Vụ việc thực tế không chỉ gồm một tài liệu. Đó là một hợp đồng, hàng tá email, hai hóa đơn và ghi chú của ai đó. Nếu muốn công cụ AI đọc chúng cùng nhau, cùng một người phải có cùng một ký hiệu giữ chỗ trong tất cả các tài liệu.
Điều gì xảy ra nếu xử lý từng tệp một
Ẩn danh từng tệp riêng lẻ sẽ cho kết quả như sau: trong hợp đồng, Maria Lopez là Person_1 và chủ nhà của cô ấy là Person_2. Trong email, công cụ bắt đầu đếm lại từ đầu, nên chủ nhà là Person_1 còn Maria là Person_2. Dán cả hai vào cùng một cuộc trò chuyện thì AI thấy hai người khác nhau mang tên Person_1 và hiểu sai câu chuyện.
Bước khôi phục cũng bị lỗi. Khi AI nhắc đến Person_1, nó đang nói đến ai? Bảng đối chiếu của hợp đồng và bảng đối chiếu của email không thống nhất.
Một vụ việc, một bảng đối chiếu
Cách khắc phục có thể diễn đạt đơn giản. Với một thân chủ hoặc vụ việc, hãy dùng một bảng ký hiệu giữ chỗ duy nhất. Mọi tài liệu trong vụ việc đều dùng bảng đó. Khi ấy:
- Person_1 là Maria Lopez trong mọi tệp, kể cả những tệp bạn thêm vào tháng sau.
- AI có thể theo dõi cô ấy xuyên suốt hợp đồng, email và hóa đơn.
- Chỉ cần một bước khôi phục cho mọi câu trả lời về vụ việc.
Còn bài viết về ký hiệu giữ chỗ và các dải che đen giải thích vì sao các nhãn nhất quán lại quan trọng đối với khả năng lập luận của AI.
Làm thủ công
Bạn có thể làm việc này bằng bảng tính: mỗi cá nhân hoặc công ty một hàng, một cột cho ký hiệu giữ chỗ, một cột cho giá trị thật và một cột cho các cách viết. Xử lý từng tài liệu khi cùng mở bảng tính. Cách này đáng tin cậy với ba hoặc bốn tệp ngắn, nhưng sẽ không còn ổn khi số lượng vượt quá mức đó: xuất hiện cách viết mới, bỏ sót một cái tên ở chân trang của tệp thứ bảy, và chẳng ai nhớ Company_4 là ngân hàng hay công ty bảo hiểm.
Nếu làm thủ công, hãy thêm từng người mới vào bảng ngay khi họ xuất hiện, rồi tìm kiếm lại từng tệp đã hoàn tất để rà soát mọi tên trong bảng.
ClientSafe xử lý một vụ việc như thế nào
- Mỗi khách hàng một hồ sơ vụ việc. Tài liệu được tổ chức theo vụ việc. Thêm tệp hoặc cả thư mục, bao gồm thư mục con. Một tệp được thêm hai lần sẽ không bị nhân đôi.
- Cùng một tên, cùng một ký hiệu giữ chỗ. Ký hiệu được áp dụng xuyên suốt mọi tài liệu trong vụ việc, kể cả các cách viết khác nhau của cùng một tên.
- Chỉ rà soát một lần. Bỏ chọn một kết quả khớp thì kết quả đó sẽ bị xóa khỏi mọi tài liệu trong vụ việc. Đánh dấu nội dung công cụ bỏ sót thì nội dung đó được thay thế trong tất cả tài liệu, kể cả tài liệu bạn thêm sau này.
- Gộp và tách. Nếu hai cách viết bị coi là hai người, hãy gộp chúng. Nếu hai người bị coi là một, hãy tách họ ra. Số ký hiệu giữ chỗ không được dùng lại.
- Khôi phục. Dán câu trả lời của AI vào và tên thật sẽ được khôi phục từ bảng của vụ việc đó.
- Xóa vụ việc khi vụ việc kết thúc. Thao tác này xóa bảng và các bản sao an toàn. Các tệp gốc trên ổ đĩa của bạn không bị ảnh hưởng.
Một ví dụ nhỏ
Một tranh chấp thuê nhà có ba tài liệu: hợp đồng thuê, chuỗi email và sổ theo dõi tiền thuê.
| Tên thật | Chỗ giữ chỗ | Xuất hiện trong |
|---|---|---|
| Maria Lopez | Person_1 | Hợp đồng thuê, email, sổ theo dõi |
| Northwind Ltd | Company_1 | Hợp đồng thuê, email |
| 14 Harbor Street | Address_1 | Hợp đồng thuê, sổ theo dõi |
| j.alvarez@example.com | Email_1 |
Hãy hỏi: “Theo sổ ghi chép, Person_1 có trả tiền thuê vào những ngày hợp đồng thuê quy định không?” AI có thể đối chiếu các điều khoản trong hợp đồng thuê với các dòng trong sổ ghi chép, vì Person_1 và Address_1 có cùng ý nghĩa trong cả hai tài liệu.
Đặt câu hỏi trên nhiều tài liệu
Khi các tài liệu dùng chung các ký hiệu thay thế, bạn có thể hỏi những điều mà một tệp riêng lẻ không thể trả lời:
- “Lập dòng thời gian từ các tài liệu này.”
- “Email có mâu thuẫn với hợp đồng về ngày thanh toán không?”
- “Liệt kê mọi nghĩa vụ của Company_1 trong các tài liệu.”
- “Hóa đơn nào liên quan đến công việc được mô tả trong thỏa thuận?”
Gắn nhãn cho từng tài liệu trong lời nhắc, chẳng hạn: “Tài liệu A: hợp đồng thuê. Tài liệu B: chuỗi email.” Khi đó, AI có thể cho bạn biết một phát biểu xuất phát từ tài liệu nào. Nếu hồ sơ lớn, hãy gửi những tài liệu liên quan đến câu hỏi, không phải toàn bộ thư mục. Các công cụ AI có giới hạn về lượng thông tin chúng có thể đọc cùng một lúc.
Khi vụ việc trở nên lớn
Một trăm tài liệu sẽ không thể vừa trong một cuộc trò chuyện, và cũng không nên gửi tất cả vào đó. Hãy lưu trữ hồ sơ đầy đủ trong công cụ giữ khóa đối chiếu, rồi chọn các đoạn văn phù hợp cho từng câu hỏi. Các ký hiệu thay thế vẫn giữ nguyên dù bạn gửi tập hợp con nào; đó chính là lý do cần giữ một khóa đối chiếu duy nhất. Một thói quen tốt là lập mục lục ngắn các tài liệu theo tên, để bạn có thể cho AI biết một đoạn trích đến từ tài liệu nào mà không cần gửi tên tệp.
Những điểm dễ sai
- Hai vấn đề trong cùng một hồ sơ. Cùng một người có thể xuất hiện trong cả hai vấn đề nhưng với vai trò khác nhau. Hãy tách riêng từng vấn đề.
- Cùng tên, khác người. Hai khách hàng tên Maria Lopez cần hai ký hiệu thay thế. Công cụ không nên tự ý gộp họ lại, và bạn cần kiểm tra.
- Thêm tài liệu giữa chừng. Tệp mới có thêm những cái tên mới. Hãy tạo một bản sao an toàn mới cho tệp đó và đặt câu hỏi tiếp theo trong cuộc trò chuyện mới nếu các câu trả lời trước đó dựa trên thông tin còn thiếu.
- Cách viết khác nhau giữa các ngôn ngữ. Tên được viết bằng hai hệ chữ khác nhau vẫn có thể là cùng một người. Hãy kiểm tra các mục đã gộp.
- Nội dung ẩn. Bình luận, ghi chú và trang tính cũng có thể chứa tên. Xem danh sách kiểm tra.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể dùng một hồ sơ cho nhiều khách hàng không?
Tốt nhất là không. Mỗi khách hàng hoặc vấn đề nên có một hồ sơ riêng để các ký hiệu thay thế và việc khôi phục thông tin không bị mơ hồ.
Các con số sẽ thay đổi thế nào nếu sau này tôi thêm tệp?
Những người đã có trong hồ sơ vẫn giữ nguyên ký hiệu thay thế. Người mới sẽ nhận số tiếp theo còn trống.
Tôi có thể xem một cái tên xuất hiện trong những tệp nào không?
Có. Bảng rà soát liệt kê từng giá trị được tìm thấy, ký hiệu thay thế tương ứng và số lượng tệp có chứa giá trị đó.
ClientSafe lưu một bộ ký hiệu thay thế cho từng hồ sơ trên máy tính của bạn, hiển thị từng giá trị tìm được cùng số lượng tệp có chứa giá trị đó, rồi khôi phục tên thật trong câu trả lời của AI. Việc phát hiện không hoàn hảo, vì vậy hãy rà soát danh sách trước khi sao chép.