Müşterinin adını kaldırmak en bariz adımdır. Ancak bu nadiren yeterlidir. Belgeler kişileri hesap numaraları, imzalar, dosya adları, yorumlar ve yalnızca bir araya geldiklerinde anlam kazanan ayrıntılar üzerinden tanımlar. Bir müşteri belgesini yapay zekâ aracına yapıştırmadan veya yüklemeden önce bu listeyi kullanın.
Doğrudan tanımlayıcılar
Bunlar tek başlarına bir kişiyi veya kuruluşu işaret eder. Göründükleri her biçimde her birini kaldırın veya değiştirin.
- Kişi adları. Müşteriyi, karşı tarafı, tanıkları, aile üyelerini, meslektaşları ve imza bloğunda ya da "cc" satırında adı geçen herkesi dahil edin. Kısa biçimleri, baş harfleri ve yazım yanlışlarını kontrol edin.
- Şirket ve kurum adları. Bir işveren, ev sahibi, okul veya klinik de bir kişiyi en az adı kadar tanımlayabilir.
- Adresler. Sokak adresleri, posta kodları ve mülk tanımları.
- Telefon numaraları ve e-posta adresleri. Antetleri, altbilgileri ve imzaları kontrol edin.
- Hesap ve kart numaraları. Banka hesapları, IBAN'lar, kart numaraları ve poliçe numaraları.
- Kimlik numaraları. Vergi numaraları, ulusal kimlik numaraları, pasaport ve sürücü belgesi numaraları, sosyal güvenlik numaraları.
- Doğum tarihleri. Genellikle bir formda "Doğum tarihi" ve "Yaş" gibi iki alan birlikte bulunur.
- Referans numaraları. Birinin aratabileceği dosya, talep, fatura ve sözleşme numaraları.
Bir araya geldiklerinde kişiyi tanımlayan ayrıntılar
Doğrudan tanımlayıcılar kolay kısımdır; çünkü onları arayabilirsiniz. Daha zor olan, görevin neye ihtiyaç duyduğuna karar vermektir. Bir mektubun dilbilgisini düzeltme isteği, müşteri hakkında hiçbir bilgi gerektirmez. Bir uzlaşma hesaplamasını kontrol etme isteği tutarları ve tarihleri gerektirir, ancak adları gerektirmez. Neyi kaldıracağınıza karar vermeden önce yapay zekânın neye ihtiyaç duyduğunu belirleyin; böylece liste kısalır ve daha güvenli hâle gelir.
Bazı ayrıntılar tek başlarına zararsız, ancak birlikte tanımlayıcıdır. "Mart ayında dava edilmiş, 4.000 nüfuslu bir kasabadaki plastik cerrah" tek bir kişi olabilir. Belgeyi okurken bir meslektaşınızın veya komşunuzun bu kişinin kim olduğunu anlayıp anlayamayacağını sorun.
- Nadir meslek unvanları, sıra dışı işverenler ve küçük yerleşim yerleri.
- Olayların, itirafların, duruşmaların veya işlemlerin kesin tarihleri.
- Kamu kayıtlarında yer alan sıra dışı tutarlar.
- Haberlerde yer almış sağlık durumu, ailevi durum veya anlaşmazlık açıklamaları.
Bunları her zaman kaldırmanız gerekmez. Birçok görev için genelleştirmek yeterlidir: "14 Mart'taki bir anlaşmazlık" yerine "ilkbaharda yaşanan bir anlaşmazlık". Görevin gerektirdiği bilgileri tutun, geri kalanını çıkarın.
Dosyada gizli olanlar
Görünür sayfa, belgenin yalnızca bir bölümüdür. Unutulması kolay olan yerleri de inceleyin.
Word belgeleri
- İnceleyen kişilerin adlarını taşıyan yorumlar ve izlenen değişiklikler.
- Üst bilgiler, alt bilgiler ve metin kutuları.
- Yazar ve şirket gibi belge özellikleri.
Elektronik tablolar
- Gizli sayfalar, gizli satırlar ve sütunlar.
- Hücre yorumları ve adlandırılmış aralıklar.
- Başka dosya adlarından söz eden formüller.
Sunular
- Konuşmacı notları.
- Görsellerdeki ve grafiklerdeki metinler.
E-postalar
- Kimden, Kime ve Bilgi satırları ile gönderenin imzası.
- Yazışma dizisinin alt tarafındaki önceki mesajlardan alıntılar.
- Eklerin adları.
PDF'ler ve taramalar
- Damga, el yazısı not veya imzada adların yer aldığı taranmış sayfalar.
- Yer işaretleri, form alanları ve belge özellikleri.
Her dosya
- Dosya adı. "Lopez_lease_final.docx" dosyayı açmadan önce bile kişinin kim olduğunu belli eder.
- Görseller ve fotoğraflar. Kimlik kartının veya imzanın fotoğrafı, çevresindeki metin temizlenmiş olsa bile kişisel veriler içerir.
Özgün belgeyi düzenlemek yerine belge metninden oluşturulmuş güvenli bir kopya, bu tür gizli alanların çoğunu önler; çünkü yorumlar, meta veriler ve gömülü nesneler yapıştırdığınız metnin parçası değildir. Görseller istisnadır: Kimlik belirleyici hiçbir şey içermediklerinden emin değilseniz onları eklemeyin.
Bir örnek
Bir müşterinin muhasebecisine gönderdiği kısa bir e-postayı ele alalım:
"Merhaba Tom, Harbor Credit Union'daki 4471-2290 numaralı hesabıma ait ekstreyi gönderiyorum. 3 Mart'ta 12 Elm Street'e taşındım, lütfen adresimi güncelle. Eşim Daniel da kredide yer alıyor. Teşekkürler, Maria Lopez, 555-0142."
Titiz bir gözden geçirmede muhasebecinin adı, hesap numarası, banka adı, sokak adresi, eşinin adı, müşterinin adı ve telefon numarası değiştirilir. Taşınma tarihi ise duruma göre değerlendirilmelidir: Konu krediyle ilgiliyse bunu "mart ayında" diye genelleyebilir veya tamamen çıkarabilirsiniz. Ek dosyasının adı, e-postanın gönderen satırı ve imza da aynı şekilde ele alınmalıdır.
Bu işlemden sonra metin şöyle görünebilir: "Merhaba Person_1, Company_1 adresindeki Account_1 hesabıma ait ekstreyi gönderiyorum. Mart ayında Address_1 adresine taşındım, lütfen adresimi güncelle. Eşim Person_3 da kredide yer alıyor. Teşekkürler, Person_2, Phone_1." Ayrıntılar daha azdır ama krediyle ilgili bir soru için aynı ölçüde kullanışlıdır.
Emin değilseniz, çıkarın. Yapay zekânın ihtiyacı olursa sonraki mesajda bir ayrıntıyı yeniden ekleyebilirsiniz. Ancak gönderilmiş bir mesajı geri alamazsınız.
Son bir kontrol
- Müşterinin soyadını arayın ve soyadının tüm farklı yazılışlarını da. Ayrıca yalnızca adını da arayın.
- Rakamları arayın. Uzun sayıları ve tarihe benzeyen her şeyi tarayın.
- İlk ve son sayfayı okuyun. Kimliği belirleyici bilgiler genellikle antetlerde, imza bloklarında ve altbilgilerde bulunur.
- Dosya adını kontrol edin ve sohbete yazdığınız başlık veya başlıklarda.
- Bir yabancının müşteriyi tanıyıp tanıyamayacağını düşünün kalan bilgilerden yola çıkarak.
Otomatik araçlar çok sayıda dosyada yardımcı olur, ancak gözden kaçırdıkları da olur. Ne kullanırsanız kullanın, herhangi bir şey göndermeden önce sonucu kendiniz kontrol edin.
ClientSafe, GagarinSoft tarafından sunulan bir Windows uygulamasıdır. Bir dosyanın belgelerinde adları, şirketleri, adresleri, telefon numaralarını, e-posta adreslerini, hesap ve kimlik numaralarını ve doğum tarihlerini bulur ve eşleşmeleri incelemeniz için gösterir. Güvenli kopyaya görselleri dahil etmez. ClientSafe hakkında daha fazla bilgi edinin.
Genel bilgi, hukuki tavsiye değildir. Size uygulanan kuralları kontrol edin.