Namen zwartmaken lijkt veilig en is de juiste methode voor een document dat naar een rechtbank of een andere partij gaat. Maar voor een document dat je door AI wilt laten lezen, is het de verkeerde methode. Hier lees je waarom, aan de hand van een voorbeeld, en waar elke methode thuishoort.
Dezelfde alinea, op drie manieren
Origineel:
Maria Lopez signed a lease with Northwind Ltd on 3 March. Ms. Lopez agreed to pay
1,850 a month. Northwind may end the lease if Maria misses two payments.
Met zwarte balken:
[REDACTED] signed a lease with [REDACTED] on [REDACTED]. [REDACTED] agreed to pay
1,850 a month. [REDACTED] may end the lease if [REDACTED] misses two payments.
Met consistente tijdelijke aanduidingen:
Person_1 signed a lease with Company_1 on Date_1. Person_1 agreed to pay
1,850 a month. Company_1 may end the lease if Person_1 misses two payments.
Vraag de AI: "Wie kan de huurovereenkomst beëindigen en wanneer?" De versie met zwarte balken kan niet met vertrouwen worden beantwoord. De versie met tijdelijke aanduidingen wel: Company_1, als Person_1 twee betalingen mist. In beide gevallen is de identiteit verdwenen. Maar slechts één versie behoudt de structuur.
Wat zwarte balken weghalen
- Wie wie is. Elke balk ziet er hetzelfde uit, waardoor de AI de huurder niet van de verhuurder kan onderscheiden, of de ene getuige niet van de andere.
- Het verband tussen vermeldingen. "Maria", "mevrouw Lopez" en "zij" zijn dezelfde persoon. Balken verbreken dat verband.
- Het soort gegeven. Een persoon, een bedrijf en een adres werken verschillend. Een label met de aanduiding Bedrijf of Adres helpt de AI de zin te lezen.
- Verwijzingen tussen documenten. Als dezelfde persoon in een contract en in een e-mail voorkomt, kunnen balken dat niet laten zien.
De AI gaat dan gissen, geeft een vaag antwoord of vraagt je de ontbrekende gegevens aan te vullen. In elk geval moet je de namen met de hand terugzetten of verlies je het antwoord.
De labels kiezen
Algemene labels per type werken het best: Person_1, Company_1, Address_1, Phone_1, Email_1, Account_1, ID_1, Birthdate_1. Het type vertelt de AI wat voor soort gegeven die leest, en het nummer geeft aan om welk gegeven het gaat. Vermijd labels die een betekenis suggereren die je niet bedoelt. "Huurder" is nuttig als rol, maar klopt niet als dezelfde persoon in een ander document verhuurder is. Rollen horen in je prompt, labels in de tekst.
Gebruik geen initialen. "M.L." is een deel van een naam en kan ook staan voor "Michael Lee".
Wat consistente tijdelijke aanduidingen behouden
Het sleutelwoord is consistent. Eén persoon krijgt hetzelfde label bij elke vermelding en in elk document. Dan kan de AI:
- een persoon volgen door een tijdlijn heen;
- zien welke verplichtingen bij welke partij horen;
- opmerken dat Person_2 in de e-mail dezelfde Person_2 is die de overeenkomst heeft ondertekend;
- een antwoord geven waarin je achteraf de echte namen kunt terugzetten. Zie de heen-en-terugwerkwijze.
Als de nummering in elk bestand opnieuw begint, verlies je het voordeel. Zie werken met een volledige zaak.
Taken waarbij het verschil duidelijk wordt
- Wie is wat aan wie verschuldigd. Vereist dat elke partij apart herkenbaar blijft.
- Een tijdlijn. Vereist dat dezelfde persoon bij elke gebeurtenis wordt herkend.
- Twee versies van een contract vergelijken. Vereist dezelfde labels in beide versies, anders lijkt elke naam een wijziging.
- Tegenstrijdigheden tussen documenten vinden. Vereist dat dezelfde persoon in alle documenten hetzelfde label heeft.
Voor een taak als "maak deze alinea korter" zijn de nadelen van balken gering. Voor alles wat afhangt van relaties, kost het je het antwoord.
Een zwart vlak op een PDF verbergt vaak niets
Er is nog een reden om zwarte balken te vermijden bij bestanden die je naar een AI-tool stuurt. In veel PDF's bedekt een zwarte rechthoek die over tekst is geplaatst de tekst alleen maar. De tekst staat nog steeds in het bestand en kan nog steeds worden geselecteerd, gekopieerd en gelezen door wie of wat het bestand ontvangt. Een correcte redactie verwijdert de tekst zelf, evenals metadata, bladwijzers, bijlagen en formuliervelden.
Als je een PDF moet overhandigen, controleer die dan door alle tekst te selecteren en ergens te plakken. Als de namen verschijnen, zijn ze nooit verwijderd.
Wanneer zwarte balken de juiste keuze zijn
Gebruik echte redactie wanneer het document als document naar iemand anders gaat: de advocaat van de wederpartij, een toezichthouder, een rechtbank of een persbureau. De ontvanger krijgt dan het bestand, de opmaak en de bewijskracht zijn van belang, en het doel is dat niemand de tekst kan terughalen. ClientSafe is niet voor die taak gemaakt. De app maakt een veilige kopie van de tekst voor AI-tools.
De twee taken verschillen. Redactie beschermt een document dat je verstrekt. Een veilige kopie beschermt de cliënt wanneer je een tool vraagt het document te analyseren.
Tijdelijke aanduidingen zijn geen tovermiddel
- De context kan iemand nog steeds identificeren: een zeldzame functietitel, een klein dorp en een datum.
- Door een gemiste spellingsvariant kan een echte naam naast een tijdelijke aanduiding blijven staan. Lees de veilige kopie door voordat je die verstuurt.
- Datums en bedragen blijven staan tenzij je ze vervangt, en soms is het juist de bedoeling dat ze blijven staan.
Maar vergelijking van anonimiseren, pseudonimiseren en redigeren legt uit waar elke term past, en de checklist geeft aan waar je op moet letten.
Veelgestelde vragen
Raakt de AI in de war van labels zoals Person_1?
Nee. Het zijn gewone tokens. Vertel de AI in je prompt wat ze betekenen en dat ze precies zo moeten blijven staan.
Moet ik verschillende labels gebruiken voor verschillende rollen?
Algemene labels per type zijn voldoende. Vermeld de rol in een korte regel in de prompt, bijvoorbeeld: "Person_1 is de huurder".
Kan ik [GEREDIGEERD] gebruiken voor een korte alinea?
Dat kan, maar bij één verborgen alinea midden in een tekst moet de AI nog steeds gissen. Als een tool de vervanging uitvoert, kosten tijdelijke aanduidingen niet meer moeite.
ClientSafe vervangt namen, bedrijven, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen, rekeningnummers, ID-nummers en geboortedata door consistente tijdelijke aanduidingen zoals Person_1 en Company_1. Je ziet elke overeenkomst, vinkt onterechte treffers uit en markeert wat is gemist. Daarna kopieer je de veilige kopie.