실제 업무는 문서 하나로 이루어지지 않습니다. 계약서 한 건, 이메일 열두 통, 송장 두 장, 누군가의 메모가 함께 있습니다. AI 도구가 이 자료들을 함께 읽게 하려면 동일한 사람이 모든 자료에서 동일한 플레이스홀더를 사용해야 합니다.
파일을 하나씩 처리할 때 생기는 문제
파일을 각각 비식별화하면 이런 상황이 생깁니다. 계약서에서는 Maria Lopez가 Person_1이고 임대인이 Person_2입니다. 이메일에서는 도구가 다시 번호를 매기기 시작하므로 임대인은 Person_1, Maria는 Person_2가 됩니다. 둘 다 같은 채팅에 붙여 넣으면 AI는 Person_1이라는 이름을 가진 서로 다른 두 사람이 있다고 판단해 내용을 거꾸로 이해합니다.
복원 단계도 제대로 작동하지 않습니다. AI가 Person_1을 언급할 때 누구를 뜻하는 걸까요? 계약서용 키와 이메일용 키가 서로 일치하지 않습니다.
사건 하나에 키 하나
해결 방법은 간단합니다. 고객 또는 사건 하나마다 플레이스홀더 표 하나를 유지하세요. 해당 사건의 모든 문서에서 같은 표를 사용합니다. 그러면 다음과 같이 됩니다.
- 모든 파일에서 Person_1는 Maria Lopez를 뜻하며, 다음 달에 추가하는 파일에서도 마찬가지입니다.
- AI가 계약서, 이메일 및 송장에 걸쳐 그녀에 관한 내용을 추적할 수 있습니다.
- 사건에 관한 모든 답변을 한 번에 복원할 수 있습니다.
하지만 플레이스홀더와 검은색 막대에 관한 기사 에서는 일관된 레이블이 AI의 추론에 중요한 이유를 설명합니다.
수작업으로 처리하기
스프레드시트로 직접 처리할 수도 있습니다. 사람이나 회사마다 한 행을 만들고, 플레이스홀더용 열 하나, 실제 값용 열 하나, 표기 형태용 열 하나를 둡니다. 각 문서를 처리할 때 같은 스프레드시트를 열어 둡니다. 짧은 파일 서너 개에는 신뢰할 만한 방법이지만 그 이상부터는 제대로 관리하기 어렵습니다. 새 표기가 나타나고, 일곱 번째 파일에서 바닥글의 이름을 놓치며, Company_4가 은행이었는지 보험회사였는지 아무도 기억하지 못합니다.
수작업으로 처리한다면 새로운 사람이 나타나는 즉시 그 이름을 스프레드시트에 추가하고, 완료한 각 파일에서 스프레드시트의 모든 이름을 한 번 더 검색하세요.
ClientSafe가 사건을 처리하는 방법
- 고객 한 명당 사건 하나. 문서는 사건별로 관리됩니다. 하위 폴더를 포함해 파일 하나 또는 폴더 전체를 추가하세요. 이미 추가한 파일을 다시 추가해도 중복되지 않습니다.
- 같은 이름에는 같은 플레이스홀더를 사용합니다. 이름 표기가 달라도 사건의 모든 문서에 걸쳐 동일하게 적용됩니다.
- 한 번 검토하세요. 일치 항목의 체크를 해제하면 사건의 모든 문서에서 해당 항목이 제거됩니다. 놓친 항목을 표시하면 나중에 추가하는 문서를 포함해 모든 문서에서 해당 항목이 바뀝니다.
- 병합 및 분리. 두 가지 표기가 서로 다른 사람으로 처리되었다면 병합하세요. 두 사람이 한 사람으로 처리되었다면 분리하세요. 플레이스홀더 번호는 재사용하지 않습니다.
- 복원. AI의 답변을 붙여 넣으면 해당 사건의 표에 따라 실제 이름이 되돌아옵니다.
- 사건 삭제 사건이 종료되면 삭제하세요. 그러면 표와 안전 사본이 제거됩니다. 디스크의 원본 파일에는 손대지 않습니다.
간단한 예시
임대차 분쟁에 문서가 세 개 있습니다. 임대차 계약서, 이메일 대화, 임대료 원장입니다.
| 실제 이름 | 플레이스홀더 | 등장 문서 |
|---|---|---|
| Maria Lopez | Person_1 | 임대차 계약서, 이메일, 원장 |
| Northwind Ltd | Company_1 | 임대차 계약서, 이메일 |
| 14 Harbor Street | Address_1 | 임대차 계약서, 원장 |
| j.alvarez@example.com | Email_1 | 이메일 |
"임대차 계약서에서 정한 날짜에 Person_1가 임대료를 냈나요? 원장에 따르면 어떤가요?"라고 물으면, Person_1와 Address_1이 두 문서에서 같은 것을 뜻하므로 AI가 임대차 계약 조건과 원장의 항목을 연결할 수 있습니다.
여러 문서에 걸쳐 질문하기
문서 전체에서 플레이스홀더를 공유하면 문서 하나만으로는 답할 수 없는 질문을 할 수 있습니다.
- "이 문서들로 연대표를 만들어 주세요."
- "지급일에 관해 이메일 내용이 계약과 모순되나요?"
- "문서 전반에 걸친 Company_1의 모든 의무를 나열해 주세요."
- "계약서에 설명된 작업과 관련된 송장은 무엇인가요?"
프롬프트에서 각 문서에 이름을 붙이세요. 예를 들어 "문서 A: 임대차 계약서. 문서 B: 이메일 대화."라고 할 수 있습니다. 그러면 AI가 어떤 문서에서 특정 내용을 가져왔는지 알려줄 수 있습니다. 사건 규모가 크다면 폴더 전체가 아니라 질문에 필요한 문서만 보내세요. AI 도구는 한 번에 읽을 수 있는 양에 제한이 있습니다.
사건 규모가 커질 때
문서 100개를 채팅 하나에 모두 넣을 수는 없으며, 모두 넣어서도 안 됩니다. 키를 보관하는 도구에 사건 전체를 빠짐없이 보관하고 각 질문에 필요한 부분을 선택하세요. 어떤 하위 집합을 보내더라도 플레이스홀더는 그대로 유지됩니다. 이것이 키를 하나만 유지하는 이유입니다. 문서 이름을 간단히 색인으로 만들어 두면 파일 이름 자체를 보내지 않고도 AI에게 어떤 문서에서 가져온 내용인지 알려줄 수 있습니다.
주의할 점
- 사건 하나에 사안 두 개. 같은 사람이 두 사안에 모두 등장하더라도 맡은 역할은 다를 수 있습니다. 사안별로 분리해 두세요.
- 이름은 같지만 서로 다른 사람. Maria Lopez라는 고객이 두 명이라면 서로 다른 플레이스홀더를 사용해야 합니다. 도구가 두 사람을 알아서 합쳐서는 안 되며, 사용자도 확인해야 합니다.
- 중간에 문서를 추가하는 경우. 새 파일에는 새로운 이름이 등장할 수 있습니다. 새 안전 사본을 만들고, 앞선 답변이 누락된 정보에 의존했다면 새 채팅에서 후속 질문을 하세요.
- 언어별로 표기가 다른 경우. 두 가지 문자 체계로 적힌 이름은 한 사람을 가리킵니다. 병합된 항목을 확인하세요.
- 숨겨진 콘텐츠. 메모, 비고 및 시트에도 이름이 들어갈 수 있습니다. 다음을 참조하세요. 체크리스트.
자주 묻는 질문
고객 여러 명에게 사건 하나를 사용해도 되나요?
권장하지 않습니다. 고객 또는 사안마다 사건을 하나씩 두면 플레이스홀더와 복원 결과를 명확하게 구분할 수 있습니다.
나중에 파일을 추가하면 번호는 어떻게 되나요?
사건에 이미 포함된 사람은 기존 플레이스홀더를 유지합니다. 새로운 사람에게는 다음으로 사용 가능한 번호가 부여됩니다.
이름이 어느 파일에 등장하는지 확인할 수 있나요?
예. 검토 패널에는 감지된 각 값, 해당 플레이스홀더 및 그 값이 등장하는 파일 수가 표시됩니다.
ClientSafe 은 사건별로 플레이스홀더 집합 하나를 PC에 보관하고, 감지된 각 값과 해당 값이 등장하는 파일 수를 보여주며, AI의 답변에서 실제 이름을 복원합니다. 감지가 완벽하지 않으므로 복사하기 전에 목록을 검토하세요.