Usunięcie imienia i nazwiska klienta to oczywisty krok. Rzadko jednak wystarcza. Dokumenty pozwalają zidentyfikować osoby za pomocą numerów kont, podpisów, nazw plików, komentarzy i szczegółów, które identyfikują dopiero w połączeniu. Przed wklejeniem lub przesłaniem dokumentu klienta do narzędzia AI skorzystaj z tej listy.

Kartka z małymi niebieskimi zakładkami i granatowymi chorągiewkami oznaczającymi niektóre linie.

Bezpośrednie identyfikatory

Pozwalają one samodzielnie wskazać konkretną osobę lub organizację. Usuń lub zastąp każdy z tych elementów we wszystkich jego formach.

  • Imiona i nazwiska osób. Uwzględnij klienta, drugą stronę, świadków, członków rodziny, współpracowników oraz wszystkie osoby wymienione w bloku podpisu lub w wierszu „DW”. Sprawdź skrócone formy, inicjały i błędy w pisowni.
  • Nazwy firm i instytucji. Pracodawca, wynajmujący, szkoła lub klinika mogą identyfikować osobę równie skutecznie jak jej nazwisko.
  • Adresy. Adresy uliczne, kody pocztowe i opisy nieruchomości.
  • Numery telefonów i adresy e-mail. Sprawdź papier firmowy, stopki i podpisy.
  • Numery kont i kart. Rachunki bankowe, numery IBAN, numery kart i numery polis.
  • Numery dokumentów tożsamości. Numery identyfikacji podatkowej, krajowe numery identyfikacyjne, numery paszportów i praw jazdy, numery ubezpieczenia społecznego.
  • Daty urodzenia. Często jest to para pól w formularzu, na przykład „Data urodzenia” i „Wiek”.
  • Numery referencyjne. Numery spraw, roszczeń, faktur i umów, które ktoś mógłby wyszukać.

Szczegóły, które identyfikują w połączeniu z innymi

Bezpośrednie identyfikatory łatwo znaleźć, bo można ich wyszukiwać. Trudniej ocenić, czego wymaga dane zadanie. Prośba o poprawienie gramatyki listu nie wymaga żadnych informacji o kliencie. Prośba o sprawdzenie wyliczenia ugody wymaga kwot i dat, ale nie nazwisk. Zdecyduj, czego potrzebuje AI, zanim postanowisz, co usunąć, a lista będzie krótsza i bezpieczniejsza.

Niektóre szczegóły są nieszkodliwe osobno, ale pozwalają zidentyfikować w połączeniu. „Chirurg plastyczny w miasteczku liczącym 4000 mieszkańców, pozwany w marcu” może wskazywać na jedną osobę. Czytając dokument, zastanów się, czy współpracownik lub sąsiad zdołałby ustalić, o kogo chodzi.

  • Rzadkie nazwy stanowisk, nietypowi pracodawcy i małe miejscowości.
  • Dokładne daty wydarzeń, przyznania się do czegoś, rozpraw lub transakcji.
  • Nietypowe kwoty występujące w publicznych rejestrach.
  • Opisy stanu zdrowia, sytuacji rodzinnej lub sporu, o których informowano w wiadomościach.

Nie zawsze trzeba je usuwać. W wielu zadaniach wystarczy uogólnienie: „spór wiosną” zamiast „spór 14 marca”. Zachowaj to, czego wymaga zadanie, i usuń resztę.

Co może być ukryte w pliku

Widoczna strona to tylko część dokumentu. Sprawdź miejsca, o których łatwo zapomnieć.

Dokumenty Word

  • Komentarze i śledzone zmiany, które zawierają nazwiska recenzentów.
  • Nagłówki, stopki i pola tekstowe.
  • Właściwości dokumentu, takie jak autor i firma.

Arkusze kalkulacyjne

  • Ukryte arkusze, wiersze i kolumny.
  • Komentarze do komórek i nazwane zakresy.
  • Formuły odwołujące się do nazw innych plików.

Prezentacje

  • Notatki prelegenta.
  • Tekst na obrazach i wykresach.

E-maile

  • Pola „Od”, „Do” i „DW” oraz podpis nadawcy.
  • Cytowane wcześniejsze wiadomości w dalszej części wątku.
  • Nazwy załączników.

Pliki PDF i skany

  • Zeskanowane strony z nazwiskami lub nazwami na pieczęci, w odręcznej notatce lub podpisie.
  • Zakładki, pola formularzy i właściwości dokumentu.

Każdy plik

  • Nazwa pliku. „Lopez_lease_final.docx” zdradza, kto jest jego właścicielem, zanim ktokolwiek go otworzy.
  • Obrazy i zdjęcia. Zdjęcie dowodu tożsamości lub podpisu zawiera dane osobowe, nawet jeśli tekst wokół niego został oczyszczony.

Bezpieczna kopia utworzona z tekstu dokumentu, a nie przez edytowanie oryginału, pozwala uniknąć wielu takich ukrytych miejsc, ponieważ komentarze, metadane i osadzone obiekty nie należą do wklejanego tekstu. Wyjątkiem są obrazy: pomiń je, chyba że masz pewność, że nie zawierają niczego, co pozwala zidentyfikować osobę.

Przykład

Weźmy krótką wiadomość e-mail od klientki do jej księgowego:

„Cześć Tom, w załączniku przesyłam wyciąg z konta 4471-2290 w Harbor Credit Union. 3 marca przeprowadziłam się na 12 Elm Street, więc proszę zaktualizuj mój adres. Mój mąż Daniel też jest stroną pożyczki. Dzięki, Maria Lopez, 555-0142”.

Dokładny przegląd zastępuje imię księgowego, numer konta, nazwę banku, adres ulicy, imię męża, imię i nazwisko klientki oraz numer telefonu. Data przeprowadzki zależy od oceny: jeśli sprawa dotyczy pożyczki, możesz uogólnić ją do „w marcu” albo ją pominąć. Tak samo należy potraktować nazwę pliku załącznika, wiersz nadawcy wiadomości i podpis.

Po takim przeglądzie tekst może wyglądać mniej więcej tak: „Cześć Person_1, w załączniku przesyłam wyciąg z konta Account_1 w Company_1. W marcu przeprowadziłam się na Address_1, więc proszę zaktualizuj mój adres. Mój mąż Person_3 też jest stroną pożyczki. Dzięki, Person_2, Phone_1”. Zawiera mniej szczegółów, ale jest równie przydatny w przypadku pytania o pożyczkę.

W razie wątpliwości pomiń daną informację. Jeśli AI będzie jej potrzebować, zawsze możesz dodać ją w następnej wiadomości. Nie możesz cofnąć wiadomości, która została już wysłana.

Ostatnie sprawdzenie

  1. Wyszukaj nazwisko klienta i wszystkie jego warianty. Wyszukaj też samo imię.
  2. Wyszukaj cyfry. Przejrzyj długie liczby i wszystko, co wygląda na datę.
  3. Przeczytaj pierwszą i ostatnią stronę. Dane identyfikujące często skupiają się na papierze firmowym, w blokach podpisu i stopkach.
  4. Sprawdź nazwę pliku oraz każdy tytuł lub nagłówek wpisany na czacie.
  5. Zastanów się, czy nieznajoma osoba mogłaby zidentyfikować klienta na podstawie tego, co pozostało.

Automatyczne narzędzia pomagają przetwarzać duże ilości danych, ale mogą coś przeoczyć. Niezależnie od tego, czego używasz, przed wysłaniem czegokolwiek samodzielnie sprawdź wynik.

ClientSafe, aplikacja Windows od GagarinSoft, wyszukuje w dokumentach sprawy imiona i nazwiska, nazwy firm, adresy, numery telefonów, adresy e-mail, numery kont i dokumentów tożsamości oraz daty urodzenia, a następnie pokazuje znalezione dopasowania do sprawdzenia. Nie uwzględnia obrazów w bezpiecznej kopii. Dowiedz się więcej o ClientSafe.

Informacje ogólne, a nie porada prawna. Sprawdź zasady, które Cię dotyczą.

Źródła