Un agent d’IA lit tous les fichiers du dossier que vous lui fournissez. Donnez-lui un dossier contenant des copies sécurisées : des fichiers Markdown dans lesquels les noms, les adresses et les numéros d’identité sont remplacés par des espaces réservés tels que Person_1. Conservez les originaux ailleurs et ne rétablissez les vrais noms que dans la réponse de l’agent.
Pourquoi un agent nécessite plus de précautions qu’une conversation
Dans une conversation, vous voyez chaque ligne que vous collez. Un agent ouvre lui-même les fichiers : il effectue des recherches dans le dossier, lit ce qui lui semble pertinent et en cite des extraits. Vous ne choisissez pas les passages qu’il lit.
Si l’agent utilise un modèle infonuagique, le texte qu’il lit est envoyé au fournisseur de ce modèle, selon les conditions de ce fournisseur. Le dossier ne doit donc contenir que ce que vous seriez prêt à coller vous-même dans une conversation. Notre guide sur paramètres de données de l’IA explique ce que les principaux services conservent.
Enregistrer des copies sécurisées des documents du client
- Créez un dossier pour le client et ajoutez-y ses documents. ClientSafe lit les PDF, y compris les documents numérisés, les fichiers Word, Excel et PowerPoint, les courriels et bien d’autres formats.
- Vérifiez ce qui a été repéré : noms, entreprises, adresses, numéros de téléphone, adresses courriel, numéros de compte et d’identité, dates de naissance. Décochez les correspondances qui ne sont pas des données personnelles et signalez tout élément oublié.
- Enregistrez chaque copie sécurisée sous forme de fichier Markdown. Les agents lisent Markdown sous forme de texte brut, avec les titres et les tableaux conservés.
Dans un même dossier, un même nom reçoit le même espace réservé dans tous les documents. L’agent peut suivre Person_1 du contrat aux lettres sans savoir de qui il s’agit. Consultez le traitement d’un dossier dans son ensemble.
Un espace réservé remplace le nom, mais le reste du texte peut encore permettre d’identifier une personne : intitulé de poste rare, petite ville ou événement connu. Vérifiez les copies sécurisées à l’aide de notre liste des à supprimer avant d’envoyer un document à l’IA.
Les images intégrées aux documents ne figurent pas dans la copie sécurisée. Si l’agent a besoin d’un graphique ou d’une photo, décrivez-le avec vos propres mots.
Configurer le dossier de l’agent
Créez un nouveau dossier pour l’agent et n’y copiez que les copies sécurisées. Les documents qui ne contiennent pas de données client, comme les modèles, les manuels ou les règles publiques, peuvent également y être placés.
Les originaux restent en dehors de ce dossier et de ses sous-dossiers. Toute autre copie d’un document client contenant encore les vrais noms doit également en rester à l’écart.
Si le dossier est synchronisé avec un service infonuagique, les copies sécurisées y seront également envoyées. C’est généralement acceptable pour une copie sécurisée, mais prenez cette décision délibérément.
Informer l’agent de la présence d’espaces réservés
Ajoutez une courte note au fichier d’instructions de l’agent, par exemple :
Names like Person_1 and Company_1 are placeholders.
Use them exactly as written. Do not guess the real names.Sans cette note, un agent peut « corriger » un espace réservé en inventant un nom, qui ne pourra alors pas être rétabli.
Rétablir les vrais noms dans la réponse
La réponse de l’agent utilise les espaces réservés. Collez-la dans ClientSafe, dans le même dossier, et les vrais noms seront rétablis. Le texte restauré redevient un document client : conservez-le avec les fichiers du client, et non dans le dossier de l’agent. Notre guide sur la restauration des vrais noms explique les détails.
Vérifications à effectuer avant le démarrage de l’agent
- Recherchez dans le dossier de l’agent le nom de famille du client, son domaine de courriel ou son numéro de compte. Aucun résultat ne devrait apparaître.
- Vérifiez qu’aucun fichier PDF, Word ou Excel original ne se trouve dans le dossier ou ses sous-dossiers.
- Ouvrez une copie sécurisée et lisez-en la première page comme le ferait une personne étrangère au dossier.
Questions fréquentes
Puis-je utiliser les mêmes copies sécurisées avec plusieurs agents ?
Oui. Une copie sécurisée est un fichier Markdown ordinaire. Tout agent ou modèle local capable de lire des fichiers texte peut l’utiliser.
Que faire si j’ajoute des documents au dossier par la suite ?
Les personnes déjà présentes dans le dossier conservent leurs espaces réservés, et les nouvelles personnes reçoivent le prochain numéro disponible. Enregistrez des copies sécurisées des nouveaux documents et ajoutez-les au dossier de l’agent.
Un modèle local est-il suffisamment sûr sans copie sécurisée ?
Un modèle qui fonctionne sur votre PC garde le texte sur votre PC. Une copie sécurisée reste utile si le dossier est synchronisé avec le cloud, si l’agent peut effectuer des recherches sur le Web ou si vous passez plus tard à un modèle cloud.
ClientSafe remplace les données personnelles dans les documents des clients par des espaces réservés sur votre PC et enregistre la copie sécurisée sous Markdown pour votre agent IA. Lorsque la réponse revient, il rétablit les vrais noms. La détection n’est pas parfaite : vérifiez donc la liste avant l’enregistrement.