لا تتألف المسائل الحقيقية من مستند واحد. بل من عقد، واثنتي عشرة رسالة بريد إلكتروني، وفاتورتين، وملاحظات شخص ما. وإذا أردت أن تقرأ أداة ذكاء اصطناعي هذه المواد معًا، فيجب إسناد العنصر النائب نفسه إلى الشخص نفسه في جميعها.
ما الذي يحدث عند معالجة ملف واحد في كل مرة
إذا أزلت الهوية من كل ملف على حدة، فستحصل على النتيجة التالية: في العقد، تصبح Maria Lopez هي Person_1 ويصبح مؤجرها Person_2. وفي رسائل البريد الإلكتروني، تبدأ الأداة العد من جديد، فيصبح المؤجر Person_1 وتصبح Maria هي Person_2. ألصق الملفين في المحادثة نفسها، فيرى الذكاء الاصطناعي شخصين مختلفين يُدعيان Person_1، ويفهم القصة على نحو معكوس.
وتتعطل أيضًا خطوة استعادة الأسماء. فعندما يشير الذكاء الاصطناعي إلى Person_1، أي شخص يقصد؟ فالمفتاح الخاص بالعقد لا يتطابق مع مفتاح رسائل البريد الإلكتروني.
مسألة واحدة، ومفتاح واحد
الحل بسيط في وصفه. احتفظ بجدول واحد للعناصر النائبة لكل عميل أو مسألة. واستخدمه في كل مستند من مستندات المسألة. عندها:
- يكون Person_1 هو Maria Lopez في كل ملف، بما في ذلك الملفات التي تضيفها في الشهر القادم.
- يستطيع الذكاء الاصطناعي تتبعها في العقد ورسالة البريد الإلكتروني والفاتورة.
- تُطبَّق خطوة استعادة واحدة على كل الإجابات المتعلقة بالمسألة.
أما المقالة حول العناصر النائبة والأشرطة السوداء تشرح أهمية ثبات التسميات لاستدلال الذكاء الاصطناعي.
يدويًا
يمكنك تنفيذ ذلك باستخدام جدول بيانات: صف واحد لكل شخص أو شركة، وعمود للعنصر النائب، وعمود للقيمة الحقيقية، وعمود لطرق كتابة الاسم. اعمل على كل مستند مع إبقاء الجدول نفسه مفتوحًا. يفي ذلك بالغرض مع ثلاثة أو أربعة ملفات قصيرة، لكنه ينهار عند تجاوز ذلك: تظهر طرق كتابة جديدة، ويُغفل اسم في تذييل الصفحة بالملف السابع، ولا يتذكر أحد ما إذا كان Company_4 هو البنك أم شركة التأمين.
إذا كنت تعمل يدويًا، فأضف كل شخص جديد إلى الجدول فور ظهوره، ثم ابحث مرة أخرى في كل ملف مكتمل عن كل اسم في الجدول.
كيف يتعامل ClientSafe مع ملف قضية
- عميل واحد، وحالة واحدة. تُحفَظ المستندات ضمن قضايا. أضف ملفات أو مجلدًا كاملًا، بما في ذلك المجلدات الفرعية. ولا يتكرر الملف إذا أضفته مرتين.
- الاسم نفسه، والعنصر النائب نفسه. يُطبَّق ذلك على كل مستندات القضية، بما فيها طرق الكتابة المختلفة للاسم نفسه.
- راجع مرة واحدة. أزل علامة الاختيار عن تطابق ما، فيُحذف من كل مستندات القضية. وأشِر إلى شيء لم تكتشفه الأداة، فيُستبدل في جميعها، بما فيها المستندات التي تضيفها لاحقًا.
- ادمج وقسّم. إذا عوملت طريقتان لكتابة الاسم على أنهما شخصان، فادمجهما. وإذا عومل شخصان على أنهما شخص واحد، فقسّمهما. ولا يُعاد استخدام أرقام العناصر النائبة.
- استعد الأسماء. ألصق إجابة الذكاء الاصطناعي، فتُستعاد الأسماء الحقيقية من جدول تلك القضية.
- احذف القضية عند إغلاق المسألة. يؤدي ذلك إلى إزالة الجدول والنسخ الآمنة. ولا يمس الملفات الأصلية الموجودة على قرصك.
مثال صغير
يتضمن نزاع إيجار ثلاثة مستندات: عقد الإيجار، وسلسلة رسائل بريد إلكتروني، وسجل الإيجار.
| الاسم الحقيقي | العنصر النائب | يظهر في |
|---|---|---|
| ماريا لوبيز | Person_1 | عقد الإيجار، ورسائل البريد الإلكتروني، والسجل |
| شركة نورثويند المحدودة | Company_1 | عقد الإيجار، ورسائل البريد الإلكتروني |
| 14 Harbor Street | Address_1 | عقد الإيجار، والسجل |
| j.alvarez@example.com | Email_1 | رسائل البريد الإلكتروني |
اسأل: «هل دفع Person_1 الإيجار في التواريخ التي يشترطها عقد الإيجار، وفقًا للسجل؟» عندها يستطيع الذكاء الاصطناعي الربط بين شروط عقد الإيجار وبنود السجل، لأن Person_1 وAddress_1 يعنيان الشيء نفسه في كليهما.
طرح أسئلة على مجموعة من المستندات
بعد أن تستخدم المستندات عناصر نائبة موحّدة، يمكنك طرح أسئلة لا يستطيع مستند واحد الإجابة عنها:
- «أنشئ تسلسلًا زمنيًا استنادًا إلى هذه المستندات.»
- «هل تتعارض رسالة البريد الإلكتروني مع العقد بشأن تاريخ الدفع؟»
- «اذكر كل التزامات Company_1 عبر المستندات.»
- «ما الفواتير المرتبطة بالعمل الموصوف في الاتفاقية؟»
ضع تسمية لكل مستند في مطالبتك، مثل «المستند A: عقد الإيجار. المستند B: سلسلة رسائل البريد الإلكتروني». عندها يستطيع الذكاء الاصطناعي تحديد المستند الذي ورد منه كل تصريح. وإذا كانت القضية كبيرة، فأرسل المستندات ذات الصلة بالسؤال، لا المجلد بأكمله. فأدوات الذكاء الاصطناعي لها حدود لكمية ما يمكنها قراءته في المرة الواحدة.
عندما تكبر القضية
لن تتسع محادثة واحدة لمئة مستند، ولا ينبغي إرسالها كلها على أي حال. احتفظ بالقضية كاملة في الأداة التي تحتوي على المفتاح، واختر المقاطع المناسبة لكل سؤال. وتظل العناصر النائبة نفسها أيًّا كانت المجموعة الجزئية التي ترسلها، وهذا هو الغرض من الاحتفاظ بمفتاح واحد. ومن العادات الجيدة الاحتفاظ بفهرس موجز للمستندات بحسب الاسم، كي تتمكن من إخبار الذكاء الاصطناعي بمصدر مقطع ما من دون إرسال اسم الملف نفسه.
مواطن الخلل
- مسألتان في قضية واحدة. قد يظهر الشخص نفسه في كلتيهما، ولكن بدور مختلف. أبقِ المسائل منفصلة.
- الاسم نفسه، لكن الأشخاص مختلفون. يحتاج عميلان يُدعيان Maria Lopez إلى عنصرين نائبين مختلفين. ينبغي ألا تدمجهما الأداة بصمت، وعليك التحقق.
- إضافة مستندات في منتصف العمل. قد يجلب الملف الجديد أسماء جديدة. أنشئ له نسخة آمنة جديدة، واطرح أسئلة متابعة في محادثة جديدة إذا كانت الإجابات السابقة تعتمد على معلومات غير متاحة.
- طرق مختلفة لكتابة الأسماء بين اللغات. الاسم المكتوب بنظامي كتابة مختلفين يعود إلى شخص واحد. تحقق من العناصر المدمجة.
- محتوى مخفي. قد تحتوي التعليقات والملاحظات وجداول البيانات على أسماء. راجع القائمة المرجعية.
الأسئلة الشائعة
هل يمكنني استخدام قضية واحدة لعدة عملاء؟
من الأفضل ألا تفعل ذلك. فتخصيص قضية لكل عميل أو مسألة يجعل العناصر النائبة واستعادة الأسماء غير ملتبسة.
ماذا يحدث للأرقام إذا أضفت ملفًا لاحقًا؟
يحتفظ الأشخاص الموجودون بالفعل في القضية بعناصرهم النائبة. ويحصل الأشخاص الجدد على الرقم المتاح التالي.
هل يمكنني معرفة الملفات التي يظهر فيها اسم ما؟
نعم. تسرد لوحة المراجعة كل قيمة عُثر عليها، وعنصرها النائب، وعدد الملفات التي تظهر فيها.
ClientSafe يحتفظ بمجموعة واحدة من العناصر النائبة لكل قضية على حاسوبك، ويعرض كل قيمة عُثر عليها مع عدد الملفات التي تظهر فيها، ويعيد الأسماء الحقيقية إلى إجابة الذكاء الاصطناعي. والكشف ليس مثاليًا، لذا راجع القائمة قبل النسخ.