वास्तविक मामले में सिर्फ एक दस्तावेज़ नहीं होता। उसमें एक अनुबंध, दर्जन भर ईमेल, दो चालान और किसी के नोट शामिल हो सकते हैं। अगर आप चाहते हैं कि कोई AI टूल इन सबको एक साथ पढ़े, तो एक ही व्यक्ति के लिए सभी दस्तावेज़ों में वही प्लेसहोल्डर होना चाहिए।
एक-एक फ़ाइल पर काम करने में क्या गड़बड़ होती है
हर फ़ाइल को अलग-अलग अनाम करने पर यह होता है: अनुबंध में Maria Lopez का प्लेसहोल्डर Person_1 है और उनके मकान-मालिक का Person_2। ईमेल में टूल फिर से गिनती शुरू करता है, इसलिए मकान-मालिक का प्लेसहोल्डर Person_1 हो जाता है और Maria का Person_2। दोनों को एक ही चैट में पेस्ट करें, तो AI को Person_1 नाम के दो अलग-अलग लोग दिखेंगे और वह कहानी उलटी समझ लेगा।
वापस नाम जोड़ने का चरण भी गड़बड़ा जाता है। जब AI, Person_1 का ज़िक्र करता है, तो उसका मतलब किससे है? अनुबंध की कुंजी और ईमेल की कुंजी एक-दूसरे से मेल नहीं खातीं।
एक मामला, एक कुंजी
इसका समाधान बताना आसान है। एक मुवक्किल या मामले के लिए प्लेसहोल्डरों की एक ही तालिका रखें। मामले का हर दस्तावेज़ उसी का इस्तेमाल करे। फिर:
- हर फ़ाइल में, अगले महीने जोड़ी जाने वाली फ़ाइलों समेत, Person_1 का अर्थ Maria Lopez ही होगा।
- AI अनुबंध, ईमेल और चालान में Maria को पहचान सकेगा।
- मामले के बारे में हर जवाब में नाम वापस जोड़ने के लिए एक ही चरण काफी होगा।
लेकिन प्लेसहोल्डरों और काली पट्टियों पर लेख समझाता है कि AI के तर्क के लिए एक ही लेबल का लगातार इस्तेमाल क्यों मायने रखता है।
हाथ से
आप यह काम स्प्रेडशीट से कर सकते हैं: हर व्यक्ति या कंपनी के लिए एक पंक्ति, एक कॉलम प्लेसहोल्डर के लिए, एक वास्तविक जानकारी के लिए और एक वर्तनी के अलग-अलग रूपों के लिए। हर दस्तावेज़ पर काम करते समय वही शीट खुली रखें। तीन या चार छोटी फ़ाइलों के लिए यह भरोसेमंद है, लेकिन उससे ज्यादा होने पर गड़बड़ाने लगता है: वर्तनी के नए रूप मिलते हैं, सातवीं फ़ाइल के पादलेख में कोई नाम छूट जाता है और किसी को याद नहीं रहता कि Company_4 बैंक था या बीमा कंपनी।
अगर आप हाथ से काम करते हैं, तो कोई भी नया व्यक्ति दिखते ही उसे शीट में जोड़ें और हर तैयार फ़ाइल को शीट के हर नाम के लिए एक बार फिर खोजें।
ClientSafe किसी मामले को कैसे संभालता है
- एक क्लाइंट, एक केस। दस्तावेज़ मामलों में रखे जाते हैं। फ़ाइलें या पूरा फ़ोल्डर, उप-फ़ोल्डरों समेत, जोड़ें। एक ही फ़ाइल दो बार जोड़ने पर उसकी दूसरी प्रति नहीं बनती।
- एक ही नाम, एक ही प्लेसहोल्डर। यह मामले के हर दस्तावेज़ में लागू होता है, जिसमें एक ही नाम की अलग-अलग वर्तनियाँ भी शामिल हैं।
- एक बार समीक्षा करें। किसी मेल पर टिक हटाएँ और वह मामले के हर दस्तावेज़ से हट जाएगा। टूल से छूटी हुई किसी चीज़ को चिह्नित करें, तो वह सभी दस्तावेज़ों में बदल दी जाएगी, बाद में जोड़े जाने वाले दस्तावेज़ों में भी।
- मिलाएँ और अलग करें। अगर वर्तनी के दो रूपों को दो लोगों के रूप में लिया गया हो, तो उन्हें मिलाएँ। अगर दो लोगों को एक ही माना गया हो, तो उन्हें अलग करें। प्लेसहोल्डर नंबर दोबारा इस्तेमाल नहीं होते।
- वास्तविक नाम वापस जोड़ें। AI का जवाब पेस्ट करें और उस मामले की तालिका से वास्तविक नाम वापस आ जाएँगे।
- मामला हटाएँ जब मामला बंद हो जाए। इससे तालिका और सुरक्षित प्रतियाँ हट जाती हैं। आपकी डिस्क पर मौजूद मूल फ़ाइलों को नहीं छुआ जाता।
एक छोटा उदाहरण
किरायेदारी विवाद में तीन दस्तावेज़ हैं: किराया-पट्टा, ईमेल वार्तालाप और किराये का लेजर।
| वास्तविक | प्लेसहोल्डर | इनमें दिखाई देता है |
|---|---|---|
| Maria Lopez | Person_1 | किराया-पट्टा, ईमेल, लेजर |
| Northwind Ltd | Company_1 | किराया-पट्टा, ईमेल |
| 14 Harbor Street | Address_1 | किराया-पट्टा, लेजर |
| j.alvarez@example.com | Email_1 | ईमेल |
पूछें, "क्या Person_1 ने बहीखाते के अनुसार, लीज़ में तय तारीखों पर किराया दिया?" AI लीज़ की शर्तों को बहीखाते की प्रविष्टियों से जोड़ सकता है, क्योंकि Person_1 और Address_1 दोनों में एक ही चीज़ का मतलब है।
कई दस्तावेज़ों में सवाल पूछना
जब दस्तावेज़ों में एक ही प्लेसहोल्डर हों, तो आप ऐसे सवाल पूछ सकते हैं जिनका जवाब कोई एक फ़ाइल नहीं दे सकती:
- "इन दस्तावेज़ों से एक समयरेखा बनाइए।"
- "क्या ईमेल में भुगतान की तारीख को लेकर अनुबंध का खंडन किया गया है?"
- "दस्तावेज़ों में Company_1 की हर ज़िम्मेदारी की सूची बनाइए।"
- "कौन-से चालान समझौते में बताए गए काम से जुड़े हैं?"
अपने प्रॉम्प्ट में हर दस्तावेज़ को नाम दें, उदाहरण के लिए, "दस्तावेज़ A: लीज़। दस्तावेज़ B: ईमेल का संवाद।" फिर AI बता सकता है कि कोई बात किस दस्तावेज़ से आई है। मामला बड़ा हो, तो पूरे फ़ोल्डर के बजाय सवाल के लिए ज़रूरी दस्तावेज़ भेजें। AI टूल एक बार में कितना पढ़ सकते हैं, इसकी सीमा होती है।
जब मामला बड़ा हो जाए
सौ दस्तावेज़ एक चैट में नहीं समा पाएँगे, और उन्हें एक साथ भेजना भी नहीं चाहिए। उस टूल में मामले की पूरी सामग्री रखें जिसमें मुख्य कुंजी मौजूद है, और हर सवाल के लिए चुनिंदा अंश भेजें। आप जो भी उपसमूह भेजें, प्लेसहोल्डर वही रहते हैं—एक ही कुंजी रखने का यही उद्देश्य है। एक अच्छा तरीका है कि दस्तावेज़ों के नामों की छोटी-सी सूची रखें, ताकि फ़ाइल का नाम भेजे बिना AI को बता सकें कि कोई अंश किस दस्तावेज़ से आया है।
समस्याएँ
- एक मामले में दो अलग विषय। एक ही व्यक्ति दोनों में अलग-अलग भूमिका में दिखाई दे सकता है। मामलों को अलग रखें।
- एक ही नाम, अलग-अलग लोग। Maria Lopez नाम के दो मुवक्किलों के लिए दो अलग प्लेसहोल्डर चाहिए। किसी टूल को चुपचाप दोनों को एक नहीं मानना चाहिए, और आपको इसकी जाँच करनी चाहिए।
- बीच में दस्तावेज़ जोड़ना। नई फ़ाइल में नए नाम हो सकते हैं। उसके लिए एक नई सुरक्षित प्रति बनाएँ। अगर पहले के जवाब अधूरी जानकारी पर निर्भर थे, तो आगे के सवाल नई चैट में पूछें।
- अलग-अलग भाषाओं में वर्तनी के अलग रूप। दो लिपियों में लिखा गया एक नाम एक ही व्यक्ति का हो सकता है। मिलाए गए आइटम जाँचें।
- छिपी हुई सामग्री। टिप्पणियों, नोट्स और शीटों में भी नाम होते हैं। देखें जाँच-सूची.
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या मैं एक मामले में कई मुवक्किलों के दस्तावेज़ रख सकता/सकती हूँ?
बेहतर होगा कि ऐसा न करें। हर मुवक्किल या मामले के लिए अलग केस रखने से प्लेसहोल्डर और उन्हें वापस असली नामों से बदलने की प्रक्रिया स्पष्ट रहती है।
बाद में फ़ाइल जोड़ने पर नंबरों का क्या होगा?
मामले में पहले से मौजूद लोगों के प्लेसहोल्डर वही रहेंगे। नए लोगों को अगला उपलब्ध नंबर मिलेगा।
क्या मैं देख सकता/सकती हूँ कि कोई नाम किन फ़ाइलों में आता है?
हाँ। समीक्षा पैनल में मिली हर प्रविष्टि, उसका प्लेसहोल्डर और यह दिखता है कि वह कितनी फ़ाइलों में आती है।
ClientSafe हर मामले के लिए प्लेसहोल्डर का एक ही सेट आपके PC पर रखता है, मिली हर प्रविष्टि के साथ यह दिखाता है कि वह कितनी फ़ाइलों में आती है, और AI के जवाब में असली नाम वापस रखता है। पहचान की प्रक्रिया पूरी तरह सटीक नहीं होती, इसलिए कॉपी करने से पहले सूची की समीक्षा करें।