Удалить имя клиента — очевидный шаг. Но этого редко бывает достаточно. Документы позволяют установить личность по номерам счетов, подписям, именам файлов, комментариям и деталям, которые идентифицируют только в совокупности. Используйте этот список перед тем, как вставить документ клиента в инструмент ИИ или загрузить его туда.
Прямые идентификаторы
Эти сведения сами по себе указывают на конкретного человека или организацию. Удалите или замените каждый из таких элементов во всех встречающихся формах.
- Имена людей. Учтите клиента, другую сторону, свидетелей, членов семьи, коллег и всех, кто указан в блоке подписи или строке «копия» («cc»). Проверьте сокращённые формы, инициалы и ошибки в написании.
- Названия компаний и учреждений. Работодатель, арендодатель, школа или клиника могут идентифицировать человека не хуже, чем его имя.
- Адреса. Уличные адреса, почтовые индексы и описания недвижимости.
- Номера телефонов и адреса электронной почты. Проверьте бланки, нижние колонтитулы и подписи.
- Номера счетов и карт. Банковские счета, IBAN, номера карт и номера полисов.
- Номера документов, удостоверяющих личность. Налоговые номера, национальные идентификационные номера, номера паспортов и водительских удостоверений, номера социального страхования.
- Даты рождения. Часто это пара полей в форме, например «Дата рождения» и «Возраст».
- Номера ссылок и регистрационные номера. Номера дел, претензий, счетов и договоров, по которым можно найти соответствующие сведения.
Детали, которые идентифицируют в совокупности
Прямые идентификаторы — простая часть задачи, потому что их можно искать. Сложнее определить, что нужно для самой задачи. Для исправления грамматики письма сведения о клиенте вообще не нужны. Для проверки расчёта по соглашению об урегулировании нужны суммы и даты, но не имена. Решите, что нужно ИИ, прежде чем определять, что удалить: так список будет короче и безопаснее.
Некоторые сведения по отдельности безобидны, но в сочетании позволяют установить личность. «Пластический хирург в городе с населением 4 000 человек, на которого подали в суд в марте» — возможно, один конкретный человек. Читая документ, спросите себя, сможет ли коллега или сосед понять, о ком идёт речь.
- Редкие должности, необычные работодатели и небольшие населённые пункты.
- Точные даты событий, признаний, слушаний или сделок.
- Необычные суммы, встречающиеся в общедоступных записях.
- Описания заболеваний, семейных обстоятельств или споров, о которых сообщали в новостях.
Не всегда нужно удалять такие сведения. Во многих случаях достаточно обобщить их: «спор весной» вместо «спор 14 марта». Оставьте то, что нужно для задачи, и удалите остальное.
Что может скрываться в файле
Видимая страница — лишь часть документа. Проверьте места, о которых легко забыть.
Документы Word
- Комментарии и исправления с отслеживанием изменений, в которых могут быть указаны имена проверяющих.
- Колонтитулы и текстовые поля.
- Свойства документа, например автор и организация.
Электронные таблицы
- Скрытые листы, строки и столбцы.
- Комментарии к ячейкам и именованные диапазоны.
- Формулы, в которых упоминаются имена других файлов.
Презентации
- Заметки докладчика.
- Текст на изображениях и диаграммах.
Письмах
- Строки «От», «Кому» и «Копия», а также подпись отправителя.
- Цитаты из предыдущих сообщений ниже по цепочке переписки.
- Названия вложений.
PDF-файлы и сканы
- Отсканированные страницы с именами в штампе, рукописной заметке или подписи.
- Закладки, поля формы и свойства документа.
Любые файлы
- Имя файла. «Lopez_lease_final.docx» выдаёт имя ещё до того, как кто-либо откроет файл.
- Изображения и фотографии. Фотография удостоверения личности или подписи содержит персональные данные, даже если окружающий её текст уже очищен.
Безопасная копия, созданная из текста документа, а не путём редактирования оригинала, позволяет избежать многих таких ловушек: комментарии, метаданные и встроенные объекты не входят в текст, который вы копируете. Исключение — изображения: не добавляйте их, если не уверены, что на них нет идентифицирующих сведений.
Пример
Возьмём короткое письмо клиента бухгалтеру:
«Привет, Том, во вложении выписка по моему счёту 4471-2290 в Harbor Credit Union. 3 марта я переехала на Элм-стрит, 12, поэтому, пожалуйста, обнови мой адрес. Мой муж Дэниел тоже указан в кредитном договоре. Спасибо, Мария Лопес, 555-0142».
При тщательной проверке заменяют имя бухгалтера, номер счёта, название банка, адрес улицы, имя мужа, имя клиента и номер телефона. Дату переезда нужно оценить отдельно: если задача касается кредита, её можно обобщить до «в марте» или удалить. Так же нужно обработать имя файла вложения, строку отправителя в письме и подпись.
После обработки текст может выглядеть примерно так: «Привет, Person_1, во вложении выписка по моему счёту Account_1 в Company_1. В марте я переехала по адресу Address_1, поэтому, пожалуйста, обнови мой адрес. Мой муж Person_3 тоже указан в кредитном договоре. Спасибо, Person_2, Phone_1». Подробностей стало меньше, но для вопроса о кредите текст по-прежнему столь же полезен.
Если сомневаетесь, не включайте сведения. При необходимости их всегда можно добавить в следующее сообщение для ИИ. Но уже отправленное сообщение отозвать нельзя.
Итоговая проверка
- Найдите фамилию клиента и все её варианты. Также поищите только имя.
- Выполните поиск цифр. Проверьте длинные числа и всё, что похоже на дату.
- Прочитайте первую и последнюю страницы. Идентификаторы часто встречаются в бланках, блоках подписи и нижних колонтитулах.
- Проверьте имя файла а также любой заголовок или название, которое вы ввели в чат.
- Спросите себя, сможет ли посторонний определить, кто клиент, по оставшимся сведениям.
Автоматические инструменты помогают обрабатывать большие объёмы данных, но могут что-то пропустить. Какой бы инструмент вы ни использовали, проверьте результат сами, прежде чем что-либо отправлять.
ClientSafe — приложение Windows от GagarinSoft — находит в документах по делу имена, компании, адреса, номера телефонов, адреса электронной почты, номера счетов и удостоверений личности, а также даты рождения и показывает найденные совпадения для проверки. В безопасную копию изображения не включаются. Подробнее о ClientSafe.
Общая информация, а не юридическая консультация. Проверьте правила, применимые к вам.