Ένας πράκτορας AI διαβάζει κάθε αρχείο στον φάκελο που του δίνετε. Δώστε του έναν φάκελο με ασφαλή αντίγραφα: αρχεία Markdown στα οποία τα ονόματα, οι διευθύνσεις και οι αριθμοί ταυτότητας έχουν αντικατασταθεί με προσωρινά ονόματα όπως το Person_1. Κρατήστε τα πρωτότυπα αλλού και προσθέστε τα πραγματικά ονόματα μόνο στην απάντηση του πράκτορα.
Γιατί ένας πράκτορας χρειάζεται περισσότερη προσοχή από μια συνομιλία
Σε μια συνομιλία, βλέπετε κάθε γραμμή που επικολλάτε. Ένας πράκτορας ανοίγει αρχεία μόνος του: αναζητά στον φάκελο, διαβάζει ό,τι φαίνεται σχετικό και παραθέτει αποσπάσματα. Δεν επιλέγετε εσείς ποια αποσπάσματα διαβάζει.
Αν ο πράκτορας εκτελείται σε μοντέλο νέφους, το κείμενο που διαβάζει αποστέλλεται στον πάροχο του μοντέλου, σύμφωνα με τους όρους εκείνου του παρόχου. Επομένως, ο φάκελος δεν πρέπει να περιέχει τίποτα που δεν θα επικολλούσατε οι ίδιοι σε μια συνομιλία. Ο οδηγός μας για το ρυθμίσεις δεδομένων της ΤΝ περιγράφει τι διατηρούν οι κύριες υπηρεσίες.
Αποθηκεύστε ασφαλή αντίγραφα των εγγράφων του πελάτη
- Δημιουργήστε μια υπόθεση για τον πελάτη και προσθέστε τα έγγραφά του. Το ClientSafe διαβάζει PDF, συμπεριλαμβανομένων σαρώσεων, αρχεία Word, Excel και PowerPoint, email και άλλα.
- Ελέγξτε τι εντόπισε: ονόματα, εταιρείες, διευθύνσεις, αριθμούς τηλεφώνου, διευθύνσεις email, αριθμούς λογαριασμών και ταυτότητας, ημερομηνίες γέννησης. Αποεπιλέξτε τα αποτελέσματα που δεν είναι προσωπικά δεδομένα και επισημάνετε ό,τι δεν εντόπισε.
- Αποθηκεύστε κάθε ασφαλές αντίγραφο ως αρχείο Markdown. Οι πράκτορες διαβάζουν το Markdown ως απλό κείμενο, με τις επικεφαλίδες και τους πίνακες άθικτους.
Μέσα σε μία υπόθεση, το ίδιο όνομα λαμβάνει το ίδιο προσωρινό όνομα σε κάθε έγγραφο. Ο πράκτορας μπορεί να παρακολουθήσει το Person_1 από τη σύμβαση μέχρι τις επιστολές χωρίς να γνωρίζει σε ποιον αναφέρεται. Δείτε την εργασία με έναν ολόκληρο φάκελο υπόθεσης.
Ένα προσωρινό όνομα αντικαθιστά το όνομα, αλλά το υπόλοιπο κείμενο μπορεί και πάλι να ταυτοποιεί ένα άτομο: ένας σπάνιος τίτλος εργασίας, μια μικρή πόλη ή ένα γνωστό γεγονός. Ελέγξτε τα ασφαλή αντίγραφα με βάση τη λίστα μας για τα των στοιχείων που πρέπει να αφαιρεθούν πριν ένα έγγραφο δοθεί στην ΤΝ.
Οι εικόνες μέσα στα έγγραφα δεν περιλαμβάνονται στο ασφαλές αντίγραφο. Αν ο πράκτορας χρειάζεται ένα γράφημα ή μια φωτογραφία, περιγράψτε τα με δικά σας λόγια.
Ρυθμίστε τον φάκελο του πράκτορα
Δημιουργήστε έναν νέο φάκελο για τον πράκτορα και αντιγράψτε σε αυτόν μόνο τα ασφαλή αντίγραφα. Μπορείτε να βάλετε εκεί και έγγραφα χωρίς δεδομένα πελατών, όπως πρότυπα, εγχειρίδια ή δημόσιους κανονισμούς.
Τα πρωτότυπα παραμένουν έξω από αυτόν τον φάκελο και τους υποφακέλους του. Το ίδιο ισχύει για κάθε άλλο αντίγραφο εγγράφου πελάτη που εξακολουθεί να περιέχει τα πραγματικά ονόματα.
Αν ο φάκελος συγχρονίζεται με υπηρεσία νέφους, τα ασφαλή αντίγραφα ανεβαίνουν κι αυτά εκεί. Συνήθως αυτό είναι εντάξει για ένα ασφαλές αντίγραφο, αλλά αποφασίστε το συνειδητά.
Ενημερώστε τον πράκτορα για τα προσωρινά ονόματα
Προσθέστε μια σύντομη σημείωση στο αρχείο οδηγιών του πράκτορα, για παράδειγμα:
Names like Person_1 and Company_1 are placeholders.
Use them exactly as written. Do not guess the real names.Χωρίς αυτήν τη σημείωση, ένας πράκτορας μπορεί να «διορθώσει» ένα προσωρινό όνομα αντικαθιστώντας το με ένα επινοημένο όνομα, το οποίο δεν θα επαναφερθεί.
Επαναφέρετε τα πραγματικά ονόματα στην απάντηση
Η απάντηση του πράκτορα χρησιμοποιεί τα προσωρινά ονόματα. Επικολλήστε την στο ClientSafe στην ίδια υπόθεση και θα επανέλθουν τα πραγματικά ονόματα. Το κείμενο με τα αποκατεστημένα ονόματα είναι και πάλι έγγραφο πελάτη: φυλάξτε το μαζί με τα αρχεία του πελάτη και όχι στον φάκελο του πράκτορα. Ο οδηγός μας για το επαναφορά πραγματικών ονομάτων περιγράφει τις λεπτομέρειες.
Τι να ελέγξετε πριν ξεκινήσει ο πράκτορας
- Αναζητήστε στον φάκελο του πράκτορα το επώνυμο του πελάτη, τον τομέα email ή τον αριθμό λογαριασμού. Δεν πρέπει να βρεθεί τίποτα.
- Ελέγξτε ότι δεν υπάρχει κανένα πρωτότυπο αρχείο PDF, Word ή Excel στον φάκελο ή στους υποφακέλους του.
- Ανοίξτε ένα ασφαλές αντίγραφο και διαβάστε την πρώτη σελίδα σαν να ήσασταν άγνωστος.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να χρησιμοποιήσω τα ίδια ασφαλή αντίγραφα με πολλούς πράκτορες;
Ναι. Ένα ασφαλές αντίγραφο είναι ένα συνηθισμένο αρχείο Markdown. Μπορεί να το χρησιμοποιήσει κάθε πράκτορας ή τοπικό μοντέλο που διαβάζει αρχεία κειμένου.
Τι γίνεται αν προσθέσω έγγραφα στην υπόθεση αργότερα;
Τα άτομα που υπάρχουν ήδη στην υπόθεση διατηρούν τα προσωρινά τους ονόματα και τα νέα άτομα λαμβάνουν τον επόμενο διαθέσιμο αριθμό. Αποθηκεύστε ασφαλή αντίγραφα των νέων εγγράφων και προσθέστε τα στον φάκελο του πράκτορα.
Είναι αρκετά ασφαλές ένα τοπικό μοντέλο χωρίς ασφαλές αντίγραφο;
Ένα μοντέλο που εκτελείται στον υπολογιστή σας διατηρεί το κείμενο στον υπολογιστή σας. Ένα ασφαλές αντίγραφο εξακολουθεί να βοηθά αν ο φάκελος συγχρονίζεται με το νέφος, αν ο πράκτορας μπορεί να κάνει αναζήτηση στον ιστό ή αν αργότερα μεταβείτε σε μοντέλο νέφους.
ClientSafe αντικαθιστά προσωπικά δεδομένα σε έγγραφα πελατών με προσωρινά ονόματα στον υπολογιστή σας και αποθηκεύει το ασφαλές αντίγραφο ως Markdown για τον πράκτορα AI σας. Όταν επιστρέψει η απάντηση, προσθέτει ξανά τα πραγματικά ονόματα. Η ανίχνευση δεν είναι τέλεια, γι' αυτό ελέγξτε τη λίστα πριν αποθηκεύσετε.