।
- अटैचमेंट के नाम, जैसे "Lopez_passport.pdf"।
हमारी सूची कि AI को भेजने से पहले दस्तावेज़ से क्या हटाना है में उन विवरणों को शामिल किया गया है जो मिलकर किसी की पहचान बताते हैं, जैसे नौकरी का पद और छोटा-सा कस्बा।
ईमेल को फ़ाइलों के रूप में सेव करें
पहले थ्रेड का सबसे नया संदेश सेव करें: आमतौर पर उसमें पहले के संदेश उद्धृत होते हैं। यदि उद्धरण अधूरे कट गए हों, तो पहले के संदेश अलग से सेव करें।
- Windows के लिए New Outlook और वेब पर Outlook। संदेश खोलें और More actions चुनें, फिर Save as। संदेश .eml फ़ाइल के रूप में सेव होता है।
- Classic Outlook में। संदेश खोलें, File चुनें, फिर Save As चुनें, और फ़ाइल का प्रकार HTML चुनें। HTML फ़ाइल में From, To, Cc और Subject की पंक्तियाँ और संदेश का मुख्य भाग भी रहता है।
- Gmail। संदेश खोलें, More पर क्लिक करें, फिर Download message। Gmail संदेश को .eml फ़ाइल के रूप में सेव करता है।
फ़ाइलों को इस क्लाइंट के लिए एक फ़ोल्डर में रखें, किसी साझा ड्राइव से सिंक होने वाले फ़ोल्डर से बाहर।
थ्रेड की सुरक्षित कॉपी बनाएँ
- ClientSafe में क्लाइंट के लिए एक मामला बनाएँ और सेव किए गए ईमेल जोड़ें। ClientSafe .eml और .html फ़ाइलें पढ़ता है, और क्लाइंट द्वारा भेजे गए वे दस्तावेज़ भी जिन्हें आपने सेव किया हो।
- इसकी मिली हुई जानकारी की समीक्षा करें: नाम, कंपनियाँ, पते, फ़ोन नंबर, ईमेल पते, खाता और पहचान-पत्र नंबर, जन्मतिथियाँ। जो मिलान व्यक्तिगत डेटा नहीं हैं उनका चयन हटाएँ और जो छूट गया हो उसे चिह्नित करें, जैसे जवाब में इस्तेमाल किया गया कोई उपनाम।
- सुरक्षित कॉपी करें।
एक ही मामले के भीतर, हर ईमेल, हेडर, उद्धरण और हस्ताक्षर में एक ही व्यक्ति को वही प्लेसहोल्डर मिलता है। AI समझ सकता है कि किसने क्या लिखा। देखें पूरे केस पर काम करने का लेख.
सारांश माँगें
सुरक्षित कॉपी को ChatGPT, Claude या Gemini में पेस्ट करें और ऐसा प्रॉम्प्ट दें जिसमें बताया हो कि आपको क्या चाहिए। उदाहरण के लिए:
This is an email thread between Person_1 (our client)
and Company_1. Names like Person_1 are placeholders: keep them as written.
Summarize what was agreed, what is still open, and who owes the next step.
List every date and amount mentioned, with the email it comes from.हर तारीख और रकम का स्रोत पूछने से आप उन्हें ईमेल से मिलाकर जाँच सकते हैं। उद्धृत जवाबों में टेक्स्ट दोहराया जाता है, और मॉडल किसी वाक्य को गलत संदेश से जोड़ सकता है।
असली नाम वापस जोड़ें
AI का सारांश उसी मामले के ClientSafe में पेस्ट करें, और असली नाम वापस आ जाएँगे। बहाल किया गया सारांश क्लाइंट का दस्तावेज़ है: इसे क्लाइंट की फ़ाइलों के साथ रखें, चैट इतिहास में नहीं। हमारी मार्गदर्शिका देखें असली नाम बहाल करने की हमारी मार्गदर्शिका इसका विवरण दिया गया है।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
टेक्स्ट कॉपी करने के बजाय ईमेल को फ़ाइलों के रूप में क्यों सेव करें?
कॉपी किए गए टेक्स्ट में अक्सर हेडर शामिल नहीं होते, जबकि सेव की गई फ़ाइल में वे रहते हैं। कई नाम और पते हेडर में होते हैं, और उनसे AI को पता चलता है कि हर संदेश किसने लिखा।
अटैचमेंट का क्या करें?
जिन अटैचमेंट की ज़रूरत है उन्हें अलग से सेव करें और उसी मामले में जोड़ें। उन्हें ईमेल वाले वही प्लेसहोल्डर मिलेंगे।
क्या सुरक्षित कॉपी का सारांश मूल दस्तावेज़ के सारांश जितना ही अच्छा होता है?
किसने किस बात पर और कब सहमति दी, इसके लिए आम तौर पर हाँ: प्लेसहोल्डर लोगों को अलग-अलग रखते हैं। अगर अर्थ इस बात पर निर्भर करता है कि कोई व्यक्ति कौन है—जैसे कोई जाना-माना सार्वजनिक व्यक्तित्व—तो नाम बताए बिना अपने प्रॉम्प्ट में यह संदर्भ जोड़ें।
ClientSafe यह आपके PC पर सहेजे गए ईमेल में नामों, ईमेल पतों और फ़ोन नंबरों की जगह प्लेसहोल्डर रखता है और AI के सारांश में असली नाम वापस डालता है। पहचान की जाँच पूरी तरह सही नहीं होती, इसलिए कॉपी करने से पहले सूची की समीक्षा करें।