Skutečné případy netvoří jeden dokument. Patří k nim smlouva, tucet e-mailů, dvě faktury a něčí poznámky. Pokud chcete, aby je nástroj AI přečetl společně, musí mít stejná osoba ve všech dokumentech stejný zástupný symbol.
Co se pokazí při zpracování jednoho souboru po druhém
Pokud každý soubor anonymizujete zvlášť, dopadne to takto: ve smlouvě je Maria Lopez Person_1 a její pronajímatel Person_2. V e-mailech začne nástroj znovu počítat, takže pronajímatel je Person_1 a Maria Person_2. Vložte obojí do stejného chatu a AI uvidí dvě různé osoby označené Person_1 a zamění jejich příběhy.
Naruší se i krok obnovení jmen. Kterou osobu má AI na mysli, když odkazuje na Person_1? Klíč pro smlouvu a klíč pro e-maily si odporují.
Jeden případ, jeden klíč
Řešení lze jednoduše popsat. Pro jednoho klienta nebo jeden případ veďte jedinou tabulku zástupných symbolů. Použijte ji v každém dokumentu daného případu. Pak:
- Person_1 je Maria Lopez ve všech souborech, včetně těch, které přidáte příští měsíc.
- AI ji dokáže sledovat napříč smlouvou, e-mailem i fakturou.
- Jedním krokem obnovení jmen je doplníte do všech odpovědí k danému případu.
Ale článek o zástupných symbolech a černých pruzích vysvětluje, proč je důležité, aby označení zůstala stejná pro uvažování AI.
Ručně
Můžete to dělat pomocí tabulky: jeden řádek na osobu nebo společnost, jeden sloupec pro zástupný symbol, jeden pro skutečnou hodnotu a jeden pro varianty zápisu. Každý dokument zpracovávejte se stejnou tabulkou otevřenou. U tří nebo čtyř krátkých souborů je to spolehlivé, ale u většího počtu se to rozpadá: objevují se nové varianty zápisu, v sedmém souboru přehlédnete jméno v zápatí a nikdo si nepamatuje, zda Company_4 označuje banku, nebo pojišťovnu.
Pokud to děláte ručně, přidejte každou novou osobu do tabulky hned, jak se objeví, a každý dokončený soubor ještě jednou prohledejte podle všech jmen v tabulce.
Jak ClientSafe pracuje s případem
- Jeden klient, jeden případ. Dokumenty patří do případů. Přidejte soubory nebo celou složku včetně podsložek. Pokud soubor přidáte dvakrát, nevznikne jeho další kopie.
- Stejné jméno, stejný zástupný symbol. Platí to pro všechny dokumenty případu, včetně různých variant zápisu jednoho jména.
- Proveďte jednu kontrolu. Zrušte zaškrtnutí u nalezené položky a odstraní se ze všech dokumentů případu. Označte něco, co nástroj přehlédl, a nahradí se to ve všech dokumentech včetně těch, které přidáte později.
- Sloučení a rozdělení. Pokud byly dvě varianty zápisu považovány za dvě osoby, sloučte je. Pokud byly dvě osoby považovány za jednu, rozdělte je. Čísla zástupných symbolů se znovu nepoužívají.
- Obnovení jmen. Vložte odpověď AI a skutečná jména se z tabulky daného případu doplní zpět.
- Smažte případ po uzavření věci. Tím se odstraní tabulka i bezpečné kopie. Původní soubory na disku zůstanou beze změny.
Malý příklad
Spor týkající se nájemního vztahu zahrnuje tři dokumenty: nájemní smlouvu, e-mailovou konverzaci a přehled nájemného.
| Skutečný údaj | Zástupný symbol | Vyskytuje se v |
|---|---|---|
| Maria Lopez | Person_1 | Smlouva, e-maily, přehled |
| Northwind Ltd | Company_1 | Smlouva, e-maily |
| 14 Harbor Street | Adresa_1 | Smlouva, přehled |
| j.alvarez@example.com | E-mail_1 | E-maily |
Zeptejte se: „Platila Person_1 nájemné v termínech požadovaných nájemní smlouvou, jak vyplývá z účetní knihy?“ a AI může propojit podmínky nájemní smlouvy s jednotlivými řádky účetní knihy, protože Person_1 a Address_1 v obou označují totéž.
Dotazy napříč dokumenty
Jakmile dokumenty používají stejné zástupné údaje, můžete se ptát na věci, na které jediný soubor nedokáže odpovědět:
- „Vytvořte časovou osu z těchto dokumentů.“
- „Je v e-mailu ohledně data platby něco, co odporuje smlouvě?“
- „Uveďte všechny povinnosti Company_1 napříč dokumenty.“
- „Které faktury souvisejí s prací popsanou ve smlouvě?“
V zadání označte každý dokument, například „Dokument A: nájemní smlouva. Dokument B: e-mailová konverzace.“ AI pak může určit, ze kterého dokumentu dané tvrzení pochází. Pokud je případ rozsáhlý, pošlete dokumenty důležité pro danou otázku, ne celou složku. AI nástroje mají limit, kolik toho dokážou najednou přečíst.
Když se případ rozroste
Sto dokumentů se do jednoho chatu nevejde a ani byste je tam všechny neměli vkládat. Uchovávejte celý případ v nástroji, ve kterém máte uložený klíč, a pro každou otázku vybírejte příslušné pasáže. Zástupné údaje zůstávají stejné bez ohledu na to, kterou podmnožinu dokumentů pošlete — právě proto je důležité mít jeden klíč. Dobrým zvykem je vést si stručný rejstřík dokumentů podle názvu, abyste mohli AI sdělit, odkud pasáž pochází, aniž byste posílali samotný název souboru.
Úskalí
- Dvě záležitosti v jednom případu. Tatáž osoba se může objevit v obou, pokaždé v jiné roli. Záležitosti držte odděleně.
- Stejné jméno, různí lidé. Dvěma klientkám jménem Maria Lopez je třeba přiřadit dva různé zástupné údaje. Nástroj by je neměl bez upozornění sloučit a vy byste to měli zkontrolovat.
- Přidání dokumentů v průběhu práce. Nový soubor přináší nová jména. Vytvořte pro něj novou bezpečnou kopii a pokud se dřívější odpovědi opíraly o chybějící informace, položte doplňující otázky v novém chatu.
- Různé zápisy v různých jazycích. Jméno zapsané dvěma různými písmy označuje jednu osobu. Zkontrolujte sloučené položky.
- Skrytý obsah. Jména se mohou nacházet v komentářích, poznámkách i listech. Viz kontrolním seznamu.
Časté dotazy
Mohu použít jeden případ pro více klientů?
Raději ne. Jeden případ pro každého klienta nebo záležitost zajistí, že zástupné údaje i zpětné nahrazení budou jednoznačné.
Co se stane s čísly, když později přidám soubor?
Lidé, kteří už jsou v případu, si ponechají své zástupné údaje. Noví lidé dostanou další volné číslo.
Mohu zjistit, ve kterých souborech se jméno vyskytuje?
Ano. Panel kontroly uvádí každou nalezenou hodnotu, její zástupný údaj a počet souborů, ve kterých se vyskytuje.
ClientSafe uchovává pro každý případ na vašem počítači jednu sadu zástupných údajů, u každé nalezené hodnoty zobrazuje počet souborů, ve kterých se vyskytuje, a do odpovědi AI vrací skutečná jména. Rozpoznávání není dokonalé, proto si seznam před zkopírováním zkontrolujte.