Supprimer le nom du client est la première étape évidente. C’est rarement suffisant. Les documents permettent d’identifier des personnes par leurs numéros de compte, leurs signatures, les noms des fichiers, les commentaires et des détails qui ne sont révélateurs qu’en combinaison. Utilisez cette liste avant de coller ou de téléverser un document client dans un outil d’IA.
Identifiants directs
Ces éléments désignent à eux seuls une personne ou une organisation. Supprimez-les ou remplacez-les chaque fois qu’ils apparaissent, sous toutes leurs formes.
- Noms de personnes. Incluez le client, l’autre partie, les témoins, les membres de la famille, les collègues et toute personne mentionnée dans un bloc de signature ou une ligne « cc ». Vérifiez les formes abrégées, les initiales et les erreurs d’orthographe.
- Noms d’entreprises et d’institutions. Un employeur, un propriétaire, une école ou une clinique peut identifier une personne aussi sûrement que son nom.
- Adresses. Adresses postales, codes postaux et descriptions de propriétés.
- Numéros de téléphone et adresses e-mail. Vérifiez les en-têtes, les pieds de page et les signatures.
- Numéros de compte et de carte. Comptes bancaires, IBAN, numéros de carte et numéros de police d’assurance.
- Numéros d’identification. Numéros fiscaux, numéros d’identification nationaux, numéros de passeport et de permis de conduire, numéros de sécurité sociale.
- Dates de naissance. Souvent, une paire de champs dans un formulaire, comme « Né(e) le » et « Âge ».
- Numéros de référence. Numéros de dossier, de sinistre, de facture et de contrat qu’une personne pourrait rechercher.
Détails qui identifient une personne lorsqu’ils sont combinés
Les identifiants directs sont les plus faciles à repérer, car vous pouvez les rechercher. Le plus difficile est de déterminer ce dont la tâche a besoin. Une demande de correction grammaticale d’une lettre n’exige aucun fait concernant le client. Une demande de vérification d’un calcul de règlement nécessite les montants et les dates, mais pas les noms. Décidez de ce dont l’IA a besoin avant de choisir quoi supprimer : la liste sera ainsi plus courte et plus sûre.
Certains détails sont anodins isolément, mais identifiants lorsqu’ils sont combinés. Un « chirurgien plasticien dans une ville de 4 000 habitants qui a fait l’objet d’un procès en mars » peut désigner une seule personne. En lisant le document, demandez-vous si un collègue ou un voisin pourrait comprendre de qui il s’agit.
- Intitulés de poste rares, employeurs inhabituels et petites localités.
- Dates précises d’événements, d’aveux, d’audiences ou de transactions.
- Montants inhabituels figurant dans des documents publics.
- Descriptions d’un problème de santé, d’une situation familiale ou d’un litige relayés dans les médias.
Il n’est pas toujours nécessaire de les supprimer. Pour de nombreuses tâches, il suffit de les généraliser : « un litige au printemps » au lieu de « un litige le 14 mars ». Conservez les éléments nécessaires à la tâche et supprimez le reste.
Ce qui se cache dans le fichier
La page visible ne représente qu’une partie du document. Pensez aux endroits faciles à oublier.
Documents Word
- Commentaires et modifications suivies, qui contiennent le nom des réviseurs.
- En-têtes, pieds de page et zones de texte.
- Propriétés du document, telles que l’auteur et l’entreprise.
Feuilles de calcul
- Feuilles, lignes et colonnes masquées.
- Commentaires de cellules et plages nommées.
- Formules faisant référence à d’autres noms de fichiers.
Présentations
- Notes du présentateur.
- Texte dans les images et les graphiques.
Courriels
- Lignes De, À et Cc, et signature de l’expéditeur.
- Anciens messages cités plus bas dans le fil de discussion.
- Noms des pièces jointes.
PDF et documents numérisés
- Pages numérisées comportant un nom dans un tampon, une note manuscrite ou une signature.
- Signets, champs de formulaire et propriétés du document.
Tous les fichiers
- Le nom du fichier. « Lopez_lease_final.docx » révèle le nom avant même que quiconque ouvre le fichier.
- Images et photographies. Une photo d’une carte d’identité ou d’une signature contient des données personnelles même si le texte qui l’entoure a été nettoyé.
Créer une copie sûre à partir du texte du document, plutôt que de modifier l’original, permet d’éviter bon nombre de ces éléments cachés, car les commentaires, les métadonnées et les objets intégrés ne font pas partie du texte que vous collez. Les images font exception : ne les incluez pas, sauf si vous êtes certain qu’elles ne contiennent aucun élément révélateur.
Un exemple
Prenons un bref e-mail d’une cliente à son comptable :
« Bonjour Tom, vous trouverez ci-joint mon relevé pour le compte 4471-2290 à la Harbor Credit Union. J’ai déménagé au 12 Elm Street le 3 mars, veuillez donc mettre à jour mon adresse. Mon mari Daniel figure aussi sur le prêt. Merci, Maria Lopez, 555-0142. »
Une vérification approfondie remplace le prénom du comptable, le numéro de compte, le nom de la banque, l’adresse postale, le nom du mari, le nom du client et le numéro de téléphone. La date du déménagement est à votre appréciation : si la tâche porte sur le prêt, vous pouvez la généraliser en « en mars » ou la supprimer. Le nom du fichier joint, la ligne de l’expéditeur de l’e-mail et la signature doivent être traités de la même manière.
Après vérification, le texte pourrait ressembler à ceci : « Bonjour Person_1, vous trouverez ci-joint mon relevé pour le compte Account_1 à Company_1. J’ai déménagé à Address_1 en mars, veuillez donc mettre à jour mon adresse. Mon mari Person_3 figure aussi sur le prêt. Merci, Person_2, Phone_1. » Il contient moins de détails, mais reste tout aussi utile pour une question concernant le prêt.
En cas de doute, omettez l’information. Vous pourrez toujours l’ajouter au message suivant si l’IA en a besoin. En revanche, vous ne pouvez pas reprendre un message déjà envoyé.
Une dernière vérification
- Recherchez le nom de famille du client et toutes ses variantes. Recherchez également le prénom seul.
- Recherchez les chiffres. Repérez les nombres longs et tout ce qui ressemble à une date.
- Lisez la première et la dernière page. Les en-têtes, blocs de signature et pieds de page sont des endroits où les éléments d’identification se concentrent.
- Vérifier le nom du fichier ainsi que tout titre ou en-tête que vous avez saisi dans la conversation.
- Demandez-vous si un inconnu pourrait identifier le client à partir de ce qui reste.
Les outils automatiques sont utiles pour traiter de grandes quantités de documents, mais ils peuvent manquer des éléments. Quel que soit l’outil utilisé, vérifiez vous-même le résultat avant tout envoi.
ClientSafe, une application Windows de GagarinSoft, repère les noms, entreprises, adresses, numéros de téléphone, e-mails, numéros de compte et d’identification ainsi que les dates de naissance dans les documents d’un dossier, puis affiche les correspondances pour que vous puissiez les vérifier. Les images ne sont pas incluses dans la copie sécurisée. En savoir plus sur ClientSafe.
Informations générales, et non conseils juridiques. Vérifiez les règles qui s’appliquent à votre situation.