Mengganti nama sebelum bertanya kepada alat AI hanyalah separuh pekerjaan. Separuh lainnya adalah memasukkan kembali nama asli ke dalam jawaban agar hasilnya dapat digunakan. Berikut seluruh proses bolak-baliknya, langkah demi langkah, serta bagian yang dapat bermasalah.

Dua lembar dengan label biru dan biru tua, disatukan oleh pita biru.

Proses bolak-balik dalam lima langkah

  1. Buat salinan aman. Ganti setiap nama, perusahaan, alamat, nomor, dan tanggal lahir dengan placeholder seperti Person_1 atau Company_1. Orang yang sama mendapatkan placeholder yang sama di semua tempat.
  2. Simpan kuncinya. Tabel yang menyatakan Person_1 adalah Maria Lopez tetap berada di komputer Anda. Tabel itu tidak pernah dimasukkan ke dalam obrolan.
  3. Tanyakan kepada AI. Tempelkan salinan aman dan pertanyaan Anda.
  4. Bawa kembali jawabannya. Tempelkan balasan AI ke alat yang menyimpan kunci, lalu ganti placeholder dengan nama asli.
  5. Baca hasilnya. Periksa hasilnya dengan dokumen asli sebelum memasukkannya ke dalam surat, memo, atau email kepada klien.

Langkah pertama dijelaskan di cara menggunakan alat AI dengan dokumen klien. Artikel ini membahas langkah 2 sampai 5.

Susun prompt agar jawaban mudah dipulihkan

AI seharusnya mempertahankan placeholder Anda persis seperti aslinya. Nyatakan hal ini dalam prompt:

Person_1 is the tenant, Company_1 is the landlord and Address_1 is the rented flat.
          Use these labels exactly as written in your answer. Do not invent new ones.

Tanpa kalimat itu, AI terkadang menyingkat label, menambahkan kata sandang, atau membuat label baru. AI juga mungkin menulis "Person 1" dengan spasi, "person_1" dengan huruf kecil, atau "**Person_1**" dengan huruf tebal. Langkah pemulihan yang mengharapkan label persis akan melewatkan variasi tersebut, jadi baca hasilnya dan cari placeholder yang masih tersisa.

Hal yang harus dilakukan langkah pemulihan

Cari-dan-ganti secara manual bisa digunakan jika hanya ada dua atau tiga placeholder. Jika jumlahnya lebih banyak, prosesnya lambat dan satu kesalahan saja dapat membuat placeholder tertinggal di dalam teks. Apa pun yang Anda gunakan, proses pemulihan seharusnya:

  • Menggunakan kunci untuk perkara yang benar, sehingga Person_1 dalam file salah satu klien tidak pernah diganti dengan nama klien lain.
  • Menerima variasi yang ditulis AI: kapitalisasi berbeda, markup tebal atau miring, serta spasi sebagai pengganti garis bawah.
  • Memberi peringatan tentang placeholder yang tidak ada di dalam kunci, bukan menebak. Jika AI membuat "Person_4" padahal perkara Anda hanya memuat tiga orang, Anda pasti ingin mengetahuinya.
  • Membiarkan file asli tetap utuh dan tidak menyimpan teks yang dipulihkan kecuali jika Anda menyimpannya.

Di ClientSafe, Anda menempelkan jawaban ke ClientSafe lalu memilih Restore names. Anda membaca teks yang dipulihkan di samping daftar placeholder yang diganti. Placeholder yang tidak ada dalam perkara dibiarkan apa adanya dan ditandai.

Jendela ClientSafe menampilkan jawaban AI yang menggunakan placeholder dan jawaban yang sama setelah nama asli dikembalikan
Jawaban AI dengan placeholder, dan jawaban yang sama setelah nama aslinya dikembalikan.

Hal yang perlu diperiksa pada jawaban yang dipulihkan

  • Placeholder yang tertinggal. Cari pola "Person_", "Company_", dan "_1". Apa pun yang masih ada belum dipulihkan.
  • Fakta yang dibuat-buat. AI mungkin mengaitkan detail dengan orang yang salah atau menambahkan fakta yang tidak ada dalam dokumen. Periksa setiap pernyataan berdasarkan dokumen asli.
  • Tata bahasa setelah pemulihan. "Person_1's lease" menjadi "Maria Lopez's lease" tanpa masalah. Dalam bahasa yang menggunakan kasus gramatikal, nama yang dipulihkan mungkin memerlukan akhiran yang tepat, jadi baca ulang kalimatnya.
  • Orang yang tergabung. Jika dua orang menggunakan satu placeholder, jawaban AI tidak dapat membedakan mereka. Periksa catatan peninjauan Anda dan perbaiki sumbernya, lalu tanyakan lagi.
  • Informasi baru apa pun yang dapat mengidentifikasi seseorang. Jika AI menambahkan dugaan tentang identitas seseorang, hapuslah.

Contoh lengkap

Anda mengirimkan salinan aman perjanjian sewa kepada AI dan menanyakan risiko yang dihadapi penyewa. Jawabannya:

Person_1 risks termination if two payments are missed. Company_1 must give written
          notice to Person_1 at Address_1 before ending the lease.

Setelah dipulihkan, di komputer Anda:

Maria Lopez risks termination if two payments are missed. Northwind Ltd must give written
          notice to Maria Lopez at 14 Harbor Street before ending the lease.

Kini jawaban tersebut dapat Anda tempelkan ke email untuk klien, setelah Anda memeriksa sendiri pokok hukumnya. Nama asli tidak pernah muncul dalam obrolan.

Pertanyaan lanjutan

Sebagian besar pekerjaan berlangsung sebagai percakapan. Anda bertanya, membaca, lalu bertanya lagi. Setiap pertanyaan lanjutan sebaiknya menggunakan salinan aman dan placeholder yang sama. Jika Anda mengubah sumber, misalnya dengan menandai nama yang terlewat saat peninjauan, buat salinan aman baru dan mulai obrolan baru agar AI tidak menggunakan dua versi yang berbeda. Pulihkan setiap jawaban menggunakan kunci untuk perkara tersebut.

Pisahkan percakapan AI dan kuncinya. Obrolan memuat placeholder. Kunci memuat nama. Siapa pun yang hanya memiliki akses ke salah satunya hanya akan mengetahui sedikit.

Bagian yang dapat membuat proses bolak-balik bermasalah

  • Kunci dan teks berada di obrolan yang sama. Jangan pernah menempelkan kunci untuk membantu AI, betapapun bergunanya hal itu.
  • Placeholder berubah dari satu putaran ke putaran berikutnya. Jika minggu depan Anda mengajukan pertanyaan lanjutan dengan salinan aman yang baru dibuat, Person_1 mungkin sekarang merujuk kepada orang lain. Gunakan kembali kunci yang sama untuk perkara yang sama. Lihat satu rangkaian placeholder untuk seluruh perkara.
  • Orang baru muncul. Jika Anda menambahkan dokumen yang memperkenalkan nama baru, nama itu akan mendapatkan placeholder baru. Pulihkan menggunakan kunci yang sudah diperbarui.
  • Jawaban langsung dimasukkan ke dokumen klien. Anggap teks yang dipulihkan sebagai draf sampai Anda membacanya.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bisakah saya memulihkan jawaban sebulan kemudian?

Bisa, selama Anda masih memiliki kunci untuk perkara tersebut. Di ClientSafe, kunci disimpan di PC Anda sampai perkara itu dihapus.

Bagaimana jika AI mengubah placeholder?

Placeholder tersebut ditandai, bukan ditebak. Perbaiki secara manual atau minta AI mengulangi jawabannya dengan label yang tidak berubah.

Apakah pemulihan mengirimkan sesuatu kepada AI?

Tidak. Pemulihan dilakukan di komputer Anda setelah Anda menyalin jawabannya.

Mengapa tidak meminta AI menggunakan nama asli?

Karena itu berarti mengirimkan nama tersebut. Tujuan proses bolak-balik ini adalah agar nama asli tidak pernah keluar dari PC Anda.

ClientSafe menyimpan satu tabel penggantian untuk setiap perkara di PC Anda dan memasukkan kembali nama asli ke dalam jawaban AI saat Anda menempelkannya. Placeholder yang tidak ada dalam perkara akan ditandai, bukan ditebak. Baca hasilnya sebelum menggunakannya.