Bir dosyanın tamamıyla çalışma: çok sayıda belge, tek bir yer tutucu kümesi

Gerçek meseleler tek bir belgeden ibaret değildir. Bir sözleşme, bir düzine e-posta, iki fatura ve birinin notlarından oluşurlar. Yapay zekâ aracının bunları birlikte okumasını istiyorsanız, aynı kişinin tüm belgelerde aynı yer tutucuyla gösterilmesi gerekir.

Her dosyayı ayrı ayrı işlerken ne ters gider

Her dosyayı ayrı ayrı anonimleştirirseniz şöyle olur: sözleşmede Maria Lopez Person_1, ev sahibi Person_2 olur. E-postalarda araç yeniden saymaya başlar; bu kez ev sahibi Person_1, Maria ise Person_2 olur. İkisini aynı sohbete yapıştırdığınızda yapay zekâ, Person_1 adında iki farklı kişi görür ve olayları birbirine karıştırır.

Geri yükleme adımı da bozulur. Yapay zekâ Person_1'a atıfta bulunduğunda hangisini kasteder? Sözleşmenin anahtarıyla e-postaların anahtarı birbiriyle uyuşmaz.

Tek mesele, tek anahtar

Çözümü basitçe ifade edebiliriz. Bir müvekkil ya da mesele için tek bir yer tutucu tablosu kullanın. Meseledeki her belge bu tabloyu kullanır. Böylece:

• Person_1, gelecek ay ekleyeceğiniz dosyalar da dâhil olmak üzere her dosyada Maria Lopez olur.
• Yapay zekâ onu sözleşme, e-posta ve fatura boyunca takip edebilir.
• Meseleyle ilgili tüm yanıtlar tek bir geri yükleme adımında kapsanır.

Ama cümlelerinizin yer tutucular ve siyah şeritler hakkındaki makalemiz aynı kalan etiketlerin yapay zekânın akıl yürütmesi açısından neden önemli olduğunu açıklıyor.

Elle

Bunu bir elektronik tabloyla yapabilirsiniz: her kişi ya da şirket için bir satır, yer tutucu için bir sütun, gerçek değer için bir sütun ve yazım biçimleri için bir sütun. Her belgeyi aynı tablo açıkken gözden geçirin. Üç ya da dört kısa dosyada güvenilir bir yöntemdir; bunun ötesinde işler sarpa sarar: yeni yazım biçimleri ortaya çıkar, yedinci dosyanın altbilgisindeki bir ad gözden kaçar ve kimse Company_4'ün banka mı yoksa sigorta şirketi mi olduğunu hatırlamaz.

Elle yapıyorsanız, yeni bir kişiyle karşılaştığınız anda onu tabloya ekleyin ve tamamladığınız her dosyada tablodaki tüm adları bir kez daha arayın.

ClientSafe bir dosyayı nasıl ele alır

• Her müşteri için bir dosya. Belgeler vakalarda tutulur. Dosyalar veya alt klasörleriyle birlikte tüm bir klasörü ekleyin. Bir dosyayı iki kez eklerseniz kopyası oluşturulmaz.
• Aynı ad, aynı yer tutucu. Bu, farklı yazım biçimleri de dâhil olmak üzere dosyadaki tüm belgelerde geçerlidir.
• Bir kez gözden geçirin. Bir eşleşmenin işaretini kaldırırsanız o, vakadaki tüm belgelerden kaldırılır. Atladığı bir şeyi işaretlerseniz bu, daha sonra ekleyeceğiniz belgeler de dâhil olmak üzere hepsinde değiştirilir.
• Birleştirin ve ayırın. İki yazım biçimi iki ayrı kişi olarak ele alındıysa bunları birleştirin. İki kişi tek kişi olarak ele alındıysa ayırın. Yer tutucu numaraları yeniden kullanılmaz.
• Geri yükleyin. Yapay zekânın yanıtını yapıştırın; gerçek adlar o dosyanın tablosundan geri getirilir.
• Dosyayı silin konu kapandığında. Böylece tablo ve güvenli kopyalar silinir. Diskinizdeki özgün dosyalara dokunulmaz.

Küçük bir örnek

Bir kira uyuşmazlığında üç belge var: kira sözleşmesi, bir e-posta yazışması dizisi ve kira defteri.

"Kira defterine göre Person_1, sözleşmenin gerektirdiği tarihlerde kirayı ödedi mi?" diye sorun. Yapay zekâ sözleşme koşullarını defterdeki kayıtlarla ilişkilendirebilir; çünkü Person_1 ile Address_1 her iki belgede de aynı anlama gelir.

Belgeler arasında soru sorma

Belgeler aynı yer tutucuları kullandığında, tek bir dosyanın yanıtlayamayacağı soruları sorabilirsiniz:

• "Bu belgelerden bir zaman çizelgesi oluştur."
• "E-posta, ödeme tarihi konusunda sözleşmeyle çelişiyor mu?"
• "Belgeler genelinde Company_1'ün tüm yükümlülüklerini listele."
• "Hangi faturalar sözleşmede açıklanan işle ilgili?"

İsteminizde her belgeyi etiketleyin; örneğin, "Belge A: kira sözleşmesi. Belge B: e-posta yazışmaları." Böylece yapay zekâ bir ifadenin hangi belgeden geldiğini söyleyebilir. Dosya büyükse, tüm klasörü değil soruyla ilgili belgeleri gönderin. Yapay zekâ araçlarının bir kerede okuyabilecekleri miktar sınırlıdır.

Dosya büyüdüğünde

Yüz belgeyi tek bir sohbete sığdıramazsınız; zaten hepsini göndermemelisiniz. Anahtarı tutan araçta vakayı eksiksiz biçimde saklayın ve her soru için ilgili bölümleri seçin. Tek bir anahtar bulundurmanın amacı da budur: hangi alt kümeyi gönderirseniz gönderin yer tutucular aynı kalır. İyi bir alışkanlık olarak belgelerin adlarına göre kısa bir dizinini tutun; böylece dosya adını göndermeden yapay zekâya bir bölümün hangi belgeden geldiğini söyleyebilirsiniz.

Hatalar ve sorunlar

• Tek dosyada iki konu. Aynı kişi her ikisinde de farklı bir rolle yer alabilir. Konuları birbirinden ayrı tutun.
• Aynı ad, farklı kişiler. Maria Lopez adında iki müvekkil için iki ayrı yer tutucu gerekir. Bir araç bunları sessizce birleştirmemeli; siz de kontrol etmelisiniz.
• Belgeleri sonradan eklemek. Yeni bir dosya yeni adlar getirir. O dosya için yeni bir güvenli kopya oluşturun ve önceki yanıtlar eksik bilgilere dayanıyorsa yeni bir sohbette devam soruları sorun.
• Diller arasında farklı yazım biçimleri. İki farklı alfabeyle yazılmış bir ad tek bir kişiye aittir. Birleştirilen öğeleri kontrol edin.
• Gizli içerik. Yorumlarda, notlarda ve çalışma sayfalarında adlar bulunabilir. Şuraya bakın kontrol listesinde.

Sık sorulan sorular

Birden fazla müvekkil için tek dosya kullanabilir miyim?

Kullanmamanız daha iyi olur. Her müvekkil veya konu için ayrı bir vaka tutmak, yer tutucuların ve geri yükleme işleminin karışıklığa yol açmasını önler.

Daha sonra dosya eklersem numaralara ne olur?

Vakada zaten bulunan kişiler yer tutucularını korur. Yeni kişilere sıradaki boş numara verilir.

Bir adın hangi dosyalarda geçtiğini görebilir miyim?

Evet. İnceleme panelinde bulunan her değer, yer tutucusu ve kaç dosyada geçtiği listelenir.

ClientSafe Bilgisayarınızda vaka başına tek bir yer tutucu kümesi tutar, bulunan her değeri kaç dosyada geçtiğiyle birlikte gösterir ve gerçek adları yapay zekânın yanıtına geri ekler. Algılama kusursuz değildir; bu nedenle kopyalamadan önce listeyi gözden geçirin.