Sostituire i nomi prima di rivolgersi a uno strumento di IA è solo metà del lavoro. L'altra metà consiste nel reinserire i nomi reali nella risposta, così da ottenere qualcosa che puoi usare. Ecco l'intero processo di andata e ritorno, passo per passo, e i punti in cui può andare storto.
Il processo di andata e ritorno in cinque passaggi
- Crea la copia sicura. Sostituisci ogni nome, azienda, indirizzo, numero e data di nascita con un segnaposto, per esempio Person_1 o Company_1. La stessa persona riceve lo stesso segnaposto ovunque.
- Conserva la chiave. La tabella che indica che Person_1 corrisponde a Maria Lopez rimane sul tuo computer. Non viene mai inserita nella chat.
- Interroga l'IA. Incolla la copia sicura e la tua domanda.
- Riporta indietro la risposta. Incolla la risposta dell'IA nello strumento che contiene la chiave e sostituisci i segnaposto con i nomi reali.
- Leggi il risultato. Confrontalo con l'originale prima di inserirlo in una lettera, un promemoria o un'email al cliente.
Il primo passaggio è trattato in come usare gli strumenti di IA con i documenti dei clienti. Questo articolo riguarda i passaggi da 2 a 5.
Formula la richiesta in modo che sia facile ripristinare la risposta
L'IA dovrebbe lasciare i tuoi segnaposto esattamente come sono. Indicalo nella richiesta:
Person_1 is the tenant, Company_1 is the landlord and Address_1 is the rented flat.
Use these labels exactly as written in your answer. Do not invent new ones.
Senza questa istruzione, a volte l'IA abbrevia un'etichetta, vi aggiunge un articolo o ne crea una nuova. Potrebbe anche scrivere "Person 1" con uno spazio, "person_1" in minuscolo oppure "**Person_1**" in grassetto. Una fase di ripristino che si aspetta l'etichetta esatta non riconoscerà queste varianti: leggi quindi il risultato e cerca tutti i segnaposto che vi sono rimasti.
Cosa dovrebbe fare la fase di ripristino
La ricerca e sostituzione manuale funziona se hai due o tre segnaposto. Con un numero maggiore è lenta e basta una svista per lasciare un segnaposto nel testo. Qualunque metodo tu usi, il ripristino dovrebbe:
- Usare la chiave del fascicolo giusto, così che Person_1 nel file di un cliente non venga mai sostituito con il nome di un altro cliente.
- Riconoscere le varianti scritte dall'IA: maiuscole e minuscole diverse, formattazione in grassetto o corsivo, uno spazio al posto del trattino basso.
- Segnalare i segnaposto che non sono nella chiave, invece di indovinare. Se l'IA inventa "Person_4" e il tuo fascicolo contiene solo tre persone, devi esserne informato.
- Lasciare intatti i file originali e non archiviare il testo ripristinato, a meno che tu non lo salvi.
In ClientSafe, incolli la risposta in ClientSafe e scegli Ripristina i nomi. Leggi il testo ripristinato accanto all'elenco dei segnaposto sostituiti. Un segnaposto che non appartiene al fascicolo viene lasciato così com'è e segnalato.
Cosa controllare nella risposta ripristinata
- Segnaposto rimasti. Cerca sequenze come "Person_", "Company_" e "_1". Tutto ciò che resta non è stato ripristinato.
- Fatti inventati. L'IA potrebbe attribuire un dettaglio alla persona sbagliata o aggiungere un fatto che non compare nel documento. Verifica ogni affermazione confrontandola con l'originale.
- La grammatica dopo il ripristino. "Il contratto di locazione di Person_1" diventa "Il contratto di locazione di Maria Lopez" senza problemi. Nelle lingue con declinazioni, il nome ripristinato potrebbe richiedere la desinenza corretta: rileggi la frase.
- Persone confuse tra loro. Se due persone sono state assegnate allo stesso segnaposto, la risposta dell'IA non può distinguerle. Consulta le note della revisione, correggi il documento di partenza e ripeti la richiesta.
- Nuovi elementi che identificano qualcuno. Se l'IA ha aggiunto un'ipotesi sull'identità di una persona, eliminala.
Un esempio svolto
Invii all'IA una copia sicura di un contratto di locazione e chiedi quali rischi corre l'inquilino. Ecco la risposta:
Person_1 risks termination if two payments are missed. Company_1 must give written
notice to Person_1 at Address_1 before ending the lease.
Dopo il ripristino, sul tuo computer:
Maria Lopez risks termination if two payments are missed. Northwind Ltd must give written
notice to Maria Lopez at 14 Harbor Street before ending the lease.
Ora la risposta è pronta per essere inserita in un'email al cliente, dopo aver verificato il merito della questione giuridica. Nella chat non sono mai comparsi i nomi reali.
Domande successive
La maggior parte del lavoro consiste in una conversazione: chiedi, leggi e chiedi di nuovo. Ogni domanda successiva dovrebbe usare la stessa copia sicura e gli stessi segnaposto. Se hai modificato la fonte, per esempio segnalando un nome sfuggito alla revisione, crea una nuova copia sicura e avvia una nuova chat, in modo che l'IA non lavori su due versioni diverse. Ripristina ogni risposta usando la chiave di quel fascicolo.
Tieni separati la conversazione con l'IA e la chiave. La chat contiene i segnaposto. La chiave contiene i nomi. Chi ha accesso solo a uno dei due elementi può ricavare ben poco.
Dove si interrompe il processo di andata e ritorno
- La chiave e il testo finiscono nella stessa chat. Non incollare mai la chiave per aiutare l'IA, per quanto possa sembrare utile.
- I segnaposto cambiano da un ciclo all'altro. Se la settimana prossima fai una domanda successiva usando una copia sicura appena creata, Person_1 potrebbe ora corrispondere a un'altra persona. Riutilizza la stessa chiave per lo stesso fascicolo. Vedi un unico insieme di segnaposto per l'intero fascicolo.
- Compare una nuova persona. Se aggiungi un documento che introduce un nuovo nome, gli viene assegnato un nuovo segnaposto. Esegui il ripristino con la chiave aggiornata.
- La risposta viene inserita direttamente in un documento per il cliente. Considera il testo ripristinato una bozza finché non l'hai letto.
Domande frequenti
Posso ripristinare una risposta dopo un mese?
Sì, a condizione che tu abbia ancora la chiave di quel fascicolo. In ClientSafe, la chiave viene conservata sul tuo PC finché non elimini il fascicolo.
E se l'IA ha modificato un segnaposto?
Viene segnalato, non interpretato per supposizione. Correggilo a mano oppure chiedi all'IA di ripetere la risposta senza modificare le etichette.
Il ripristino invia qualcosa all'IA?
No. È un passaggio che avviene sul tuo computer dopo che hai copiato la risposta.
Perché non chiedere all'IA di usare i nomi reali?
Perché dovresti inviarli. Lo scopo del processo di andata e ritorno è che i nomi reali non lascino mai il tuo PC.
ClientSafe mantiene sul tuo PC una tabella di sostituzioni per ogni fascicolo e reinserisce i nomi reali nella risposta dell'IA quando la incolli. I segnaposto che non appartengono al fascicolo vengono segnalati, non interpretati per supposizione. Leggi il risultato prima di usarlo.