Les dossiers RH contiennent certaines des informations les plus sensibles qu’une entreprise conserve au sujet d’une personne. Les outils d’IA peuvent tout de même aider à la rédaction : clarifier une évaluation, rédiger une réponse neutre à une réclamation, comparer côte à côte deux versions d’un contrat. La règle est la même à chaque fois : retirez d’abord les éléments qui identifient la personne.
Comment l’IA peut aider les RH
- Évaluations de performance. Transformer des notes brutes en formulations équilibrées et précises, et vérifier que le ton correspond aux éléments de preuve.
- Réclamations et plaintes. Établir une chronologie à partir de longs échanges d’e-mails, repérer les contradictions, rédiger un accusé de réception ou une réponse.
- Contrats et politiques. Comparer des versions, répertorier les obligations, reformuler des clauses en langage clair.
- Descriptions de poste et lettres d’offre. Rédiger à partir d’un modèle.
Les décisions concernant des personnes, telles que l’embauche, les mesures disciplinaires et le licenciement, restent du ressort d’une personne. Utilisez l’outil pour préparer, pas pour décider.
Quoi retirer selon le type de document
| Document | Éléments permettant d’identifier la personne |
|---|---|
| Évaluation de performance | Noms de l’employé et du responsable, identifiant de l’employé, équipe et intitulé de poste si l’équipe est petite, dates de congé, rémunération associée à un nom |
| Réclamation ou plainte | Auteur de la réclamation, personne mise en cause, témoins et collègues mentionnés, adresses e-mail et signatures dans les échanges transférés |
| Contrat de travail | Nom de l’employé, adresse personnelle, date de naissance, numéro d’identification national ou numéro fiscal, coordonnées bancaires, nom de l’employeur |
| Certificats médicaux et aménagements | Nom, diagnostic, médecin et clinique, ainsi que toute date révélant une affection |
| Notes d’enquête | Tous les noms, y compris ceux des personnes simplement mentionnées en passant |
Les intitulés de poste méritent un deuxième examen. « Responsable des finances » n’identifie personne dans une entreprise de cinq cents employés, mais permet d’identifier quelqu’un dans une entreprise de dix personnes. Remplacez l’intitulé, ou toute la phrase, s’il désigne une personne précise.
Les réclamations exigent une attention particulière
Une réclamation implique plusieurs personnes qui n’ont pas choisi de figurer dans la requête adressée à l’IA : son auteur, la personne mise en cause et souvent plusieurs témoins. Chacune doit avoir un espace réservé distinct et cohérent, afin que l’IA puisse suivre qui a dit quoi à qui. Si tout le monde devient « [CAVIARDÉ] », il devient impossible d’établir la chronologie du différend. L’article sur les espaces réservés et les barres noires montre la différence.
Les informations sur la santé, l’appartenance syndicale, la religion et les détails similaires sont considérées comme particulièrement sensibles par de nombreuses lois sur la protection des données. Traitez avec une prudence accrue les passages d’un dossier qui les mentionnent, et relisez deux fois la version expurgée.
Contrats
Les clauses de rémunération sont souvent précisément ce que vous souhaitez faire examiner par l’IA ; conservez donc les chiffres et retirez les identités auxquelles ils se rapportent. L’employé, l’entreprise, les signataires et toute personne citée par son nom deviennent des espaces réservés. Si vous comparez deux versions du même contrat, utilisez les mêmes espaces réservés dans les deux. Sinon, l’IA signalera des différences qui ne sont dues qu’aux noms différents.
Un exemple rapide
Extrait d’une note d’évaluation :
Priya Raman missed the Harbor Bank migration deadline twice in Q2 and was off sick from 3 to 21 June.
La version que vous envoyez :
Person_1 missed the Project_1 deadline twice in Q2 and was absent from Date_1 to Date_2.
L’IA peut vous aider à formuler cela équitablement et à demander si l’absence explique le retard. Elle n’apprend plus qui est l’employée, quel était le projet du client ni pourquoi elle était absente. Le détail concernant sa santé a été supprimé, tout comme les dates. Si vous en avez besoin pour poser la question, dites « absente pour des raisons de santé » plutôt que de transmettre un diagnostic.
Une courte procédure
- Vérifiez quel compte d’IA vous utilisez et ce que précisent ses paramètres de données. Voir ce que signifient les paramètres.
- Ne prenez que la partie du document dont la tâche a besoin.
- Remplacez chaque personne, entreprise, adresse, numéro et date de naissance par un marqueur cohérent.
- Relisez la version sécurisée pour repérer les fonctions, surnoms et détails inhabituels qui pourraient encore permettre d’identifier quelqu’un.
- Posez votre question et indiquez en termes généraux ce que représentent les marqueurs, par exemple : « Person_1 désigne l’employée et Person_2 le responsable hiérarchique ».
- Rétablissez les noms sur votre propre ordinateur et relisez la réponse avant de l’intégrer à une lettre ou à un dossier.
La politique de protection des données de votre employeur et le droit du travail local priment. Si votre entreprise dispose d’une liste approuvée d’outils d’IA, utilisez-la.
Erreurs courantes
- Supprimer le nom tout en conservant l’histoire. Une plainte concernant « l’unique responsable d’équipe de nuit du dépôt de Leeds » désigne une personne.
- Ne pas oublier les personnes en périphérie. Les témoins, l’ancien responsable et la personne qui a rédigé la référence sont aussi des personnes.
- Coller toute une chaîne de courriels. Chaque message transféré ajoute des adresses, des signatures et des numéros de téléphone.
- Laisser l’identifiant de l’employé. C’est un nom écrit autrement.
- Considérer le résumé de l’IA comme le document de référence. Conservez le document original comme source et utilisez le résumé uniquement comme aide de travail.
Questions fréquentes
Puis-je coller une évaluation dans ChatGPT si j’en supprime le nom ?
Souvent, cela ne suffit pas. Les noms d’équipe, les dates, les noms de projets et les incidents précis peuvent permettre d’identifier la personne à quiconque connaît l’entreprise. Supprimez-les également, ou réduisez le passage à ce dont la tâche a besoin.
Est-ce un problème de demander à l’IA de rédiger une lettre de licenciement ?
Rédiger à partir d’une version avec marqueurs présente moins de risques que de coller le dossier réel. La décision elle-même et la vérification juridique de la lettre ne doivent pas être confiées à l’outil.
Qu’en est-il du droit de l’employé à savoir ce qui a été fait de ses données ?
Cela dépend de votre juridiction. Dans certains endroits, un employé peut demander ses données personnelles, ce qui peut inclure la manière dont elles ont été traitées. Notez ce que vous avez envoyé et à quel moment.
ClientSafe remplace sur votre PC les noms, entreprises, adresses, numéros de téléphone, adresses e-mail et numéros d’identification par des marqueurs cohérents, de sorte que le même employé soit représenté par le même marqueur dans tous les documents d’un dossier. Vous relisez le résultat avant de le copier, car aucun outil ne détecte tout.
Informations générales, et non conseils juridiques. Les règles relatives au travail et à la protection des données varient selon les pays.