Les dossiers réels ne se composent pas d’un seul document. Ils comprennent un contrat, une douzaine de courriels, deux factures et les notes de quelqu’un. Si vous voulez qu’un outil d’IA les examine ensemble, la même personne doit avoir le même pseudonyme dans tous les documents.
Ce qui se passe mal avec le traitement d’un fichier à la fois
Anonymisez chaque fichier séparément et vous obtiendrez ceci : dans le contrat, Maria Lopez est Person_1 et son propriétaire est Person_2. Dans les courriels, l’outil recommence le comptage, si bien que le propriétaire devient Person_1 et Maria Person_2. Collez les deux dans la même conversation et l’IA verra deux personnes différentes appelées Person_1 et comprendra l’histoire à l’envers.
L’étape de rétablissement des noms ne fonctionne plus non plus. Quand l’IA fait référence à Person_1, lequel désigne-t-elle ? La clé du contrat et celle des courriels ne concordent pas.
Un dossier, une seule clé
La solution est simple à formuler. Pour un même client ou dossier, conservez un tableau unique de pseudonymes. Tous les documents du dossier l’utilisent. Ainsi :
- Person_1 désigne Maria Lopez dans tous les fichiers, y compris ceux que vous ajouterez le mois prochain.
- L’IA peut la suivre dans le contrat, le courriel et la facture.
- Une seule opération de rétablissement des noms couvre toutes les réponses concernant le dossier.
Mais L’article sur les pseudonymes et les barres noires explique pourquoi la cohérence des étiquettes est importante pour le raisonnement de l’IA.
Manuellement
Vous pouvez procéder ainsi avec un tableur : une ligne par personne ou entreprise, une colonne pour le pseudonyme, une pour la valeur réelle et une pour les variantes orthographiques. Traitez chaque document avec le même tableau ouvert. C’est fiable pour trois ou quatre fichiers courts, mais ça devient impraticable au-delà : de nouvelles variantes apparaissent, un nom dans un pied de page échappe à la vérification dans le septième fichier, et plus personne ne se souvient si Company_4 désignait la banque ou l’assureur.
Si vous procédez manuellement, ajoutez chaque nouvelle personne au tableau dès qu’elle apparaît, puis faites une dernière recherche de tous les noms du tableau dans chaque fichier terminé.
Comment ClientSafe gère un dossier
- Un client, un dossier. Les documents sont organisés en dossiers. Ajoutez des fichiers ou un dossier entier, sous-dossiers compris. Un fichier ajouté deux fois n’est pas dupliqué.
- Le même nom, le même pseudonyme. Il s’applique à tous les documents du dossier, y compris aux différentes graphies d’un même nom.
- Vérifiez une seule fois. Décochez une correspondance et elle est supprimée de tous les documents du dossier. Signalez un élément manqué et il est remplacé dans tous les documents, y compris ceux que vous ajouterez plus tard.
- Fusionner et séparer. Si deux graphies ont été considérées comme deux personnes, fusionnez-les. Si deux personnes ont été considérées comme une seule, séparez-les. Les numéros de pseudonyme ne sont pas réutilisés.
- Rétablir les noms. Collez la réponse de l’IA et les vrais noms sont rétablis à partir du tableau de ce dossier.
- Supprimez le dossier à la clôture de l’affaire. Cela supprime le tableau et les copies sécurisées. Les fichiers originaux sur votre disque ne sont pas modifiés.
Un petit exemple
Un litige locatif comprend trois documents : le bail, un fil de courriels et un registre des loyers.
| Nom réel | Marqueur de remplacement | Présent dans |
|---|---|---|
| Maria Lopez | Person_1 | Bail, courriels, registre |
| Northwind Ltd | Company_1 | Bail, courriels |
| 14 Harbor Street | Adresse_1 | Bail, registre |
| j.alvarez@example.com | Courriel_1 | Courriels |
Demandez : « Person_1 a-t-il payé le loyer aux dates prévues par le bail, selon le registre ? » L’IA peut alors faire le lien entre les clauses du bail et les lignes du registre, parce que Person_1 et Adresse_1 désignent la même chose dans les deux documents.
Poser des questions sur plusieurs documents
Une fois les pseudonymes harmonisés dans les documents, vous pouvez poser des questions auxquelles un seul fichier ne peut pas répondre :
- « Établis une chronologie à partir de ces documents. »
- « Le courriel contredit-il le contrat sur la date de paiement ? »
- « Dresse la liste de toutes les obligations de Company_1 dans les documents. »
- « Quelles factures concernent les travaux décrits dans le contrat ? »
Attribuez une étiquette à chaque document dans votre invite, par exemple : « Document A : bail. Document B : fil de courriels. » L’IA peut alors préciser de quel document provient une affirmation. Si le dossier est volumineux, envoyez les documents utiles pour la question, et non le dossier entier. Les outils d’IA ont une limite quant au volume de contenu qu’ils peuvent lire à la fois.
Quand le dossier prend de l’ampleur
Une centaine de documents ne tiendra pas dans une seule conversation et ne devrait de toute façon pas être envoyée en entier. Gardez le dossier complet dans l’outil qui conserve la clé et choisissez les passages à transmettre pour chaque question. Les pseudonymes restent identiques quel que soit le sous-ensemble envoyé : c’est tout l’intérêt de conserver une clé unique. Une bonne habitude consiste à tenir un index succinct des documents par nom, afin de pouvoir indiquer à l’IA de quel document provient un passage sans lui transmettre le nom du fichier lui-même.
Pièges
- Deux affaires dans un même dossier. Une même personne peut apparaître dans les deux, avec un rôle différent. Gardez les affaires séparées.
- Même nom, personnes différentes. Deux clients qui s’appellent Maria Lopez ont besoin de deux pseudonymes. Un outil ne devrait pas les fusionner sans le signaler ; vous devez vérifier.
- Ajout de documents en cours de traitement. Un nouveau fichier contient de nouveaux noms. Créez-en une nouvelle copie sécurisée et posez les questions complémentaires dans une nouvelle conversation si les réponses précédentes reposaient sur des informations manquantes.
- Différentes graphies dans plusieurs langues. Un nom écrit dans deux systèmes d’écriture désigne une seule personne. Vérifiez les éléments fusionnés.
- Contenu masqué. Les commentaires, les notes et les feuilles de calcul peuvent contenir des noms. Voir liste de contrôle.
Questions fréquentes
Puis-je utiliser un seul dossier pour plusieurs clients ?
Mieux vaut éviter. Un dossier par client ou par affaire permet de garder les pseudonymes et le rétablissement des noms sans ambiguïté.
Que deviennent les numéros si j’ajoute un fichier plus tard ?
Les personnes déjà présentes dans le dossier conservent leurs marqueurs. Les nouvelles personnes reçoivent le prochain numéro disponible.
Puis-je voir dans quels fichiers un nom apparaît ?
Oui. Le panneau de vérification répertorie chaque valeur détectée, son marqueur et le nombre de fichiers où elle apparaît.
ClientSafe conserve un seul ensemble de marqueurs par dossier sur votre PC, affiche chaque valeur détectée et le nombre de fichiers où elle apparaît, et rétablit les vrais noms dans la réponse de l’IA. La détection n’est pas parfaite : vérifiez donc la liste avant de copier.