Personeelsdossiers bevatten enkele van de gevoeligste informatie die een bedrijf over iemand bewaart. AI-tools kunnen nog steeds helpen bij schrijfwerk: een duidelijkere beoordeling, een neutrale reactie op een klacht of een vergelijking van twee contractversies. De regel is steeds hetzelfde: haal eerst de persoon eruit.
Waar AI kan helpen bij HR
- Functioneringsbeoordelingen. Ruwe aantekeningen omzetten in evenwichtige, specifieke formuleringen en controleren of de toon overeenkomt met het bewijsmateriaal.
- Klachten en bezwaren. Een tijdlijn opstellen op basis van lange e-mailketens, tegenstrijdigheden opsporen en een ontvangstbevestiging of reactie opstellen.
- Contracten en beleidsdocumenten. Versies vergelijken, verplichtingen opsommen en clausules in gewone taal herschrijven.
- Functieomschrijvingen en aanbiedingsbrieven. Een concept opstellen op basis van een sjabloon.
Beslissingen over mensen, zoals aannemen, disciplineren en ontslaan, blijven bij een persoon. Gebruik de tool om je voor te bereiden, niet om beslissingen te nemen.
Wat je per documenttype moet verwijderen
| Document | Wat de persoon identificeert |
|---|---|
| Functioneringsbeoordeling | Namen van de medewerker en leidinggevende, personeelsnummer, team en functietitel als het team klein is, verlofdatums, beloning gekoppeld aan een naam |
| Klacht of bezwaar | De klager, de persoon over wie de klacht gaat, getuigen en genoemde collega's, e-mailadressen en handtekeningen in doorgestuurde berichten |
| Arbeidsovereenkomst | Naam van de medewerker, woonadres, geboortedatum, nationaal identiteits- of belastingnummer, bankgegevens, naam van de werkgever |
| Ziektebriefjes en aanpassingen | Naam, diagnose, arts en kliniek, en datums die een aandoening kunnen onthullen |
| Aantekeningen van een onderzoek | Elke naam, ook van mensen die alleen terloops worden genoemd |
Functietitels verdienen extra aandacht. „Hoofd Financiën” is anoniem bij een bedrijf met vijfhonderd medewerkers en wijst naar één persoon bij een bedrijf met tien medewerkers. Vervang de functietitel of de hele zin als die naar één persoon verwijst.
Klachten vereisen extra zorg
Bij een klacht zijn meer mensen betrokken dan alleen de klager, en zij hebben er niet voor gekozen om in de prompt van de AI te staan: de klager, de persoon die wordt beschuldigd en vaak meerdere getuigen. Iedereen heeft een eigen, consistente tijdelijke aanduiding nodig, zodat de AI kan volgen wie wat tegen wie heeft gezegd. Als iedereen „[WEGGELAKT]” wordt, is het onmogelijk om een tijdlijn van het geschil op te stellen. Het artikel over tijdelijke aanduidingen tegenover zwarte balken laat het verschil zien.
Gezondheid, vakbondslidmaatschap, religie en vergelijkbare gegevens worden in veel wetten voor gegevensbescherming als bijzonder gevoelig beschouwd. Behandel delen van een dossier waarin zulke gegevens voorkomen extra voorzichtig en lees de veilige versie twee keer na.
Contracten
Beloningsvoorwaarden zijn vaak precies wat je de AI wilt laten bekijken. Behoud dus de bedragen en verwijder de namen van de betrokkenen. De medewerker, het bedrijf, de ondertekenaars en alle genoemde referenten krijgen tijdelijke aanduidingen. Gebruik bij een vergelijking van twee versies van hetzelfde contract in beide dezelfde tijdelijke aanduidingen. Anders zal de AI verschillen rapporteren die alleen uit andere namen bestaan.
Een kort voorbeeld
Een deel van een beoordelingsnotitie:
Priya Raman missed the Harbor Bank migration deadline twice in Q2 and was off sick from 3 to 21 June.
De versie die je verstuurt:
Person_1 missed the Project_1 deadline twice in Q2 and was absent from Date_1 to Date_2.
De AI kan je helpen dit eerlijk te formuleren en de vraag te stellen of de afwezigheid de vertraging verklaart. De AI leert niet langer wie de medewerker is, om welk klantproject het ging of waarom zij afwezig was. De gezondheidsinformatie is samen met de datums verwijderd. Als je die voor de vraag nodig hebt, schrijf dan „afwezig om gezondheidsredenen” in plaats van een diagnose te delen.
Een korte routine
- Controleer welk AI-account je gebruikt en wat de gegevensinstellingen daarvan inhouden. Zie wat de instellingen betekenen.
- Neem het deel van het document dat nodig is voor de taak.
- Vervang elke persoon, elk bedrijf, elk adres, elk nummer en elke geboortedatum door een consistente tijdelijke aanduiding.
- Lees de veilige versie na op functies, bijnamen en ongebruikelijke details die iemand alsnog kunnen identificeren.
- Stel de vraag en leg in algemene termen uit waar de tijdelijke aanduidingen voor staan, bijvoorbeeld: „Person_1 is de medewerker en Person_2 is de leidinggevende”.
- Zet de namen op je eigen computer terug en controleer het antwoord voordat je het in een brief of dossier opneemt.
Het gegevensbeschermingsbeleid van je werkgever en de plaatselijke arbeidswetgeving gaan voor. Als je bedrijf een goedgekeurde lijst met AI-tools heeft, gebruik dan die lijst.
Veelvoorkomende fouten
- De naam verwijderen maar het verhaal laten staan. Een klacht over „de enige supervisor van de nachtdienst bij het depot in Leeds” identificeert één persoon.
- De mensen aan de zijlijn vergeten. Getuigen, de vorige leidinggevende en de persoon die de referentie heeft geschreven, zijn ook mensen.
- Een volledige e-mailketen plakken. Elk doorgestuurd bericht voegt adressen, handtekeningen en telefoonnummers toe.
- Het personeelsnummer laten staan. Het is een naam in een andere schrijfwijze.
- De samenvatting van de AI als verslag gebruiken. Bewaar het oorspronkelijke document als bron en gebruik de samenvatting alleen als hulpmiddel tijdens het werk.
Veelgestelde vragen
Kan ik een beoordeling in ChatGPT plakken als ik de naam verwijder?
Vaak is dat niet voldoende. Teamnamen, datums, projectnamen en specifieke incidenten kunnen de persoon identificeren voor iedereen die het bedrijf kent. Verwijder die ook, of beperk de passage tot wat nodig is voor de taak.
Is het een probleem om AI te vragen een ontslagbrief op te stellen?
Een concept opstellen op basis van een versie met tijdelijke aanduidingen brengt minder risico met zich mee dan het echte dossier te plakken. De beslissing zelf en de juridische controle van de brief moeten niet aan de tool worden overgelaten.
Hoe zit het met het recht van de medewerker om te zien wat er met diens gegevens is gedaan?
Dat hangt af van je rechtsgebied. Op sommige plaatsen kan een medewerker zijn of haar persoonsgegevens opvragen, waaronder mogelijk informatie over hoe die zijn verwerkt. Houd bij wat je hebt verstuurd en wanneer.
ClientSafe vervangt namen, bedrijven, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen en ID-nummers op je pc door consistente tijdelijke aanduidingen, zodat dezelfde medewerker in elk document binnen een dossier dezelfde aanduiding krijgt. Controleer het resultaat voordat je het kopieert, want geen enkele tool vindt alles.
Algemene informatie, geen juridisch advies. Arbeids- en privacyregels verschillen per land.