Prawdziwe sprawy to nie pojedynczy dokument. Składają się z umowy, kilkunastu wiadomości e-mail, dwóch faktur i czyichś notatek. Jeśli chcesz, by narzędzie AI analizowało je łącznie, ta sama osoba musi mieć ten sam symbol zastępczy we wszystkich dokumentach.
Co może pójść nie tak przy pracy nad jednym plikiem naraz
Zanonimizuj każdy plik osobno, a otrzymasz taki wynik: w umowie Maria Lopez to Person_1, a jej wynajmujący to Person_2. W wiadomościach e-mail narzędzie zaczyna liczyć od początku, więc wynajmujący to Person_1, a Maria to Person_2. Wklej oba pliki do tego samego czatu, a AI zobaczy dwie różne osoby nazwane Person_1 i pomyli przebieg wydarzeń.
Przywracanie nazwisk również przestaje działać. Gdy AI wspomina Person_1, o kogo chodzi? Klucz dla umowy i klucz dla wiadomości e-mail nie są zgodne.
Jedna sprawa, jeden klucz
Rozwiązanie łatwo opisać. Dla jednego klienta lub sprawy zachowaj jedną tabelę symboli zastępczych. Używaj jej we wszystkich dokumentach dotyczących sprawy. Dzięki temu:
- Person_1 oznacza Marię Lopez w każdym pliku, również w plikach dodanych w przyszłym miesiącu.
- AI może śledzić jej udział w umowie, wiadomości e-mail i fakturze.
- Jedno przywrócenie nazwisk obejmuje wszystkie odpowiedzi dotyczące sprawy.
Ale artykuł o symbolach zastępczych i czarnych paskach wyjaśnia, dlaczego stałe etykiety są ważne dla rozumowania AI.
Ręcznie
Możesz zrobić to w arkuszu kalkulacyjnym: jeden wiersz na osobę lub firmę, jedna kolumna na symbol zastępczy, jedna na prawdziwą wartość i jedna na warianty pisowni. Pracuj nad każdym dokumentem, mając otwarty ten sam arkusz. To niezawodne rozwiązanie w przypadku trzech lub czterech krótkich plików, ale przy większej liczbie przestaje się sprawdzać: pojawiają się nowe warianty pisowni, w siódmym pliku umyka nazwisko w stopce, a nikt nie pamięta, czy Company_4 oznaczał bank, czy ubezpieczyciela.
Jeśli robisz to ręcznie, dodawaj każdą nową osobę do arkusza natychmiast, gdy się pojawi, a następnie ponownie przeszukaj każdy ukończony plik pod kątem wszystkich nazwisk z arkusza.
Jak ClientSafe obsługuje sprawę
- Jeden klient, jedna sprawa. Dokumenty znajdują się w sprawach. Dodaj pliki lub cały folder wraz z podfolderami. Dodany dwukrotnie plik nie zostanie zduplikowany.
- Ta sama nazwa, ten sam placeholder. Dotyczy to wszystkich dokumentów w sprawie, w tym różnych zapisów tego samego nazwiska.
- Sprawdź raz. Odznacz dopasowanie, a zostanie usunięte ze wszystkich dokumentów w sprawie. Oznacz coś, co zostało pominięte, a zostanie to zastąpione we wszystkich dokumentach, również tych dodanych później.
- Scalaj i rozdzielaj. Jeśli dwa warianty pisowni uznano za dwie osoby, scal je. Jeśli dwie osoby uznano za jedną, rozdziel je. Numery placeholderów nie są ponownie używane.
- Przywróć. Wklej odpowiedź AI, a prawdziwe nazwy zostaną przywrócone z tabeli dla tej sprawy.
- Usuń sprawę po zamknięciu sprawy. Spowoduje to usunięcie tabeli i bezpiecznych kopii. Oryginalne pliki na dysku pozostaną nietknięte.
Prosty przykład
Spór dotyczący najmu obejmuje trzy dokumenty: umowę najmu, wątek e-maili i zestawienie czynszu.
| Oryginał | Placeholder | Występuje w |
|---|---|---|
| Maria Lopez | Person_1 | Umowa najmu, e-maile, zestawienie |
| Northwind Ltd | Company_1 | Umowa najmu, e-maile |
| 14 Harbor Street | Address_1 | Umowa najmu, zestawienie |
| j.alvarez@example.com | Email_1 | E-maile |
Zapytaj: „Czy według zestawienia Person_1 płacił czynsz w terminach wymaganych umową najmu?”, a AI może powiązać warunki umowy z pozycjami w zestawieniu, ponieważ Person_1 i Address_1 oznaczają w obu dokumentach to samo.
Zadawanie pytań dotyczących wielu dokumentów
Gdy dokumenty mają wspólne placeholdery, możesz zadawać pytania, na które nie da się odpowiedzieć na podstawie jednego pliku:
- „Ułóż chronologię na podstawie tych dokumentów”.
- „Czy e-mail przeczy umowie w kwestii terminu płatności?”
- „Wymień wszystkie zobowiązania Company_1 wynikające z dokumentów”.
- „Które faktury dotyczą prac opisanych w umowie?”
Oznacz każdy dokument w poleceniu, na przykład: „Dokument A: umowa najmu. Dokument B: wątek e-maili”. AI może wtedy wskazać, z którego dokumentu pochodzi dana informacja. Jeśli sprawa jest obszerna, prześlij dokumenty istotne dla pytania, a nie cały folder. Narzędzia AI mają ograniczenia dotyczące ilości tekstu, którą mogą jednorazowo przetworzyć.
Gdy sprawa rozrasta się do dużych rozmiarów
Stu dokumentów nie da się zmieścić w jednym czacie — i nie należy ich tam wszystkich umieszczać. Zachowaj pełną dokumentację sprawy w narzędziu, które przechowuje klucz, i wybieraj fragmenty do każdego pytania. Niezależnie od tego, który podzbiór wyślesz, placeholdery pozostaną takie same — właśnie dlatego warto używać jednego klucza. Dobrym nawykiem jest prowadzenie krótkiego indeksu dokumentów według nazw, żeby móc wskazać AI, z którego dokumentu pochodzi dany fragment, bez ujawniania samej nazwy pliku.
Pułapki
- Dwie sprawy w jednym przypadku. Ta sama osoba może występować w obu sprawach w innej roli. Trzymaj sprawy osobno.
- To samo nazwisko, różne osoby. Dwóch klientów o imieniu i nazwisku Maria Lopez potrzebuje dwóch placeholderów. Narzędzie nie powinno po cichu ich scalać — sprawdź to.
- Dodawanie dokumentów w późniejszym czasie. Nowy plik może zawierać nowe nazwiska. Utwórz dla niego nową bezpieczną kopię, a jeśli wcześniejsze odpowiedzi zależały od brakujących informacji, zadaj pytania uzupełniające w nowym czacie.
- Różne zapisy w różnych językach. Imię i nazwisko zapisane dwoma alfabetami może oznaczać tę samą osobę. Sprawdź scalone pozycje.
- Ukryta treść. Komentarze, notatki i arkusze mogą zawierać nazwiska. Zobacz liście kontrolnej.
Często zadawane pytania
Czy mogę użyć jednej sprawy dla kilku klientów?
Lepiej nie. Osobna sprawa dla każdego klienta lub tematu ułatwia jednoznaczne przypisanie placeholderów i przywracanie nazw.
Co stanie się z numerami, jeśli później dodam plik?
Osoby już przypisane do sprawy zachowują swoje placeholdery. Nowe osoby otrzymują kolejny wolny numer.
Czy mogę zobaczyć, w których plikach występuje dane nazwisko?
Tak. Panel weryfikacji pokazuje każdą wykrytą wartość, jej placeholder i liczbę plików, w których występuje.
ClientSafe zachowuje na Twoim komputerze jeden zestaw placeholderów dla każdej sprawy, pokazuje każdą wykrytą wartość wraz z liczbą plików, w których występuje, i przywraca prawdziwe imiona i nazwiska w odpowiedzi AI. Wykrywanie nie jest doskonałe, więc przed skopiowaniem sprawdź listę.