Reemplazar los nombres antes de preguntarle a una herramienta de IA es solo la mitad del trabajo. La otra mitad consiste en volver a insertar los nombres reales en la respuesta, para que puedas usarla. Este es el proceso completo de ida y vuelta, paso a paso, y los puntos en los que puede fallar.
El proceso de ida y vuelta en cinco pasos
- Crea la versión segura. Reemplaza cada nombre, empresa, dirección, número y fecha de nacimiento por un marcador de posición, como Person_1 o Company_1. La misma persona recibe el mismo marcador de posición en todas partes.
- Guarda la clave. La tabla que indica que Person_1 corresponde a Maria Lopez permanece en tu ordenador. Nunca se envía al chat.
- Pregúntale a la IA. Pega la versión segura y tu pregunta.
- Recupera la respuesta. Pega la respuesta de la IA en la herramienta que contiene la clave y reemplaza los marcadores de posición por los nombres reales.
- Lee el resultado. Compáralo con el original antes de incluirlo en una carta, un memorando o un correo electrónico a un cliente.
El primer paso se explica en cómo usar herramientas de IA con documentos de clientes. Este artículo trata de los pasos 2 a 5.
Redacta la instrucción para que sea fácil restablecer la respuesta
La IA debe conservar tus marcadores de posición exactamente como están. Indícalo en la instrucción:
Person_1 is the tenant, Company_1 is the landlord and Address_1 is the rented flat.
Use these labels exactly as written in your answer. Do not invent new ones.
Sin esa indicación, a veces la IA acorta una etiqueta, le añade un artículo o empieza una nueva. También puede escribir «Person 1» con un espacio, «person_1» en minúsculas o «**Person_1**» en negrita. Un paso de restablecimiento que espere la etiqueta exacta no detectará esas variantes, así que lee el resultado y busca los marcadores de posición que aún queden.
Qué debe hacer un paso de restablecimiento
Buscar y reemplazar manualmente funciona cuando tienes dos o tres marcadores de posición. Con más, es lento y un solo error deja un marcador en el texto. Sea cual sea el método, el restablecimiento debe:
- Usar la clave del asunto correcto, para que Person_1 en el archivo de un cliente nunca se reemplace por el nombre de otro cliente.
- Aceptar las variantes que escriba la IA: uso diferente de mayúsculas y minúsculas, formato en negrita o cursiva, o un espacio en lugar de un guion bajo.
- Avisar sobre los marcadores de posición que no estén en la clave, en lugar de adivinar. Si la IA inventa «Person_4» y tu caso solo tiene tres personas, debes recibir un aviso.
- Dejar intactos los archivos originales y no guardar el texto restablecido, a menos que decidas guardarlo.
En ClientSafe, pegas la respuesta en ClientSafe y eliges Restore names. Lees el texto restablecido junto a la lista de marcadores de posición reemplazados. Los marcadores que no estén en el caso se dejan tal cual y se señalan.
Qué revisar en la respuesta restablecida
- Marcadores de posición restantes. Busca patrones como «Person_», «Company_» y «_1». Todo lo que quede no se ha restablecido.
- Datos inventados. La IA puede asociar un detalle a la persona equivocada o añadir un dato que no aparece en el documento. Comprueba cada afirmación con el original.
- La gramática después del restablecimiento. «El contrato de arrendamiento de Person_1» se convierte sin problemas en «El contrato de arrendamiento de Maria Lopez». En los idiomas con declinaciones, puede que el nombre restablecido necesite la terminación adecuada, así que vuelve a leer la oración.
- Personas fusionadas. Si dos personas terminaron bajo un mismo marcador de posición, la respuesta de la IA no puede distinguirlas. Revisa tus notas de revisión y corrige el original; después, vuelve a preguntar.
- Cualquier dato nuevo que identifique a alguien. Si la IA añadió una suposición sobre la identidad de alguien, elimínala.
Un ejemplo práctico
Envías a la IA una versión segura de un contrato de arrendamiento y preguntas qué riesgos tiene el inquilino. La respuesta es:
Person_1 risks termination if two payments are missed. Company_1 must give written
notice to Person_1 at Address_1 before ending the lease.
Después del restablecimiento, en tu ordenador:
Maria Lopez risks termination if two payments are missed. Northwind Ltd must give written
notice to Maria Lopez at 14 Harbor Street before ending the lease.
Ahora puedes pegar la respuesta en un correo electrónico al cliente, una vez que hayas comprobado el aspecto jurídico. El chat nunca contuvo los nombres reales.
Preguntas de seguimiento
La mayor parte del trabajo consiste en una conversación. Preguntas, lees y vuelves a preguntar. Cada pregunta de seguimiento debe usar la misma versión segura y los mismos marcadores de posición. Si has cambiado el original, por ejemplo, al marcar un nombre que se pasó por alto durante la revisión, crea una nueva versión segura e inicia un chat nuevo, para que la IA no trabaje con dos versiones distintas. Restablece cada respuesta con la clave de ese asunto.
Mantén separadas la conversación con la IA y la clave. El chat contiene los marcadores de posición. La clave contiene los nombres. Quien solo tenga acceso a uno de los dos sabrá muy poco.
Dónde se interrumpe el proceso de ida y vuelta
- La clave y el texto terminan en el mismo chat. Nunca pegues la clave para ayudar a la IA, por útil que parezca.
- Los marcadores de posición cambian entre rondas. Si la semana que viene haces una pregunta de seguimiento con una versión segura recién creada, Person_1 podría corresponder ahora a otra persona. Reutiliza la misma clave para el mismo asunto. Consulta un único conjunto de marcadores de posición para todo un caso.
- Aparece una persona nueva. Si añades un documento que introduce un nombre nuevo, este recibe un marcador de posición nuevo. Restablece la respuesta con la clave actualizada.
- La respuesta se incorpora directamente a un documento para el cliente. Considera el texto restablecido como un borrador hasta que lo hayas leído.
Preguntas frecuentes
¿Puedo restablecer una respuesta un mes después?
Sí, siempre que aún tengas la clave de ese asunto. En ClientSafe, la clave se guarda en tu PC hasta que eliminas el caso.
¿Qué pasa si la IA cambia un marcador de posición?
Se señala, no se adivina. Corrígelo manualmente o pídele a la IA que repita la respuesta sin cambiar las etiquetas.
¿El restablecimiento envía algo a la IA?
No. Es un paso que se realiza en tu ordenador después de copiar la respuesta.
¿Por qué no pedirle a la IA que use los nombres reales?
Porque eso significa enviárselos. El objetivo del proceso de ida y vuelta es que los nombres reales nunca salgan de tu PC.
ClientSafe mantiene en tu PC una tabla de reemplazos por caso y vuelve a insertar los nombres reales en la respuesta de la IA cuando la pegas. Los marcadores de posición que no pertenezcan al caso se señalan en vez de adivinarse. Lee el resultado antes de usarlo.