Thay tên trước khi hỏi công cụ AI mới chỉ là một nửa công việc. Nửa còn lại là đưa tên thật trở lại câu trả lời để bạn có thể sử dụng. Đây là toàn bộ quy trình khứ hồi, từng bước một, cùng những điểm có thể xảy ra sự cố.
Quy trình khứ hồi gồm năm bước
- Tạo bản an toàn. Thay mọi tên, công ty, địa chỉ, số và ngày sinh bằng ký hiệu thay thế như Person_1 hoặc Company_1. Cùng một người có cùng ký hiệu thay thế ở mọi nơi.
- Giữ khóa. Bảng ghi Person_1 là Maria Lopez được lưu trên máy tính của bạn. Bảng này không bao giờ được đưa vào cuộc trò chuyện.
- Hỏi AI. Dán bản an toàn và câu hỏi của bạn.
- Đưa câu trả lời trở lại. Dán câu trả lời của AI vào công cụ lưu khóa, rồi thay các ký hiệu bằng tên thật.
- Đọc kết quả. Đối chiếu với bản gốc trước khi đưa kết quả vào thư, bản ghi nhớ hoặc email cho khách hàng.
Bước đầu tiên được trình bày trong cách sử dụng công cụ AI với tài liệu khách hàng. Bài viết này nói về các bước 2 đến 5.
Viết lời nhắc sao cho dễ khôi phục câu trả lời
AI cần giữ nguyên các ký hiệu thay thế của bạn. Hãy ghi rõ điều đó trong lời nhắc:
Person_1 is the tenant, Company_1 is the landlord and Address_1 is the rented flat.
Use these labels exactly as written in your answer. Do not invent new ones.
Nếu không có câu đó, đôi khi AI sẽ rút ngắn nhãn, thêm mạo từ hoặc tạo nhãn mới. AI cũng có thể viết "Person 1" có dấu cách, "person_1" bằng chữ thường hoặc "**Person_1**" ở dạng in đậm. Bước khôi phục vốn đòi nhãn chính xác sẽ không nhận ra những biến thể này, vì vậy hãy đọc kết quả và tìm mọi ký hiệu thay thế còn sót lại.
Bước khôi phục cần làm gì
Tìm và thay thế thủ công có thể dùng được khi bạn có hai hoặc ba ký hiệu thay thế. Khi có nhiều hơn, việc này chậm và chỉ cần một lần sơ suất là một ký hiệu sẽ bị bỏ sót trong văn bản. Dù dùng cách nào, bước khôi phục cũng cần:
- Dùng khóa của đúng vụ việc để Person_1 trong hồ sơ của một khách hàng không bao giờ bị thay bằng tên của khách hàng khác.
- Chấp nhận các biến thể mà AI tạo ra: khác cách viết hoa, có định dạng in đậm hoặc in nghiêng, hoặc dùng dấu cách thay cho dấu gạch dưới.
- Cảnh báo về các ký hiệu thay thế không có trong khóa thay vì đoán. Nếu AI tạo ra "Person_4" mà vụ việc của bạn chỉ có ba người, bạn cần được thông báo.
- Để nguyên các tệp gốc và không lưu văn bản đã khôi phục, trừ khi bạn tự lưu.
Trong ClientSafe, bạn dán câu trả lời vào ClientSafe rồi chọn Khôi phục tên. Bạn đọc văn bản đã khôi phục cạnh danh sách các ký hiệu thay thế được đổi. Ký hiệu không có trong vụ việc sẽ được giữ nguyên và đánh dấu.
Cần kiểm tra gì trong câu trả lời đã khôi phục
- Ký hiệu thay thế còn sót lại. Tìm các mẫu "Person_", "Company_" và "_1". Mọi thứ còn lại đều chưa được khôi phục.
- Thông tin bịa đặt. AI có thể gán một chi tiết cho nhầm người hoặc thêm thông tin không có trong tài liệu. Hãy đối chiếu từng nhận định với bản gốc.
- Ngữ pháp sau khi khôi phục. "Person_1's lease" sẽ trở thành "Maria Lopez's lease" một cách dễ dàng. Trong những ngôn ngữ có biến cách, tên được khôi phục có thể cần đuôi từ phù hợp, vì vậy hãy đọc lại câu.
- Gộp nhầm người. Nếu hai người bị gán chung một ký hiệu thay thế, câu trả lời của AI sẽ không thể phân biệt họ. Hãy xem ghi chú lúc kiểm tra, sửa bản nguồn rồi hỏi lại.
- Bất kỳ thông tin mới nào có thể nhận diện một người. Nếu AI thêm phỏng đoán về danh tính của một người, hãy xóa phỏng đoán đó.
Ví dụ minh họa
Bạn gửi cho AI bản an toàn của hợp đồng thuê nhà và hỏi người thuê nhà gặp phải những rủi ro gì. Câu trả lời được trả về như sau:
Person_1 risks termination if two payments are missed. Company_1 must give written
notice to Person_1 at Address_1 before ending the lease.
Sau khi khôi phục, trên máy tính của bạn:
Maria Lopez risks termination if two payments are missed. Northwind Ltd must give written
notice to Maria Lopez at 14 Harbor Street before ending the lease.
Giờ đây, bạn có thể dán câu trả lời vào email gửi khách hàng sau khi đã kiểm tra nội dung pháp lý. Cuộc trò chuyện chưa bao giờ chứa tên thật.
Câu hỏi tiếp theo
Phần lớn công việc diễn ra qua trao đổi nhiều lượt. Bạn hỏi, đọc rồi hỏi tiếp. Mỗi câu hỏi tiếp theo nên dùng cùng bản an toàn và cùng các ký hiệu thay thế. Nếu bạn đã thay đổi bản nguồn, chẳng hạn đánh dấu một tên mà bước xem xét đã bỏ sót, hãy tạo bản an toàn mới và bắt đầu cuộc trò chuyện mới để AI không làm việc trên hai phiên bản khác nhau. Khôi phục từng câu trả lời bằng khóa của vụ việc đó.
Giữ cuộc trò chuyện với AI tách biệt với khóa. Cuộc trò chuyện chứa các ký hiệu thay thế. Khóa chứa tên. Người chỉ có quyền truy cập vào một trong hai sẽ biết rất ít.
Quy trình khứ hồi bị trục trặc ở đâu
- Khóa và văn bản nằm chung trong một cuộc trò chuyện. Đừng bao giờ dán khóa để giúp AI, dù điều đó có vẻ hữu ích đến đâu.
- Các ký hiệu thay thế thay đổi giữa các lượt. Nếu tuần sau bạn hỏi tiếp bằng một bản an toàn vừa tạo, Person_1 có thể giờ lại là một người khác. Hãy dùng lại cùng khóa cho cùng một vụ việc. Xem một bộ ký hiệu thay thế cho toàn bộ vụ việc.
- Có người mới xuất hiện. Nếu bạn thêm tài liệu có tên mới, tên đó sẽ nhận một ký hiệu thay thế mới. Hãy khôi phục bằng khóa đã cập nhật.
- Câu trả lời được đưa thẳng vào tài liệu của khách hàng. Hãy xem văn bản đã khôi phục là bản nháp cho đến khi bạn đọc qua.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể khôi phục câu trả lời sau một tháng không?
Có, miễn là bạn vẫn còn khóa của vụ việc đó. Trong ClientSafe, khóa được lưu trên PC cho đến khi bạn xóa vụ việc.
Nếu AI thay đổi một ký hiệu thay thế thì sao?
Ký hiệu đó sẽ được đánh dấu chứ không bị đoán. Hãy tự sửa hoặc yêu cầu AI lặp lại câu trả lời và giữ nguyên các nhãn.
Việc khôi phục có gửi thứ gì cho AI không?
Không. Đây là bước được thực hiện trên máy tính của bạn sau khi bạn đã sao chép câu trả lời.
Tại sao không yêu cầu AI dùng tên thật?
Vì như vậy đồng nghĩa với việc gửi tên đi. Mục đích của quy trình khứ hồi là giữ tên thật trên PC của bạn.
ClientSafe lưu một bảng thay thế cho mỗi vụ việc trên PC của bạn và đưa tên thật trở lại câu trả lời của AI khi bạn dán câu trả lời vào. Các ký hiệu thay thế không có trong vụ việc sẽ được đánh dấu thay vì bị đoán. Hãy đọc kết quả trước khi sử dụng.