Επαναφέρετε την απάντηση του AI με τα πραγματικά ονόματα: η διαδικασία μετ' επιστροφής

Η αντικατάσταση των ονομάτων πριν ρωτήσετε ένα εργαλείο AI είναι η μισή δουλειά. Η άλλη μισή είναι να επαναφέρετε τα πραγματικά ονόματα στην απάντηση, ώστε να έχετε κάτι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Ακολουθεί ολόκληρη η διαδικασία μετ' επιστροφής, βήμα προς βήμα, και τα σημεία όπου μπορεί να πάει στραβά.

Η διαδικασία μετ' επιστροφής σε πέντε βήματα

1. Δημιουργήστε το ασφαλές αντίγραφο. Αντικαταστήστε κάθε όνομα, εταιρεία, διεύθυνση, αριθμό και ημερομηνία γέννησης με ένα υποκατάστατο, όπως το Person_1 ή το Company_1. Το ίδιο άτομο λαμβάνει το ίδιο υποκατάστατο παντού.
2. Κρατήστε το κλειδί. Ο πίνακας που λέει ότι το Person_1 είναι η Maria Lopez παραμένει στον υπολογιστή σας. Δεν μπαίνει ποτέ στη συνομιλία.
3. Ρωτήστε το AI. Επικολλήστε το ασφαλές αντίγραφο και την ερώτησή σας.
4. Επαναφέρετε την απάντηση. Επικολλήστε την απάντηση του AI στο εργαλείο που έχει το κλειδί και αντικαταστήστε τα υποκατάστατα με τα πραγματικά ονόματα.
5. Διαβάστε το αποτέλεσμα. Ελέγξτε το σε αντιπαραβολή με το πρωτότυπο πριν το συμπεριλάβετε σε επιστολή, σημείωμα ή email προς πελάτη.

Το πρώτο βήμα καλύπτεται στο άρθρο πώς να χρησιμοποιείτε εργαλεία AI με έγγραφα πελατών. Αυτό το άρθρο αφορά τα βήματα 2 έως 5.

Συντάξτε την προτροπή έτσι ώστε η απάντηση να επαναφέρεται εύκολα

Το AI πρέπει να διατηρεί τα υποκατάστατά σας ακριβώς όπως είναι. Πείτε το στην προτροπή:

Person_1 is the tenant, Company_1 is the landlord and Address_1 is the rented flat.
          Use these labels exactly as written in your answer. Do not invent new ones.

Χωρίς αυτή τη γραμμή, το AI μερικές φορές συντομεύει μια ετικέτα, προσθέτει άρθρο ή δημιουργεί νέα. Μπορεί επίσης να γράψει «Person 1» με κενό, «person_1» με πεζά ή «**Person_1**» με έντονα γράμματα. Ένα βήμα επαναφοράς που αναμένει την ακριβή ετικέτα θα παραλείψει αυτές τις παραλλαγές, γι' αυτό διαβάστε το αποτέλεσμα και αναζητήστε τυχόν υποκατάστατα που έχουν απομείνει.

Τι πρέπει να κάνει το βήμα επαναφοράς

Η χειροκίνητη εύρεση και αντικατάσταση λειτουργεί όταν έχετε δύο ή τρία υποκατάστατα. Με περισσότερα, η διαδικασία είναι αργή και ένα λάθος αφήνει ένα υποκατάστατο στο κείμενο. Ό,τι κι αν χρησιμοποιείτε, η επαναφορά πρέπει να:

• Χρησιμοποιεί το κλειδί της σωστής υπόθεσης, ώστε το Person_1 στο αρχείο ενός πελάτη να μην αντικαθίσταται ποτέ με το όνομα άλλου πελάτη.
• Αποδέχεται τις παραλλαγές που γράφει το AI: διαφορετική χρήση κεφαλαίων, έντονη ή πλάγια γραφή, κενό αντί για κάτω παύλα.
• Προειδοποιεί για υποκατάστατα που δεν υπάρχουν στο κλειδί αντί να μαντεύει. Αν το AI επινοήσει το «Person_4» και η υπόθεσή σας έχει μόνο τρία άτομα, θέλετε να ενημερωθείτε.
• Αφήνει ανέπαφα τα πρωτότυπα αρχεία και δεν αποθηκεύει το κείμενο μετά την επαναφορά, εκτός αν το αποθηκεύσετε εσείς.

Στο ClientSafe, επικολλάτε την απάντηση στο ClientSafe και επιλέγετε Restore names. Διαβάζετε το κείμενο μετά την επαναφορά δίπλα στη λίστα των υποκατάστατων που αντικαταστάθηκαν. Ένα υποκατάστατο που δεν υπάρχει στην υπόθεση παραμένει ως έχει και επισημαίνεται.

Τι πρέπει να ελέγξετε στην απάντηση μετά την επαναφορά

• Υποκατάστατα που έχουν απομείνει. Αναζητήστε μοτίβα όπως «Person_», «Company_» και «_1». Ό,τι παραμένει δεν αποκαταστάθηκε.
• Επινοημένα γεγονότα. Το AI μπορεί να αποδώσει μια λεπτομέρεια σε λάθος άτομο ή να προσθέσει ένα γεγονός που δεν υπάρχει στο έγγραφο. Ελέγξτε κάθε ισχυρισμό σε αντιπαραβολή με το πρωτότυπο.
• Γραμματική μετά την επαναφορά. Το «η μίσθωση του Person_1» γίνεται «η μίσθωση της Maria Lopez» χωρίς πρόβλημα. Σε γλώσσες με πτώσεις, το όνομα μετά την επαναφορά μπορεί να χρειάζεται τη σωστή κατάληξη, γι' αυτό ξαναδιαβάστε την πρόταση.
• Συγχωνευμένα άτομα. Αν δύο άτομα κατέληξαν στο ίδιο υποκατάστατο, η απάντηση του AI δεν μπορεί να τα ξεχωρίσει. Ελέγξτε τις σημειώσεις σας από τον έλεγχο και διορθώστε το αρχικό κείμενο, έπειτα ρωτήστε ξανά.
• Οτιδήποτε νέο που ταυτοποιεί κάποιον. Αν το AI πρόσθεσε μια εικασία για το ποιος είναι κάποιος, διαγράψτε την.

Παράδειγμα βήμα προς βήμα

Στέλνετε στο AI ένα ασφαλές αντίγραφο μίσθωσης και ρωτάτε ποιοι κίνδυνοι υπάρχουν για τον ενοικιαστή. Η απάντηση επιστρέφει ως εξής:

Person_1 risks termination if two payments are missed. Company_1 must give written
          notice to Person_1 at Address_1 before ending the lease.

Μετά την επαναφορά, στον υπολογιστή σας:

Maria Lopez risks termination if two payments are missed. Northwind Ltd must give written
          notice to Maria Lopez at 14 Harbor Street before ending the lease.

Τώρα η απάντηση είναι κάτι που μπορείτε να επικολλήσετε σε email προς τον πελάτη, αφού πρώτα ελέγξετε το ίδιο το νομικό ζήτημα. Η συνομιλία δεν περιείχε ποτέ τα πραγματικά ονόματα.

Συμπληρωματικές ερωτήσεις

Η περισσότερη δουλειά είναι μια συνομιλία. Ρωτάτε, διαβάζετε και ρωτάτε ξανά. Κάθε συμπληρωματική ερώτηση πρέπει να χρησιμοποιεί το ίδιο ασφαλές αντίγραφο και τα ίδια υποκατάστατα. Αν έχετε αλλάξει το αρχικό κείμενο, για παράδειγμα επισημαίνοντας ένα όνομα που παραλείφθηκε στον έλεγχο, δημιουργήστε νέο ασφαλές αντίγραφο και ξεκινήστε νέα συνομιλία, ώστε το AI να μην εργάζεται με δύο διαφορετικές εκδόσεις. Επαναφέρετε κάθε απάντηση με βάση το κλειδί της συγκεκριμένης υπόθεσης.

Κρατήστε τη συνομιλία με το AI χωριστά από το κλειδί. Η συνομιλία περιέχει τα υποκατάστατα. Το κλειδί περιέχει τα ονόματα. Όποιος έχει πρόσβαση μόνο στο ένα από τα δύο μαθαίνει ελάχιστα.

Πού διακόπτεται η διαδικασία μετ' επιστροφής

• Το κλειδί και το κείμενο καταλήγουν στην ίδια συνομιλία. Μην επικολλάτε ποτέ το κλειδί για να βοηθήσετε το AI, όσο χρήσιμο κι αν φαίνεται.
• Τα υποκατάστατα αλλάζουν από τη μία φορά στην άλλη. Αν κάνετε συμπληρωματική ερώτηση την επόμενη εβδομάδα με ένα καινούργιο ασφαλές αντίγραφο, το Person_1 μπορεί πλέον να αντιστοιχεί σε κάποιον άλλον. Χρησιμοποιείτε ξανά το ίδιο κλειδί για την ίδια υπόθεση. Δείτε το άρθρο ένα σύνολο υποκατάστατων για ολόκληρη την υπόθεση.
• Εμφανίζεται νέο άτομο. Αν προσθέσετε έγγραφο με νέο όνομα, αυτό λαμβάνει νέο υποκατάστατο. Χρησιμοποιήστε το ενημερωμένο κλειδί για την επαναφορά.
• Η απάντηση περνά απευθείας σε έγγραφο πελάτη. Αντιμετωπίστε το κείμενο μετά την επαναφορά ως προσχέδιο μέχρι να το διαβάσετε.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορώ να επαναφέρω μια απάντηση έναν μήνα αργότερα;

Ναι, αρκεί να έχετε ακόμη το κλειδί της συγκεκριμένης υπόθεσης. Στο ClientSafe το κλειδί διατηρείται στον υπολογιστή σας μέχρι να διαγράψετε την υπόθεση.

Τι γίνεται αν το AI άλλαξε ένα υποκατάστατο;

Επισημαίνεται, δεν γίνεται εικασία. Διορθώστε το με το χέρι ή ζητήστε από το AI να επαναλάβει την απάντηση χωρίς να αλλάξει τις ετικέτες.

Στέλνει κάτι η επαναφορά στο AI;

Όχι. Είναι ένα βήμα στον υπολογιστή σας, αφού αντιγράψετε την απάντηση.

Γιατί να μην ζητήσω από το AI να χρησιμοποιήσει πραγματικά ονόματα;

Επειδή αυτό σημαίνει ότι τα στέλνετε. Σκοπός της διαδικασίας μετ' επιστροφής είναι να μην φύγουν ποτέ τα πραγματικά ονόματα από τον υπολογιστή σας.

ClientSafe διατηρεί έναν πίνακα αντικαταστάσεων ανά υπόθεση στον υπολογιστή σας και επαναφέρει τα πραγματικά ονόματα στην απάντηση του AI όταν την επικολλάτε. Τα υποκατάστατα που δεν υπάρχουν στην υπόθεση επισημαίνονται αντί να γίνεται εικασία. Διαβάστε το αποτέλεσμα πριν το χρησιμοποιήσετε.