Le pratiche reali non consistono in un solo documento. Ci sono un contratto, una dozzina di email, due fatture e gli appunti di qualcuno. Se vuoi che uno strumento di IA li legga insieme, la stessa persona deve avere lo stesso segnaposto in tutti i documenti.
Cosa può andare storto elaborando un file alla volta
Se anonimizza ogni file separatamente, succede questo: nel contratto Maria Lopez è Person_1 e il suo locatore è Person_2. Nelle email, lo strumento ricomincia a contare, quindi il locatore diventa Person_1 e Maria Person_2. Incolla entrambi i file nella stessa chat e l’IA vede due persone diverse chiamate Person_1 e ricostruisce la storia al contrario.
Anche il ripristino non funziona più. Quando l’IA fa riferimento a Person_1, quale dei due intende? La chiave del contratto e quella delle email non corrispondono.
Una pratica, una chiave
La soluzione è semplice da descrivere. Per un cliente o una pratica, mantieni una sola tabella di segnaposto. Tutti i documenti della pratica la usano. Così:
- Person_1 è Maria Lopez in ogni file, compresi quelli che aggiungerai il mese prossimo.
- L’IA può seguirla nel contratto, nell’email e nella fattura.
- Un solo passaggio di ripristino copre tutte le risposte relative alla pratica.
Il l’articolo sui segnaposto e le barre nere spiega perché mantenere le stesse etichette è importante per il ragionamento dell’IA.
Manuale
Puoi farlo con un foglio di calcolo: una riga per ogni persona o azienda, una colonna per il segnaposto, una per il valore reale e una per le varianti ortografiche. Esamina ogni documento tenendo aperto lo stesso foglio. È affidabile per tre o quattro file brevi, ma oltre quel numero non regge: compaiono nuove varianti ortografiche, in un piè di pagina del settimo file sfugge un nome e nessuno ricorda più se Company_4 fosse la banca o la compagnia assicurativa.
Se procedi manualmente, aggiungi ogni nuova persona al foglio non appena compare e cerca ancora una volta in ogni file completato tutti i nomi presenti nel foglio.
Come ClientSafe gestisce un caso
- Un cliente, una pratica. I documenti sono organizzati in casi. Aggiungi file o un’intera cartella, comprese le sottocartelle. Se aggiungi due volte lo stesso file, non viene duplicato.
- Stesso nome, stesso segnaposto. Vale per tutti i documenti del caso, comprese le diverse grafie dello stesso nome.
- Esamina una sola volta. Deseleziona una corrispondenza e verrà rimossa da tutti i documenti del caso. Segnala un elemento che non è stato individuato e verrà sostituito in tutti i documenti, compresi quelli aggiunti in seguito.
- Unisci e separa. Se due grafie sono state considerate come due persone, uniscile. Se due persone sono state considerate come una sola, separale. I numeri dei segnaposto non vengono riutilizzati.
- Ripristina. Incolla la risposta dell’IA e i nomi reali verranno reinseriti utilizzando la tabella del caso.
- Elimina il caso quando la pratica si conclude. In questo modo vengono rimossi la tabella e le copie sicure. I file originali sul tuo disco non vengono toccati.
Un piccolo esempio
Una controversia locativa comprende tre documenti: il contratto di locazione, una conversazione email e un registro dei canoni.
| Valore reale | Segnaposto | Presente in |
|---|---|---|
| Maria Lopez | Person_1 | Contratto di locazione, email, registro |
| Northwind Ltd | Company_1 | Contratto di locazione, email |
| 14 Harbor Street | Address_1 | Contratto di locazione, registro |
| j.alvarez@example.com | Email_1 |
Chiedi «Person_1 ha pagato l’affitto alle date previste dal contratto, secondo il registro?» e l’IA può collegare le condizioni del contratto alle voci del registro, perché Person_1 e Address_1 indicano la stessa cosa in entrambi.
Fare domande su più documenti
Quando i documenti condividono i segnaposto, puoi porre domande a cui un singolo file non può rispondere:
- «Crea una cronologia basata su questi documenti.»
- «L’email contraddice il contratto sulla data di pagamento?»
- «Elenca tutti gli obblighi di Company_1 presenti nei documenti.»
- «Quali fatture riguardano il lavoro descritto nell’accordo?»
Indica ogni documento nel prompt, per esempio: «Documento A: contratto di locazione. Documento B: conversazione email». In questo modo l’IA può dirti da quale documento proviene un’affermazione. Se il caso è voluminoso, invia i documenti pertinenti alla domanda, non l’intera cartella. Gli strumenti di IA hanno dei limiti sulla quantità di contenuti che possono leggere in una volta.
Quando la pratica diventa voluminosa
Cento documenti non entreranno in una sola chat e, in ogni caso, non dovrebbero essere inviati tutti insieme. Mantieni il caso completo nello strumento che conserva la chiave e scegli i passaggi per ogni domanda. I segnaposto restano gli stessi qualunque sottoinsieme invii: è proprio questo il motivo per cui si mantiene un’unica chiave. Una buona abitudine è tenere un breve indice dei documenti con i relativi nomi, così puoi indicare all’IA da quale documento proviene un passaggio senza inviare il nome del file.
Insidie
- Due pratiche in un solo caso. La stessa persona può comparire in entrambe con ruoli diversi. Tieni separate le pratiche.
- Stesso nome, persone diverse. Due clienti chiamate Maria Lopez richiedono due segnaposto. Uno strumento non dovrebbe unirle senza avvisare: verifica.
- Aggiungere documenti a pratica già avviata. Un nuovo file introduce nuovi nomi. Crea per esso una nuova copia sicura e, se le risposte precedenti dipendevano da informazioni mancanti, poni le domande successive in una nuova chat.
- Grafie diverse tra lingue. Un nome scritto in due sistemi di scrittura può riferirsi a una sola persona. Controlla gli elementi uniti.
- Contenuti nascosti. Commenti, note e fogli possono contenere nomi. Vedi la checklist.
Domande frequenti
Posso usare un solo caso per diversi clienti?
È meglio di no. Un caso per cliente o pratica mantiene i segnaposto e il ripristino privi di ambiguità.
Cosa succede ai numeri se aggiungo un file in seguito?
Le persone già presenti nel caso mantengono i propri segnaposto. Le nuove persone ricevono il numero libero successivo.
Posso vedere in quali file compare un nome?
Sì. Il pannello di revisione elenca ogni valore rilevato, il relativo segnaposto e il numero di file in cui compare.
ClientSafe mantiene un unico insieme di segnaposto per ogni caso sul tuo PC, mostra ogni valore rilevato con il numero di file in cui compare e ripristina i nomi reali nella risposta dell’IA. Il rilevamento non è perfetto, quindi controlla l’elenco prima di copiare.