Perkara nyata bukan hanya satu dokumen. Isinya bisa berupa kontrak, belasan email, dua faktur, dan catatan seseorang. Jika Anda ingin alat AI membaca semuanya secara bersamaan, orang yang sama harus menggunakan placeholder yang sama di semua dokumen.
Masalah saat menangani satu berkas pada satu waktu
Samarkan setiap berkas secara terpisah, dan hasilnya akan seperti ini: dalam kontrak, Maria Lopez adalah Person_1 dan pemilik rumahnya adalah Person_2. Dalam email, alat mulai menghitung lagi, sehingga pemilik rumahnya menjadi Person_1 dan Maria menjadi Person_2. Tempelkan keduanya ke obrolan yang sama dan AI akan melihat dua orang berbeda bernama Person_1, lalu salah memahami alur ceritanya.
Langkah pemulihan juga akan bermasalah. Ketika AI menyebut Person_1, yang mana maksudnya? Kunci untuk kontrak dan kunci untuk email tidak cocok.
Satu perkara, satu kunci
Solusinya mudah dijelaskan. Untuk satu klien atau perkara, gunakan satu tabel placeholder. Setiap dokumen dalam perkara tersebut menggunakan tabel yang sama. Dengan demikian:
- Person_1 adalah Maria Lopez di setiap berkas, termasuk berkas yang Anda tambahkan bulan depan.
- AI dapat mengikuti Maria dalam kontrak, email, dan faktur.
- Satu langkah pemulihan mencakup semua jawaban tentang perkara tersebut.
Namun, Artikel tentang placeholder dan kotak hitam menjelaskan mengapa label yang tetap sama penting bagi penalaran AI.
Secara manual
Anda dapat melakukannya dengan lembar kerja: satu baris untuk setiap orang atau perusahaan, satu kolom untuk placeholder, satu untuk nilai sebenarnya, dan satu untuk variasi ejaan. Kerjakan setiap dokumen dengan lembar yang sama tetap terbuka. Cara ini dapat diandalkan untuk tiga atau empat berkas pendek, tetapi berantakan jika jumlahnya lebih banyak: muncul variasi ejaan baru, nama di bagian kaki halaman terlewat dalam berkas ketujuh, dan tidak ada yang ingat apakah Company_4 adalah bank atau perusahaan asuransi.
Jika mengerjakannya secara manual, tambahkan setiap orang baru ke lembar tersebut saat pertama kali muncul, lalu cari kembali setiap nama dalam lembar itu di setiap berkas yang sudah selesai.
Cara ClientSafe menangani perkara
- Satu klien, satu kasus. Dokumen berada dalam kasus. Tambahkan file atau seluruh folder, termasuk subfolder. File yang Anda tambahkan dua kali tidak akan diduplikasi.
- Nama yang sama, placeholder yang sama. Ini berlaku untuk setiap dokumen dalam kasus, termasuk berbagai ejaan dari satu nama.
- Tinjau sekali. Hapus centang pada satu kecocokan, dan kecocokan itu akan dihapus dari setiap dokumen dalam kasus. Tandai sesuatu yang terlewat, dan itu akan diganti di semua dokumen, termasuk dokumen yang Anda tambahkan nanti.
- Gabungkan dan pisahkan. Jika dua ejaan dianggap sebagai dua orang, gabungkan. Jika dua orang dianggap sebagai satu orang, pisahkan. Nomor placeholder tidak digunakan kembali.
- Pulihkan. Tempel jawaban AI, lalu nama asli akan dikembalikan dari tabel untuk kasus tersebut.
- Hapus kasus saat urusan selesai. Tindakan ini menghapus tabel dan salinan aman. File asli di disk Anda tidak akan disentuh.
Contoh sederhana
Sengketa sewa memiliki tiga dokumen: perjanjian sewa, rangkaian email, dan buku besar uang sewa.
| Asli | Placeholder | Muncul di |
|---|---|---|
| Maria Lopez | Person_1 | Perjanjian sewa, email, buku besar |
| Northwind Ltd | Company_1 | Perjanjian sewa, email |
| 14 Harbor Street | Address_1 | Perjanjian sewa, buku besar |
| j.alvarez@example.com | Email_1 |
Tanyakan, "Menurut buku besar, apakah Person_1 membayar uang sewa pada tanggal yang diwajibkan dalam perjanjian sewa?" AI dapat menghubungkan ketentuan perjanjian sewa dengan baris-baris dalam buku besar, karena Person_1 dan Address_1 berarti hal yang sama di keduanya.
Mengajukan pertanyaan berdasarkan beberapa dokumen
Setelah dokumen menggunakan placeholder yang sama, Anda dapat menanyakan hal-hal yang tidak bisa dijawab dari satu file saja:
- "Buat linimasa dari dokumen-dokumen ini."
- "Apakah email bertentangan dengan kontrak mengenai tanggal pembayaran?"
- "Daftarkan setiap kewajiban Company_1 di seluruh dokumen."
- "Faktur mana yang terkait dengan pekerjaan yang dijelaskan dalam perjanjian?"
Beri label pada setiap dokumen dalam prompt Anda, misalnya "Dokumen A: perjanjian sewa. Dokumen B: rangkaian email." Dengan begitu, AI dapat memberi tahu dokumen mana yang menjadi sumber suatu pernyataan. Jika kasusnya besar, kirim dokumen yang relevan dengan pertanyaan, bukan seluruh folder. Jumlah yang dapat dibaca sekaligus oleh alat AI terbatas.
Saat perkara bertambah besar
Seratus dokumen tidak akan muat dalam satu obrolan, dan semuanya juga tidak seharusnya dimasukkan. Simpan kasus lengkap dalam alat yang memegang kuncinya, lalu pilih bagian yang diperlukan untuk setiap pertanyaan. Placeholder tetap sama untuk subset mana pun yang Anda kirim; itulah tujuan menggunakan satu kunci. Kebiasaan yang baik adalah menyimpan indeks singkat dokumen berdasarkan nama, agar Anda dapat memberi tahu AI dari dokumen mana suatu bagian berasal tanpa mengirimkan nama filenya.
Hal-hal yang perlu diperhatikan
- Dua urusan dalam satu kasus. Orang yang sama mungkin muncul dalam keduanya, dengan peran yang berbeda. Pisahkan urusan-urusan tersebut.
- Nama sama, orang berbeda. Dua klien bernama Maria Lopez memerlukan dua placeholder. Alat tidak seharusnya menggabungkan mereka secara diam-diam, dan Anda harus memeriksanya.
- Menambahkan dokumen di tengah proses. File baru membawa nama-nama baru. Buat salinan aman yang baru untuk file tersebut dan ajukan pertanyaan lanjutan dalam obrolan baru jika jawaban sebelumnya bergantung pada informasi yang belum ada.
- Ejaan berbeda antarbahasa. Nama yang ditulis dalam dua aksara merujuk pada satu orang. Periksa item yang digabungkan.
- Konten tersembunyi. Komentar, catatan, dan lembar kerja dapat memuat nama. Lihat daftar periksa.
Pertanyaan yang sering diajukan
Bisakah saya menggunakan satu kasus untuk beberapa klien?
Sebaiknya jangan. Satu kasus per klien atau urusan akan menjaga agar placeholder dan pemulihannya tidak ambigu.
Apa yang terjadi pada nomor jika saya menambahkan file nanti?
Orang yang sudah ada dalam kasus akan tetap menggunakan placeholder mereka. Orang baru mendapat nomor bebas berikutnya.
Bisakah saya melihat file mana saja yang memuat suatu nama?
Ya. Panel peninjauan mencantumkan setiap nilai yang ditemukan, placeholder-nya, dan jumlah file tempat nilai itu muncul.
ClientSafe mempertahankan satu set placeholder untuk setiap kasus di PC Anda, menampilkan setiap nilai yang ditemukan beserta jumlah file tempat nilai itu muncul, dan memulihkan nama asli ke dalam jawaban AI. Deteksi tidak sempurna, jadi tinjau daftarnya sebelum menyalin.