İK dosyaları, bir işletmenin bir kişi hakkında sakladığı en hassas bilgilerin bazılarını içerir. Yapay zekâ araçları yine de yazım işlerine yardımcı olabilir: incelemeyi daha anlaşılır hâle getirmek, bir şikâyete tarafsız yanıt vermek veya iki sözleşme sürümünü yan yana karşılaştırmak. Her seferinde aynı kural geçerlidir. Önce kişinin kimliğini çıkarın.
Yapay zekâ İK alanında nasıl yardımcı olur?
- Performans değerlendirmeleri. Dağınık notları dengeli ve özgül bir ifadeye dönüştürme, ayrıca tonun kanıtlarla uyumlu olup olmadığını kontrol etme.
- Şikâyetler ve yakınmalar. Uzun e-posta yazışmalarından bir zaman çizelgesi oluşturma, çelişkileri tespit etme, alındı bildirimi veya yanıt taslağı hazırlama.
- Sözleşmeler ve politikalar. Sürümleri karşılaştırma, yükümlülükleri listeleme, maddeleri sade bir dille yeniden yazma.
- İş tanımları ve iş teklif mektupları. Bir şablondan taslak hazırlama.
İşe alım, disiplin ve işten çıkarma gibi kişilerle ilgili kararları bir insan vermelidir. Aracı karar vermek için değil, hazırlık yapmak için kullanın.
Belge türüne göre neleri çıkarmalı?
| Belge | Kişinin kimliğini açığa çıkaran bilgiler |
|---|---|
| Performans değerlendirmesi | Çalışanın ve yöneticinin adları, çalışan kimlik numarası, ekip ve ekip küçükse iş unvanı, izin tarihleri, bir adla ilişkilendirilmiş ücret bilgisi |
| Şikâyet veya yakınma | Şikâyetçi, hakkında şikâyette bulunulan kişi, tanıklar ve adı geçen iş arkadaşları, iletilmiş yazışmalardaki e-posta adresleri ve imzalar |
| İş sözleşmesi | Çalışanın adı, ev adresi, doğum tarihi, ulusal kimlik veya vergi numarası, banka bilgileri, işverenin adı |
| Hastalık raporları ve uyarlama düzenlemeleri | Ad, teşhis, doktor ve klinik ile bir sağlık durumunu açığa çıkaran tarihler |
| Soruşturma notları | Yalnızca söz arasında adı geçen kişiler de dâhil olmak üzere tüm adlar |
İş unvanlarına ikinci kez bakmak gerekir. "Finans Direktörü" beş yüz kişilik bir şirkette anonimdir, on kişilik bir şirkette ise bir kişiyi işaret eder. Bir kişiye işaret ediyorsa unvanı veya tüm cümleyi değiştirin.
Şikâyetlerde daha fazla özen gerekir
Bir şikâyette, yapay zekâ isteminde yer almayı seçmemiş birden fazla kişi bulunur: şikâyetçi, hakkında şikâyette bulunulan kişi ve çoğu zaman birkaç tanık. Yapay zekânın kimin kime ne söylediğini takip edebilmesi için her kişiye ayrı ve tutarlı bir yer tutucu verilmelidir. Herkes "[REDACTED]" olursa anlaşmazlığın zaman çizelgesini oluşturmak imkânsızlaşır. Şu yazı yer tutucularla siyah şeritleri karşılaştırıyor.
Sağlık, sendika üyeliği, din ve benzeri ayrıntılar birçok veri koruma yasası kapsamında özellikle hassas kabul edilir. Bunlardan söz eden dosya bölümlerine ekstra özen gösterin ve güvenli hâle getirilmiş sürümü iki kez okuyun.
Sözleşmeler
Ücret koşulları genellikle yapay zekânın incelemesini istediğiniz bilgilerdir; bu nedenle rakamları bırakıp kime ait olduklarını kaldırın. Çalışanın, şirketin, imza sahiplerinin ve adı geçen kişilerin yerini tutucular almalıdır. Aynı sözleşmenin iki sürümünü karşılaştırıyorsanız her ikisinde de aynı yer tutucuları kullanın. Aksi takdirde yapay zekâ, yalnızca farklı adlardan kaynaklanan farkları bildirecektir.
Kısa bir örnek
Bir değerlendirme notundan bölüm:
Priya Raman missed the Harbor Bank migration deadline twice in Q2 and was off sick from 3 to 21 June.
Göndereceğiniz sürüm:
Person_1 missed the Project_1 deadline twice in Q2 and was absent from Date_1 to Date_2.
Yapay zekâ, bunu adil bir dille ifade etmenize ve devamsızlığın gecikmeyi açıklayıp açıklamadığını sormanıza yardımcı olabilir. Artık çalışanın kim olduğunu, müşterinin projesinin ne olduğunu veya çalışanın neden işe gelmediğini öğrenmez. Tarihlerle birlikte sağlık ayrıntısı da kaldırıldı. Sorunuz için bu bilgi gerekliyse teşhis göndermek yerine "sağlık nedenleriyle işe gelmedi" deyin.
Kısa bir rutin
- Hangi yapay zekâ hesabını kullandığınızı ve veri ayarlarında ne yazdığını kontrol edin. Bkz. ayarların ne anlama geldiği.
- Görev için gereken belge bölümünü alın.
- Her kişiyi, şirketi, adresi, numarayı ve doğum tarihini tutarlı bir yer tutucuyla değiştirin.
- Birini yine de tanımlayabilecek rolleri, takma adları ve sıra dışı ayrıntıları bulmak için güvenli sürümü okuyun.
- Soruyu sorun ve yer tutucuların genel olarak neyi ifade ettiğini belirtin; örneğin: "Person_1 çalışandır, Person_2 ise doğrudan yöneticisidir".
- Adları kendi bilgisayarınızda geri yükleyin ve yanıtı bir mektuba veya dosyaya eklemeden önce gözden geçirin.
Öncelik işvereninizin veri koruma politikasında ve yerel iş hukukundadır. Şirketinizin onaylı bir yapay zekâ araçları listesi varsa o listedekileri kullanın.
Yaygın hatalar
- Adı kaldırıp hikâyeyi olduğu gibi bırakmak. "Leeds deposundaki tek gece vardiyası amiri" hakkındaki bir şikâyet, tek bir kişiyi tanımlar.
- Kenar plandaki kişileri unutmak. Tanıklar, önceki yönetici ve referansı yazan kişi de insandır.
- E-posta yazışmalarının tamamını yapıştırmak. İletilen her mesaj adresler, imzalar ve telefon numaraları ekler.
- Çalışan numarasını bırakmak. Bu, farklı yazımla yazılmış bir addır.
- Yapay zekânın özetini kayıt olarak kabul etmek. Asıl belgeyi kaynak olarak saklayın; özeti yalnızca çalışma yardımcısı olarak kullanın.
Sık sorulan sorular
Adı kaldırırsam bir değerlendirmeyi ChatGPT'ye yapıştırabilir miyim?
Çoğu zaman bu yeterli olmaz. Ekip adları, tarihler, proje adları ve belirli olaylar, şirketi bilen herkesin kişiyi tanımasını sağlayabilir. Bunları da çıkarın veya metni görev için gerekenlerle sınırlandırın.
Yapay zekâdan işten çıkarma mektubu taslağı hazırlamasını istemek sorun olur mu?
Yer tutucularla hazırlanmış bir sürüm üzerinden taslak oluşturmak, gerçek dosyayı yapıştırmaktan daha düşük risklidir. Kararın kendisini ve mektubun hukuki incelemesini araca devretmemelisiniz.
Çalışanın, verileriyle ne yapıldığını görme hakkı ne olacak?
Bu, bulunduğunuz yargı bölgesine bağlıdır. Bazı yerlerde çalışan, nasıl işlendiğine ilişkin bilgiler de dâhil olmak üzere kişisel verilerini talep edebilir. Ne gönderdiğinizi ve ne zaman gönderdiğinizi not edin.
ClientSafe adları, şirketleri, adresleri, telefon numaralarını, e-posta adreslerini ve kimlik numaralarını bilgisayarınızda tutarlı yer tutucularla değiştirir; böylece bir dosyadaki aynı çalışan, tüm belgelerde aynı yer tutucuyla gösterilir. Hiçbir araç her şeyi bulamadığından, kopyalamadan önce sonucu gözden geçirirsiniz.
Genel bilgilendirmedir, hukuki tavsiye değildir. İş ve veri koruma kuralları ülkeye göre farklılık gösterir.