Οι πραγματικές υποθέσεις δεν αποτελούνται από ένα έγγραφο. Περιλαμβάνουν μια σύμβαση, μια ντουζίνα email, δύο τιμολόγια και τις σημειώσεις κάποιου. Αν θέλετε ένα εργαλείο ΤΝ να τα διαβάσει όλα μαζί, το ίδιο πρόσωπο πρέπει να έχει το ίδιο σύμβολο υποκατάστασης σε όλα.
Τι μπορεί να πάει στραβά όταν επεξεργάζεστε ένα αρχείο κάθε φορά
Αν ανωνυμοποιήσετε κάθε αρχείο ξεχωριστά, θα έχετε το εξής: στη σύμβαση, η Maria Lopez είναι Person_1 και ο ιδιοκτήτης της είναι Person_2. Στα email, το εργαλείο αρχίζει να μετρά ξανά, οπότε ο ιδιοκτήτης είναι Person_1 και η Maria είναι Person_2. Επικολλήστε και τα δύο στην ίδια συνομιλία και η ΤΝ θα δει δύο διαφορετικά πρόσωπα με το όνομα Person_1 και θα μπερδέψει την ιστορία.
Αποτυγχάνει επίσης το βήμα επαναφοράς. Όταν η ΤΝ αναφέρεται στο Person_1, ποιο από τα δύο εννοεί; Ο πίνακας αντιστοίχισης για τη σύμβαση και ο πίνακας για τα email διαφωνούν.
Μία υπόθεση, ένας ενιαίος πίνακας αντιστοίχισης
Η λύση διατυπώνεται απλά. Για έναν πελάτη ή μία υπόθεση, διατηρήστε έναν ενιαίο πίνακα συμβόλων υποκατάστασης. Κάθε έγγραφο της υπόθεσης χρησιμοποιεί τον ίδιο πίνακα. Έτσι:
- Το Person_1 είναι η Maria Lopez σε κάθε αρχείο, ακόμη και σε όσα προσθέσετε τον επόμενο μήνα.
- Η ΤΝ μπορεί να την παρακολουθεί στη σύμβαση, στο email και στο τιμολόγιο.
- Ένα βήμα επαναφοράς καλύπτει κάθε απάντηση σχετικά με την υπόθεση.
Τις άρθρο για τα σύμβολα υποκατάστασης και τις μαύρες γραμμές εξηγεί γιατί οι σταθερές ετικέτες έχουν σημασία για τη συλλογιστική της ΤΝ.
Με το χέρι
Μπορείτε να το κάνετε με ένα υπολογιστικό φύλλο: μία γραμμή ανά πρόσωπο ή εταιρεία, μία στήλη για το σύμβολο υποκατάστασης, μία για την πραγματική τιμή και μία για τις ορθογραφικές παραλλαγές. Επεξεργαστείτε κάθε έγγραφο έχοντας ανοιχτό το ίδιο φύλλο. Είναι αξιόπιστη μέθοδος για τρία ή τέσσερα σύντομα αρχεία και αποτυγχάνει σε μεγαλύτερη κλίμακα: εμφανίζονται νέες ορθογραφικές παραλλαγές, παραλείπεται ένα όνομα στο υποσέλιδο του έβδομου αρχείου και κανείς δεν θυμάται αν το Company_4 ήταν η τράπεζα ή η ασφαλιστική εταιρεία.
Αν το κάνετε με το χέρι, προσθέτετε κάθε νέο πρόσωπο στο φύλλο μόλις εμφανιστεί και αναζητάτε ξανά σε κάθε ολοκληρωμένο αρχείο όλα τα ονόματα του φύλλου.
Πώς χειρίζεται μια υπόθεση το ClientSafe
- Ένας πελάτης, μία υπόθεση. Τα έγγραφα οργανώνονται σε υποθέσεις. Προσθέστε αρχεία ή έναν ολόκληρο φάκελο, μαζί με τους υποφακέλους. Ένα αρχείο που προσθέτετε δύο φορές δεν αντιγράφεται.
- Το ίδιο όνομα, το ίδιο σύμβολο υποκατάστασης. Εφαρμόζεται σε κάθε έγγραφο της υπόθεσης, συμπεριλαμβανομένων διαφορετικών ορθογραφικών παραλλαγών του ίδιου ονόματος.
- Ελέγξτε μία φορά. Αποεπιλέξτε μια αντιστοίχιση και αφαιρείται από κάθε έγγραφο της υπόθεσης. Επισημάνετε κάτι που δεν εντοπίστηκε και αντικαθίσταται σε όλα τα έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων όσων προσθέσετε αργότερα.
- Συγχώνευση και διαχωρισμός. Αν δύο ορθογραφικές παραλλαγές αντιμετωπίστηκαν ως δύο πρόσωπα, συγχωνεύστε τις. Αν δύο πρόσωπα αντιμετωπίστηκαν ως ένα, διαχωρίστε τα. Οι αριθμοί συμβόλων υποκατάστασης δεν επαναχρησιμοποιούνται.
- Επαναφορά. Επικολλήστε την απάντηση της ΤΝ και τα πραγματικά ονόματα επανέρχονται από τον πίνακα της συγκεκριμένης υπόθεσης.
- Διαγράψτε την υπόθεση όταν ολοκληρωθεί η υπόθεση. Έτσι διαγράφονται ο πίνακας και τα ασφαλή αντίγραφα. Τα πρωτότυπα αρχεία στον δίσκο σας δεν επηρεάζονται.
Ένα μικρό παράδειγμα
Μια διαφορά μίσθωσης περιλαμβάνει τρία έγγραφα: το μισθωτήριο, μια αλληλογραφία email και ένα μητρώο ενοικίου.
| Πραγματικό | Σύμβολο κράτησης θέσης | Εμφανίζεται σε |
|---|---|---|
| Maria Lopez | Person_1 | Μισθωτήριο, email, μητρώο |
| Northwind Ltd | Company_1 | Μισθωτήριο, email |
| 14 Harbor Street | Address_1 | Μισθωτήριο, μητρώο |
| j.alvarez@example.com | Email_1 |
Ρωτήστε «Κατέβαλε η Person_1 το ενοίκιο στις ημερομηνίες που ορίζει η μίσθωση, σύμφωνα με το καθολικό;» και η ΤΝ μπορεί να συσχετίσει τους όρους της μίσθωσης με τις εγγραφές του καθολικού, επειδή τα Person_1 και Address_1 σημαίνουν το ίδιο πράγμα και στα δύο.
Υποβολή ερωτήσεων για πολλά έγγραφα μαζί
Αφού τα έγγραφα χρησιμοποιούν κοινά placeholders, μπορείτε να ρωτήσετε πράγματα που δεν μπορεί να απαντήσει ένα μόνο αρχείο:
- «Δημιούργησε ένα χρονολόγιο από αυτά τα έγγραφα.»
- «Αντιφάσκει το email με τη σύμβαση ως προς την ημερομηνία πληρωμής;»
- «Κατάγραψε όλες τις υποχρεώσεις της Company_1 σε όλα τα έγγραφα.»
- «Ποια τιμολόγια αφορούν τις εργασίες που περιγράφονται στη συμφωνία;»
Σημειώστε κάθε έγγραφο στην προτροπή σας, για παράδειγμα: «Έγγραφο Α: μισθωτήριο. Έγγραφο Β: αλληλογραφία μέσω email.» Έτσι, η ΤΝ μπορεί να σας πει από ποιο έγγραφο προέρχεται μια δήλωση. Αν η υπόθεση είναι μεγάλη, στείλτε τα έγγραφα που σχετίζονται με την ερώτηση, όχι ολόκληρο τον φάκελο. Τα εργαλεία ΤΝ έχουν όρια στην ποσότητα κειμένου που μπορούν να διαβάσουν κάθε φορά.
Όταν η υπόθεση μεγαλώνει
Εκατό έγγραφα δεν χωρούν σε μία συνομιλία, ούτε είναι σωστό να τα στείλετε όλα. Διατηρήστε την υπόθεση πλήρη στο εργαλείο που κρατά το κλειδί και επιλέγετε τα αποσπάσματα για κάθε ερώτηση. Τα placeholders παραμένουν ίδια σε όποιο υποσύνολο κι αν στείλετε· αυτός είναι και ο λόγος που κρατάτε ένα κλειδί. Μια καλή συνήθεια είναι να διατηρείτε ένα σύντομο ευρετήριο των εγγράφων με βάση το όνομά τους, ώστε να μπορείτε να πείτε στην ΤΝ από ποιο έγγραφο προέρχεται ένα απόσπασμα χωρίς να στείλετε το ίδιο το όνομα του αρχείου.
Παγίδες
- Δύο υποθέσεις σε έναν φάκελο. Το ίδιο άτομο μπορεί να εμφανίζεται και στις δύο, με διαφορετικό ρόλο. Κρατήστε τις υποθέσεις χωριστά.
- Ίδιο όνομα, διαφορετικά άτομα. Για δύο πελάτισσες που ονομάζονται Maria Lopez χρειάζονται δύο placeholders. Ένα εργαλείο δεν πρέπει να τις συγχωνεύει σιωπηρά, και εσείς πρέπει να το ελέγξετε.
- Προσθήκη εγγράφων στη μέση της διαδικασίας. Ένα νέο αρχείο φέρνει νέα ονόματα. Δημιουργήστε γι’ αυτό ένα νέο ασφαλές αντίγραφο και κάντε συμπληρωματικές ερωτήσεις σε νέα συνομιλία, αν οι προηγούμενες απαντήσεις βασίζονταν σε πληροφορίες που έλειπαν.
- Διαφορετικές γραφές σε διαφορετικές γλώσσες. Ένα όνομα γραμμένο σε δύο διαφορετικά συστήματα γραφής ανήκει στο ίδιο άτομο. Ελέγξτε τα στοιχεία που συγχωνεύτηκαν.
- Κρυφό περιεχόμενο. Τα σχόλια, οι σημειώσεις και τα φύλλα εργασίας περιέχουν ονόματα. Δείτε τον λίστα ελέγχου.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να χρησιμοποιήσω έναν φάκελο υπόθεσης για πολλούς πελάτες;
Καλύτερα όχι. Ένας φάκελος ανά πελάτη ή υπόθεση διατηρεί τα placeholders και την επαναφορά τους σαφή και χωρίς αμφισημίες.
Τι συμβαίνει με τους αριθμούς αν προσθέσω ένα αρχείο αργότερα;
Τα άτομα που υπάρχουν ήδη στην υπόθεση διατηρούν τα placeholders τους. Τα νέα άτομα παίρνουν τον επόμενο διαθέσιμο αριθμό.
Μπορώ να δω σε ποια αρχεία εμφανίζεται ένα όνομα;
Ναι. Ο πίνακας ελέγχου παραθέτει κάθε τιμή που εντοπίστηκε, το placeholder της και τον αριθμό των αρχείων στα οποία εμφανίζεται.
ClientSafe διατηρεί ένα σύνολο placeholders ανά υπόθεση στον υπολογιστή σας, εμφανίζει κάθε τιμή που εντοπίστηκε μαζί με τον αριθμό των αρχείων στα οποία εμφανίζεται και επαναφέρει τα πραγματικά ονόματα στην απάντηση της ΤΝ. Ο εντοπισμός δεν είναι τέλειος, γι’ αυτό ελέγξτε τη λίστα πριν αντιγράψετε.