Реальные дела — это не один документ. Это договор, дюжина писем, два счёта и чьи-то заметки. Если вы хотите, чтобы инструмент ИИ прочитал их вместе, для одного и того же человека во всех документах должен использоваться один и тот же заполнитель.
Что не так с обработкой по одному файлу
Если обезличивать каждый файл отдельно, получится следующее: в договоре Мария Лопес обозначена как Person_1, а её арендодатель — как Person_2. В письмах инструмент начинает нумерацию заново, поэтому арендодатель становится Person_1, а Мария — Person_2. Если вставить оба файла в один чат, ИИ увидит двух разных людей под именем Person_1 и перепутает историю.
На этапе восстановления тоже возникнет проблема. Когда ИИ упоминает Person_1, кого он имеет в виду? Ключ для договора и ключ для писем не совпадают.
Одно дело — один ключ
Решение легко сформулировать. Для одного клиента или дела заведите единую таблицу заполнителей. Используйте её для каждого документа в деле. Тогда:
- Person_1 — это Мария Лопес во всех файлах, включая те, которые вы добавите в следующем месяце.
- ИИ сможет проследить за ней в договоре, письме и счёте.
- Для всех ответов по делу достаточно одного шага восстановления.
Но В статье о заполнителях и чёрных полосах объясняется, почему неизменные метки важны для рассуждений ИИ.
Вручную
Это можно сделать с помощью электронной таблицы: одна строка на человека или компанию, один столбец для заполнителя, один — для исходного значения и один — для вариантов написания. Обрабатывайте каждый документ, держа одну и ту же таблицу открытой. Для трёх-четырёх небольших файлов это надёжный способ, но дальше он даёт сбои: появляются новые варианты написания, в седьмом файле пропускают имя в нижнем колонтитуле, и никто не помнит, был ли Company_4 банком или страховой компанией.
Если вы делаете это вручную, добавляйте каждого нового человека в таблицу сразу же, как только он появляется, а затем ещё раз найдите в каждом готовом файле каждое имя из таблицы.
Как ClientSafe обрабатывает дело
- Один клиент — одно дело. Документы хранятся в делах. Добавляйте отдельные файлы или целую папку, включая вложенные папки. Повторно добавленный файл не дублируется.
- Одно имя — один заполнитель. Это правило действует во всех документах дела, включая разные варианты написания одного имени.
- Проверьте один раз. Снимите отметку с совпадения — и оно будет удалено из всех документов дела. Отметьте пропущенное совпадение — и оно будет заменено во всех документах, включая добавленные позднее.
- Объединяйте и разделяйте. Если два варианта написания были приняты за разных людей, объедините их. Если двух людей приняли за одного, разделите их. Номера заполнителей повторно не используются.
- Восстановите. Вставьте ответ ИИ — и настоящие имена будут восстановлены из таблицы для данного дела.
- Удалите дело после его закрытия. Это удалит таблицу и безопасные копии. Исходные файлы на диске останутся нетронутыми.
Небольшой пример
В споре об аренде есть три документа: договор аренды, цепочка писем и реестр арендных платежей.
| Исходное значение | Заполнитель | Встречается в |
|---|---|---|
| Maria Lopez | Person_1 | Договоре аренды, письмах, реестре |
| Northwind Ltd | Company_1 | Договоре аренды, письмах |
| 14 Harbor Street | Address_1 | Договоре аренды, реестре |
| j.alvarez@example.com | Email_1 | Письмах |
Спросите: «Вносил ли Person_1 арендную плату в даты, предусмотренные договором, согласно реестру?» ИИ сможет сопоставить условия договора со строками в реестре, потому что Person_1 и Address_1 в обоих документах означают одно и то же.
Задаём вопросы по нескольким документам
Когда в документах используются общие заполнители, можно задавать вопросы, на которые нельзя ответить по одному файлу:
- «Составь хронологию событий по этим документам».
- «Противоречит ли письмо договору в отношении даты платежа?»
- «Перечисли все обязательства Company_1 во всех документах».
- «Какие счета относятся к работам, описанным в соглашении?»
Обозначьте каждый документ в запросе, например: «Документ A: договор аренды. Документ B: цепочка писем». Тогда ИИ сможет указать, из какого документа взято утверждение. Если дело большое, отправляйте только документы, относящиеся к вопросу, а не всю папку. У инструментов ИИ есть ограничения на объём текста, который они могут прочитать за раз.
Когда дело разрастается
Сотня документов не поместится в один чат, да и отправлять их все не следует. Храните всё дело в инструменте, где находится ключ, а для каждого вопроса выбирайте нужные фрагменты. Заполнители остаются неизменными при отправке любого набора документов — в этом и смысл единого ключа. Полезно вести краткий указатель документов с их названиями: тогда можно сообщить ИИ, из какого документа взят фрагмент, не отправляя само имя файла.
Подводные камни
- Два дела в одной папке. Один и тот же человек может фигурировать в обоих, но в разном качестве. Храните дела отдельно.
- Одинаковое имя — разные люди. Двум клиентам по имени Мария Лопес нужны разные заполнители. Инструмент не должен молча объединять их; это нужно проверить.
- Добавление документов в процессе работы. В новом файле появятся новые имена. Создайте для него новую безопасную копию, а если предыдущие ответы основывались на неполной информации, задавайте уточняющие вопросы в новом чате.
- Разные варианты написания в разных языках. Имя, записанное двумя системами письма, может относиться к одному человеку. Проверяйте объединённые упоминания.
- Скрытое содержимое. В комментариях, заметках и таблицах тоже могут быть имена. См. контрольном списке.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли использовать одно дело для нескольких клиентов?
Лучше не надо. Отдельное дело для каждого клиента или вопроса не позволит перепутать заполнители и восстановление исходных значений.
Что произойдёт с нумерацией, если я позже добавлю файл?
Уже учтённые в деле люди сохранят свои заполнители. Новым людям будут присвоены следующие свободные номера.
Можно ли увидеть, в каких файлах встречается имя?
Да. На панели проверки перечислены каждое найденное значение, его заполнитель и число файлов, в которых оно встречается.
ClientSafe сохраняет на вашем компьютере единый набор заполнителей для каждого дела, показывает для каждого найденного значения число файлов, в которых оно встречается, и восстанавливает настоящие имена в ответе ИИ. Распознавание не идеально, поэтому перед копированием проверьте список.