Los asuntos reales no constan de un solo documento. Incluyen un contrato, una docena de correos, dos facturas y las notas de alguien. Si quieres que una herramienta de IA los lea en conjunto, la misma persona debe tener el mismo marcador en todos ellos.
Qué falla al procesar un archivo a la vez
Anonimiza cada archivo por separado y ocurre esto: en el contrato, Maria Lopez es Person_1 y su arrendador es Person_2. En los correos, la herramienta empieza a contar de nuevo, así que el arrendador es Person_1 y Maria es Person_2. Pega ambos en el mismo chat y la IA verá a dos personas distintas llamadas Person_1 y confundirá la historia.
También falla el proceso de restauración. Cuando la IA se refiere a Person_1, ¿a cuál de los dos se refiere? La clave del contrato y la de los correos no coinciden.
Un asunto, una clave
La solución es fácil de explicar. Para un cliente o asunto, mantén una sola tabla de marcadores. Todos los documentos del asunto la utilizan. Entonces:
- Person_1 es Maria Lopez en todos los archivos, incluidos los que añadas el mes que viene.
- La IA puede seguir su rastro a través del contrato, el correo y la factura.
- Un solo paso de restauración cubre todas las respuestas sobre el asunto.
El artículo sobre marcadores y barras negras explica por qué las etiquetas que se mantienen iguales son importantes para el razonamiento de la IA.
Manualmente
Puedes hacerlo con una hoja de cálculo: una fila por persona o empresa, una columna para el marcador, otra para el valor real y otra para las variantes ortográficas. Revisa cada documento con la misma hoja abierta. Es fiable para tres o cuatro archivos cortos, pero a partir de ahí deja de funcionar: aparecen nuevas variantes ortográficas, se pasa por alto un nombre en el pie de página del séptimo archivo y nadie recuerda si Company_4 era el banco o la aseguradora.
Si lo haces manualmente, añade cada persona nueva a la hoja en cuanto aparezca y, al terminar, vuelve a buscar en cada archivo todos los nombres de la hoja.
Cómo gestiona ClientSafe un caso
- Un cliente, un expediente. Los documentos se organizan en casos. Añade archivos o una carpeta completa, incluidas las subcarpetas. Si añades un archivo dos veces, no se duplica.
- El mismo nombre, el mismo marcador. Se aplica a todos los documentos del caso, incluidas las distintas variantes ortográficas de un mismo nombre.
- Revisa una sola vez. Desmarca una coincidencia y se elimina de todos los documentos del caso. Marca algo que no se detectó y se sustituirá en todos ellos, incluidos los documentos que añadas más adelante.
- Combina y separa. Si se trataron dos variantes ortográficas como si fueran dos personas, combínalas. Si se trató a dos personas como si fueran una, sepáralas. Los números de los marcadores no se reutilizan.
- Restaurar. Pega la respuesta de la IA y los nombres reales se recuperan de la tabla de ese caso.
- Elimina el caso cuando se cierre el asunto. Así se eliminan la tabla y las copias seguras. Los archivos originales de tu disco no se tocan.
Un pequeño ejemplo
Una disputa de arrendamiento incluye tres documentos: el contrato de alquiler, un hilo de correos y un registro de alquileres.
| Nombre real | Marcador de posición | Aparece en |
|---|---|---|
| Maria Lopez | Person_1 | Contrato de alquiler, correos, registro |
| Northwind Ltd | Company_1 | Contrato de alquiler, correos |
| 14 Harbor Street | Address_1 | Contrato de alquiler, registro |
| j.alvarez@example.com | Email_1 | Correos |
Pregunta: «Según el registro, ¿Person_1 pagó el alquiler en las fechas que exige el contrato?». La IA puede relacionar las condiciones del contrato con las líneas del registro porque Person_1 y Address_1 significan lo mismo en ambos.
Hacer preguntas sobre varios documentos
Cuando los documentos comparten marcadores, puedes hacer preguntas que un solo archivo no puede responder:
- «Crea una cronología a partir de estos documentos».
- «¿El correo contradice el contrato en cuanto a la fecha de pago?»
- «Enumera todas las obligaciones de Company_1 que aparecen en los documentos».
- «¿Qué facturas corresponden al trabajo descrito en el acuerdo?»
Identifica cada documento en tu consulta, por ejemplo: «Documento A: contrato de alquiler. Documento B: hilo de correos». Así, la IA podrá decirte de cuál procede cada afirmación. Si el caso es grande, envía los documentos pertinentes para la pregunta, no la carpeta entera. Las herramientas de IA tienen límites sobre la cantidad de información que pueden leer de una vez.
Cuando el caso se hace grande
Cien documentos no caben en un solo chat y, de todos modos, no conviene incluirlos todos. Mantén el caso completo en la herramienta que guarda la clave y elige los fragmentos para cada pregunta. Los marcadores no cambian, sea cual sea el subconjunto que envíes; esa es precisamente la ventaja de conservar una sola clave. Una buena práctica es llevar un índice breve con los nombres de los documentos, para que puedas decirle a la IA de cuál procede un fragmento sin enviarle el nombre del archivo.
Errores habituales
- Dos asuntos en un caso. La misma persona puede aparecer en ambos con un papel distinto. Mantén los asuntos separados.
- El mismo nombre, personas distintas. Dos clientes llamados Maria Lopez necesitan dos marcadores. La herramienta no debe combinarlos sin avisar, y tú debes comprobarlo.
- Añadir documentos a mitad del proceso. Un archivo nuevo puede incluir nombres nuevos. Crea una copia segura nueva y, si las respuestas anteriores dependían de información que faltaba, formula las preguntas de seguimiento en un chat nuevo.
- Variantes ortográficas en distintos idiomas. Un nombre escrito en dos alfabetos corresponde a una sola persona. Revisa los elementos combinados.
- Contenido oculto. Los comentarios, las notas y las hojas pueden incluir nombres. Consulta lista de verificación.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar un mismo caso para varios clientes?
Es mejor no hacerlo. Un caso por cliente o asunto mantiene inequívocos los marcadores y la restauración.
¿Qué ocurre con los números si añado un archivo más adelante?
Las personas que ya están en el caso conservan sus marcadores de posición. Las personas nuevas reciben el siguiente número libre.
¿Puedo ver en qué archivos aparece un nombre?
Sí. El panel de revisión muestra cada valor encontrado, su marcador de posición y en cuántos archivos aparece.
ClientSafe mantiene un conjunto de marcadores de posición por caso en tu PC, muestra cada valor encontrado y en cuántos archivos aparece, y restaura los nombres reales en la respuesta de la IA. La detección no es perfecta, así que revisa la lista antes de copiar.