Je kunt veel hebben aan ChatGPT, Claude of Gemini bij een contract, een grootboek of een reeks gespreksnotities. De vraag is wat er van je computer afgaat wanneer je dat doet. Dit is een werkwijze om de identiteit van de cliënt erbuiten te houden.

Een gesloten laptop, een stapel mappen met een marineblauwe map bovenop en een pen op een leeg vel.

Weet wat je AI-tool met je gegevens doet

Begin met de voorwaarden van het account dat je daadwerkelijk gebruikt. Die verschillen per abonnement en de standaardinstellingen zijn niet hetzelfde voor persoonlijke en zakelijke accounts.

Voor ChatGPT vermeldt het Helpcentrum van OpenAI dat nieuwe gesprekken niet worden gebruikt om modellen te trainen wanneer ‘Het model voor iedereen verbeteren’ is uitgeschakeld, maar nog wel in je chatgeschiedenis kunnen verschijnen. Het vermeldt ook dat inhoud uit ChatGPT Business-, Enterprise- en Edu-werkruimten standaard niet wordt gebruikt voor training. Er is één kanttekening: als je een reactie beoordeelt met een duim omhoog of omlaag, kan het hele gesprek voor training worden gebruikt.

Anthropic beschrijft consumentengesprekken met Claude (Free, Pro, Max) als gegevens die alleen worden gebruikt om Claude te verbeteren als je daarvoor kiest in je privacyinstellingen. Voor commerciële producten, zoals de API en Claude for Work, gelden aparte voorwaarden.

In de Gemini Apps Privacy Hub van Google staat dat sommige chats, zolang Keep Activity is ingeschakeld, door menselijke beoordelaars worden gelezen en worden gebruikt om de modellen van Google te verbeteren. Google vraagt je geen vertrouwelijke informatie in te voeren die je niet door een beoordelaar zou willen laten zien. Als Keep Activity is uitgeschakeld, worden toekomstige chats niet gebruikt om de modellen te trainen, tenzij je feedback verstuurt. Ze worden wel nog maximaal 72 uur aan je account gekoppeld bewaard. Voor Gemini dat wordt gebruikt met een Google Workspace-account voor werk of school gelden de Workspace-voorwaarden. Volgens die voorwaarden worden prompts niet gebruikt om modellen te trainen zonder toestemming van de organisatie.

Wat de instelling ook zegt, een gesprek blijft gegevens die door een derde partij worden bewaard. Als je advocaat bent, is dat van belang voor de vertrouwelijkheid. In ABA Formal Opinion 512 over generatieve AI-tools staat dat je vooraf geïnformeerde toestemming van een cliënt nodig hebt voordat je informatie over de vertegenwoordiging invoert in een zelflerende tool. In hetzelfde advies staat dat toestemming niet nodig is als je een tool gebruikt zonder informatie over de vertegenwoordiging in te voeren. Accountants, therapeuten en consultants hebben hun eigen regels en contracten, maar de vraag blijft dezelfde: wat voer je precies in?

Verstuur minder dan het hele document

Vraag je voordat je je zorgen maakt over namen af of de AI het hele bestand nodig heeft. Voor veel taken volstaat één clausule, tabel of pagina. Plak alleen dat gedeelte.

Een korte test: als je deze passage niet hardop zou voorlezen aan een onbekende in de trein, plak hem dan niet ongewijzigd. Knip hem weg of pas hem aan.

Vervang eerst identificerende gegevens

De handigste gewoonte is om identificerende gegevens te vervangen door tijdelijke aanduidingen voordat je iets verstuurt. ‘Maria Lopez heeft een huurcontract getekend met Northwind Ltd’ wordt ‘Person_1 heeft een huurcontract getekend met Company_1’. De AI kan nog steeds het huurcontract samenvatten, een tegenstrijdige clausule vinden of een antwoord opstellen. De AI hoeft niet te weten wie Maria is.

Met drie regels werkt dit:

  • Wees consistent. Dezelfde persoon krijgt overal dezelfde tijdelijke aanduiding. Als Maria in de ene alinea Person_1 is en in een andere Person_4, beschouwt de AI ze als twee personen.
  • Vervang elke variant van de naam. ‘Maria Lopez’, ‘mevrouw Lopez’, ‘M. Lopez’ en ‘Lopez’ verwijzen naar één persoon. Namen komen ook voor in e-mailadressen, handtekeningen, kopteksten en bestandsnamen.
  • Kijk verder dan namen. Rekeningnummers, ID-nummers, adressen, telefoonnummers en geboortedata identificeren iemand net zo goed als een naam. De checklist van wat je moet verwijderen bevat de volledige lijst.

Voor een brief van één pagina werkt handmatig vervangen met Zoeken en vervangen. Bij een map met dertig bestanden wordt het onbetrouwbaar, want één gemiste spelling is genoeg om de identiteit van de cliënt prijs te geven.

Houd de sleutel bij jezelf

Namen vervangen is maar de helft van het werk. Je hebt ook een overzicht nodig van welke tijdelijke aanduiding bij wie hoort, zodat je de echte namen terug kunt zetten in het antwoord van de AI. Dit overzicht is de sleutel. Bewaar die op je eigen computer en plak hem nooit in de chat.

Behandel de sleutel zelf ook als vertrouwelijk. Toezichthouders wijzen in het algemeen op hetzelfde voor gepseudonimiseerde gegevens: het Britse Information Commissioner's Office merkt op dat gepseudonimiseerde gegevens persoonsgegevens blijven voor iedereen die over de aanvullende informatie beschikt. Daarom moet die informatie afzonderlijk en veilig worden bewaard.

Veelvoorkomende fouten

  • De tekst opschonen, maar niet de bestandsnaam. Als je een bestand uploadt, gaat de naam ervan mee. Geef het eerst een andere naam of plak in plaats daarvan de tekst.
  • De sleutel samen met het document plakken. Een lijst met ‘Person_1 = Maria Lopez’ in dezelfde chat maakt alles wat je net hebt gedaan weer ongedaan.
  • Op één controle vertrouwen. Een naam kan in één document op drie manieren worden gespeld en een handtekeningblok of voettekst zie je makkelijk over het hoofd. Lees de veilige versie altijd voordat je die verstuurt.
  • Een privacyinstelling als garantie beschouwen. Een instelling die voorkomt dat gesprekken worden gebruikt voor training, is niet hetzelfde als de inhoud buiten handen van derden houden. De veiligste inhoud is inhoud waarin de identiteit van de cliënt nooit heeft gestaan.
  • De mensen rond de cliënt vergeten. Ook tegenpartijen, werknemers en familieleden zijn mensen. Hun namen horen op de lijst.

Een werkwijze die je kunt herhalen

  1. Controleer het account. Controleer welk abonnement je gebruikt en wat de gegevensinstellingen daarvan aangeven. Schakel het trainen met je gegevens uit als die optie beschikbaar is.
  2. Kies de passage. Selecteer alleen wat de taak nodig heeft.
  3. Vervang de gegevens. Gebruik consistente tijdelijke aanduidingen voor elke persoon, elk bedrijf, adres, nummer en elke datum.
  4. Lees de tekst nog een keer. Scan de veilige versie op gegevens die nog naar de cliënt verwijzen: een zeldzame functietitel, een klein dorp in combinatie met een datum, een bijnaam.
  5. Stel je vraag. Leg uit wat de tijdelijke aanduidingen betekenen, bijvoorbeeld: ‘Person_1 is de huurder en Company_1 is de verhuurder’.
  6. Zet de namen lokaal terug. Zet de echte namen op je eigen computer terug in het antwoord en controleer het antwoord voordat het in een document van de cliënt wordt opgenomen.

De AI kan fouten maken en namen vervangen verandert daar niets aan. Je blijft verantwoordelijk voor het resultaat, ook voor de onderdelen die de AI verkeerd heeft.

ClientSafe, een Windows-app van GagarinSoft, vervangt gegevens, houdt ze consistent in meerdere bestanden en zet ze op je pc weer terug. Je controleert wat de app heeft gevonden voordat je iets kopieert. Lees meer over ClientSafe.

Algemene informatie, geen juridisch advies. Controleer welke regels voor jou gelden.

Bronnen