Xóa tên khách hàng là bước hiển nhiên. Nhưng hiếm khi chỉ vậy là đủ. Tài liệu có thể nhận diện người qua số tài khoản, chữ ký, tên tệp, chú thích và các chi tiết chỉ có tác dụng khi kết hợp với nhau. Hãy dùng danh sách này trước khi dán hoặc tải tài liệu của khách hàng lên công cụ AI.
Thông tin nhận diện trực tiếp
Những thông tin này tự chúng có thể chỉ đến một người hoặc tổ chức. Hãy xóa hoặc thay thế từng thông tin trong mọi dạng xuất hiện.
- Tên người. Bao gồm khách hàng, bên kia, nhân chứng, thành viên gia đình, đồng nghiệp và bất kỳ ai được nêu trong khối chữ ký hoặc dòng "cc". Kiểm tra tên rút gọn, chữ cái viết tắt và lỗi chính tả.
- Tên công ty và tổ chức. Tên chủ lao động, chủ nhà, trường học hoặc phòng khám cũng có thể nhận diện một người, tương tự như tên riêng.
- Địa chỉ. Địa chỉ đường phố, mã bưu chính và mô tả bất động sản.
- Số điện thoại và địa chỉ email. Kiểm tra tiêu đề thư, chân trang và chữ ký.
- Số tài khoản và số thẻ. Tài khoản ngân hàng, IBAN, số thẻ và số hợp đồng bảo hiểm.
- Số ID. Mã số thuế, số định danh quốc gia, số hộ chiếu và bằng lái xe, số an sinh xã hội.
- Ngày sinh. Thường là một cặp trường trong biểu mẫu, chẳng hạn "Ngày sinh" và "Tuổi".
- Số tham chiếu. Số hồ sơ vụ việc, yêu cầu bồi thường, hóa đơn và hợp đồng mà người khác có thể tra cứu.
Các chi tiết có thể nhận diện khi kết hợp
Thông tin nhận diện trực tiếp là phần dễ xử lý vì bạn có thể tìm kiếm chúng. Phần khó hơn là xác định tác vụ cần gì. Yêu cầu sửa ngữ pháp một lá thư hoàn toàn không cần bất kỳ thông tin nào về khách hàng. Yêu cầu kiểm tra phép tính dàn xếp cần số tiền và ngày tháng, nhưng không cần tên. Hãy quyết định AI cần gì trước khi quyết định cần xóa gì; khi đó danh sách sẽ ngắn hơn và an toàn hơn.
Một số chi tiết riêng lẻ có vẻ vô hại nhưng khi kết hợp lại sẽ nhận diện được một người. "Bác sĩ phẫu thuật thẩm mỹ ở một thị trấn 4.000 dân bị kiện vào tháng 3" có thể chỉ là một người. Khi đọc tài liệu, hãy tự hỏi đồng nghiệp hoặc hàng xóm có thể đoán ra đó là ai hay không.
- Chức danh nghề nghiệp hiếm gặp, chủ lao động khác thường và địa điểm nhỏ.
- Ngày chính xác của sự kiện, lời thừa nhận, phiên điều trần hoặc giao dịch.
- Các khoản tiền khác thường xuất hiện trong hồ sơ công khai.
- Mô tả về tình trạng sức khỏe, hoàn cảnh gia đình hoặc tranh chấp đã được đưa tin.
Không phải lúc nào bạn cũng cần xóa những thông tin này. Với nhiều tác vụ, chỉ cần khái quát hóa là đủ: "một tranh chấp vào mùa xuân" thay vì "một tranh chấp vào ngày 14 tháng 3". Giữ lại những gì tác vụ cần và bỏ phần còn lại.
Những gì bị ẩn trong tệp
Trang hiển thị chỉ là một phần của tài liệu. Hãy kiểm tra những vị trí dễ bị bỏ quên.
Tài liệu Word
- Chú thích và dấu vết chỉnh sửa, có thể lưu tên người rà soát.
- Đầu trang, chân trang và hộp văn bản.
- Thuộc tính tài liệu như tác giả và công ty.
Bảng tính
- Trang tính, hàng và cột bị ẩn.
- Chú thích ô và vùng được đặt tên.
- Công thức có nhắc đến tên tệp khác.
Bản trình bày
- Ghi chú của người thuyết trình.
- Văn bản trong hình ảnh và biểu đồ.
- Các dòng Từ, Đến và Cc, cùng chữ ký của người gửi.
- Các tin nhắn trước đó được trích dẫn ở phần dưới của chuỗi thư.
- Tên tệp đính kèm.
PDF và bản quét
- Các trang quét có tên trong con dấu, ghi chú viết tay hoặc chữ ký.
- Dấu trang, trường biểu mẫu và thuộc tính tài liệu.
Mọi tệp
- Tên tệp. "Lopez_lease_final.docx" tiết lộ tên trước khi có người mở tệp.
- Hình ảnh và ảnh chụp. Ảnh thẻ ID hoặc chữ ký chứa dữ liệu cá nhân ngay cả khi văn bản xung quanh đã được làm sạch.
Tạo bản sao an toàn từ văn bản trong tài liệu thay vì chỉnh sửa bản gốc sẽ tránh được nhiều vị trí ẩn này, vì chú thích, siêu dữ liệu và đối tượng nhúng không nằm trong phần văn bản bạn dán. Hình ảnh là ngoại lệ: hãy bỏ chúng ra, trừ khi bạn chắc chắn chúng không chứa thông tin nhận diện.
Ví dụ
Xem một email ngắn của khách hàng gửi cho kế toán của cô ấy:
"Chào Tom, tôi gửi kèm sao kê tài khoản 4471-2290 tại Harbor Credit Union. Tôi chuyển đến số 12 Elm Street vào ngày 3 tháng 3, vì vậy vui lòng cập nhật địa chỉ của tôi. Chồng tôi, Daniel, cũng đứng tên khoản vay. Cảm ơn, Maria Lopez, 555-0142."
Một lượt rà soát kỹ sẽ thay tên riêng của kế toán, số tài khoản, tên ngân hàng, địa chỉ đường phố, tên người chồng, tên khách hàng và số điện thoại. Ngày chuyển nhà cần cân nhắc: nếu tác vụ liên quan đến khoản vay, bạn có thể khái quát thành "vào tháng 3" hoặc bỏ ngày này. Tên tệp đính kèm, dòng người gửi trong email và chữ ký cũng cần được xử lý tương tự.
Sau khi xử lý, văn bản có thể trông như sau: "Xin chào Person_1, tôi gửi kèm sao kê tài khoản Account_1 tại Company_1. Tôi đã chuyển đến Address_1 vào tháng 3, vậy nên vui lòng cập nhật địa chỉ của tôi. Chồng tôi, Person_3, cũng đứng tên khoản vay. Cảm ơn, Person_2, Phone_1." Văn bản này ít chi tiết hơn nhưng vẫn hữu ích như vậy khi cần hỏi về khoản vay.
Nếu không chắc, hãy bỏ chi tiết đó đi. Bạn luôn có thể bổ sung lại vào tin nhắn tiếp theo nếu AI cần. Bạn không thể thu hồi tin nhắn đã gửi.
Kiểm tra lần cuối
- Tìm họ của khách hàng và mọi biến thể của họ đó. Đồng thời tìm riêng tên.
- Tìm các chữ số. Quét các dãy số dài và mọi thứ trông giống ngày tháng.
- Đọc trang đầu và trang cuối. Tiêu đề thư, khối chữ ký và chân trang thường tập trung nhiều thông tin nhận dạng.
- Kiểm tra tên tệp và mọi tiêu đề hoặc đề mục bạn đã nhập vào cuộc trò chuyện.
- Hãy tự hỏi liệu một người lạ có thể nhận diện khách hàng từ những gì còn lại hay không.
Các công cụ tự động hữu ích khi xử lý khối lượng lớn, nhưng chúng vẫn bỏ sót. Dù dùng công cụ nào, hãy tự xem lại kết quả trước khi gửi bất cứ thứ gì.
ClientSafe, một ứng dụng Windows của GagarinSoft, tìm tên người, công ty, địa chỉ, số điện thoại, email, số tài khoản và ID, cùng ngày sinh trong tài liệu của một hồ sơ, rồi hiển thị các kết quả để bạn xem lại. Ứng dụng không đưa hình ảnh vào bản sao an toàn. Tìm hiểu thêm về ClientSafe.
Thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý. Hãy kiểm tra các quy định áp dụng cho bạn.