Οι φάκελοι ανθρώπινου δυναμικού περιέχουν ορισμένες από τις πιο ευαίσθητες πληροφορίες που διατηρεί μια επιχείρηση για ένα άτομο. Τα εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης μπορούν και πάλι να βοηθήσουν στη σύνταξη κειμένων: σε μια σαφέστερη αξιολόγηση, σε μια ουδέτερη απάντηση σε καταγγελία ή σε παράλληλη σύγκριση δύο εκδοχών μιας σύμβασης. Ο κανόνας είναι κάθε φορά ο ίδιος. Αφαιρέστε πρώτα τα στοιχεία του προσώπου.
Πού βοηθά η τεχνητή νοημοσύνη στο ανθρώπινο δυναμικό
- Αξιολογήσεις απόδοσης. Μετατροπή πρόχειρων σημειώσεων σε ισορροπημένη, συγκεκριμένη διατύπωση και έλεγχος ότι ο τόνος συνάδει με τα στοιχεία.
- Καταγγελίες και παράπονα. Δημιουργία χρονολογίου από μακροσκελείς αλληλογραφίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εντοπισμός αντιφάσεων, σύνταξη επιβεβαίωσης παραλαβής ή απάντησης.
- Συμβάσεις και πολιτικές. Σύγκριση εκδόσεων, καταγραφή υποχρεώσεων, αναδιατύπωση ρητρών σε απλή γλώσσα.
- Περιγραφές θέσεων εργασίας και επιστολές προσφοράς. Σύνταξη με βάση ένα πρότυπο.
Οι αποφάσεις που αφορούν άτομα, όπως η πρόσληψη, η πειθαρχική διαδικασία και η απόλυση, παραμένουν ευθύνη ανθρώπου. Χρησιμοποιήστε το εργαλείο για προετοιμασία, όχι για λήψη αποφάσεων.
Τι να αφαιρείτε ανά τύπο εγγράφου
| Έγγραφο | Τι ταυτοποιεί το άτομο |
|---|---|
| Αξιολόγηση απόδοσης | Ονόματα εργαζομένου και προϊσταμένου, αριθμός μητρώου εργαζομένου, ομάδα και τίτλος θέσης όταν η ομάδα είναι μικρή, ημερομηνίες άδειας, αποδοχές που συνδέονται με όνομα |
| Καταγγελία ή παράπονο | Το άτομο που υποβάλλει την καταγγελία, το άτομο για το οποίο γίνεται η καταγγελία, μάρτυρες και συνάδελφοι που αναφέρονται, διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και υπογραφές σε προωθημένα μηνύματα |
| Σύμβαση εργασίας | Όνομα εργαζομένου, διεύθυνση κατοικίας, ημερομηνία γέννησης, εθνικός αριθμός ταυτότητας ή φορολογικός αριθμός, τραπεζικά στοιχεία, όνομα εργοδότη |
| Βεβαιώσεις ασθενείας και προσαρμογές | Όνομα, διάγνωση, γιατρός και κλινική, καθώς και οποιεσδήποτε ημερομηνίες αποκαλύπτουν μια πάθηση |
| Σημειώσεις έρευνας | Κάθε όνομα, συμπεριλαμβανομένων όσων αναφέρθηκαν μόνο παρεμπιπτόντως |
Οι τίτλοι θέσεων αξίζουν δεύτερο έλεγχο. Ο «επικεφαλής οικονομικών» είναι ανώνυμος σε εταιρεία πεντακοσίων ατόμων και ταυτοποιεί ένα πρόσωπο σε εταιρεία δέκα ατόμων. Αντικαταστήστε τον τίτλο ή ολόκληρη την πρόταση, αν παραπέμπει σε ένα συγκεκριμένο άτομο.
Οι καταγγελίες χρειάζονται επιπλέον προσοχή
Μια καταγγελία αφορά περισσότερα από ένα άτομα που δεν επέλεξαν να συμπεριληφθούν στο μήνυμα προς την τεχνητή νοημοσύνη: το άτομο που υποβάλλει την καταγγελία, το άτομο που κατηγορείται και συχνά αρκετούς μάρτυρες. Καθένα χρειάζεται ξεχωριστό, σταθερό υποκατάστατο, ώστε η τεχνητή νοημοσύνη να μπορεί να παρακολουθεί ποιος είπε τι σε ποιον. Αν όλοι γίνουν «[ΑΠΑΛΕΙΦΘΗΚΕ]», είναι αδύνατο να δημιουργηθεί χρονολόγιο της διαφοράς. Το άρθρο για τα υποκατάστατα σε σύγκριση με τις μαύρες γραμμές δείχνει τη διαφορά.
Οι πληροφορίες για την υγεία, τη συμμετοχή σε συνδικαλιστική οργάνωση, τη θρησκεία και παρόμοια θέματα αντιμετωπίζονται ως ιδιαίτερα ευαίσθητες βάσει πολλών νόμων προστασίας δεδομένων. Χειριστείτε με ιδιαίτερη προσοχή τα σημεία ενός φακέλου που τις αναφέρουν και διαβάστε δύο φορές την ασφαλή εκδοχή.
Συμβάσεις
Οι όροι αποδοχών είναι συχνά αυτό που θέλετε να εξετάσει η τεχνητή νοημοσύνη, γι’ αυτό διατηρήστε τα ποσά και αφαιρέστε τα άτομα με τα οποία συνδέονται. Ο εργαζόμενος, η εταιρεία, οι υπογράφοντες και κάθε επώνυμη αναφορά αντικαθίστανται με υποκατάστατα. Αν συγκρίνετε δύο εκδοχές της ίδιας σύμβασης, χρησιμοποιήστε τα ίδια υποκατάστατα και στις δύο. Διαφορετικά, η τεχνητή νοημοσύνη θα αναφέρει διαφορές που οφείλονται μόνο σε διαφορετικά ονόματα.
Ένα σύντομο παράδειγμα
Απόσπασμα σημείωσης αξιολόγησης:
Priya Raman missed the Harbor Bank migration deadline twice in Q2 and was off sick from 3 to 21 June.
Η εκδοχή που στέλνετε:
Person_1 missed the Project_1 deadline twice in Q2 and was absent from Date_1 to Date_2.
Η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να σας βοηθήσει να διατυπώσετε το κείμενο με δίκαιο τρόπο και να εξετάσετε αν η απουσία εξηγεί την καθυστέρηση. Δεν μπορεί πλέον να μάθει ποια είναι η εργαζόμενη, ποιο ήταν το έργο για τον πελάτη ή γιατί απουσίαζε. Η λεπτομέρεια για την υγεία αφαιρέθηκε μαζί με τις ημερομηνίες. Αν χρειάζεται να την αναφέρετε στο ερώτημα, γράψτε «απουσία για λόγους υγείας» αντί να στείλετε μια διάγνωση.
Μια σύντομη διαδικασία
- Επιβεβαιώστε ποιον λογαριασμό τεχνητής νοημοσύνης χρησιμοποιείτε και τι αναφέρουν οι ρυθμίσεις δεδομένων του. Δείτε τι σημαίνουν οι ρυθμίσεις.
- Πάρτε μόνο το μέρος του εγγράφου που χρειάζεται για την εργασία.
- Αντικαταστήστε κάθε άτομο, εταιρεία, διεύθυνση, αριθμό και ημερομηνία γέννησης με ένα σταθερό υποκατάστατο.
- Διαβάστε την ασφαλή εκδοχή για επαγγελματικούς ρόλους, παρατσούκλια και ασυνήθιστες λεπτομέρειες που εξακολουθούν να ταυτοποιούν κάποιον.
- Υποβάλετε το ερώτημα και εξηγήστε γενικά τι αντιπροσωπεύουν τα υποκατάστατα, για παράδειγμα «το Person_1 είναι ο εργαζόμενος και το Person_2 είναι ο προϊστάμενος».
- Επαναφέρετε τα ονόματα στον δικό σας υπολογιστή και ελέγξτε την απάντηση πριν την ενσωματώσετε σε επιστολή ή φάκελο.
Η πολιτική προστασίας δεδομένων του εργοδότη σας και η τοπική εργατική νομοθεσία έχουν προτεραιότητα. Αν η εταιρεία σας διαθέτει εγκεκριμένο κατάλογο εργαλείων τεχνητής νοημοσύνης, χρησιμοποιήστε αυτά τα εργαλεία.
Συνήθη λάθη
- Αφαιρείτε το όνομα, αλλά διατηρείτε την ιστορία. Μια καταγγελία για «τον μοναδικό προϊστάμενο της νυχτερινής βάρδιας στην αποθήκη του Λιντς» ταυτοποιεί ένα άτομο.
- Ξεχνάτε τα άτομα που αναφέρονται στο περιθώριο. Οι μάρτυρες, ο προηγούμενος προϊστάμενος και το άτομο που έγραψε τη συστατική επιστολή είναι επίσης άνθρωποι.
- Επικολλάτε ολόκληρη την αλληλογραφία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κάθε προωθημένο μήνυμα προσθέτει διευθύνσεις, υπογραφές και αριθμούς τηλεφώνου.
- Αφήνετε τον αριθμό μητρώου εργαζομένου. Είναι ένα όνομα γραμμένο με διαφορετικό τρόπο.
- Αντιμετωπίζετε τη σύνοψη της τεχνητής νοημοσύνης ως επίσημο αρχείο. Κρατήστε το αρχικό έγγραφο ως πηγή και χρησιμοποιήστε τη σύνοψη μόνο ως βοήθημα εργασίας.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να επικολλήσω μια αξιολόγηση στο ChatGPT αν αφαιρέσω το όνομα;
Συχνά αυτό δεν αρκεί. Τα ονόματα ομάδων, οι ημερομηνίες, τα ονόματα έργων και συγκεκριμένα περιστατικά μπορούν να ταυτοποιήσουν το άτομο σε όποιον γνωρίζει την εταιρεία. Αφαιρέστε και αυτά ή περιορίστε το απόσπασμα σε ό,τι χρειάζεται για την εργασία.
Είναι πρόβλημα να ζητήσω από την τεχνητή νοημοσύνη να συντάξει επιστολή απόλυσης;
Η σύνταξη με βάση μια εκδοχή με υποκατάστατα ενέχει μικρότερο κίνδυνο από την επικόλληση του πραγματικού φακέλου. Η ίδια η απόφαση και ο νομικός έλεγχος της επιστολής δεν πρέπει να ανατεθούν στο εργαλείο.
Τι γίνεται με το δικαίωμα του εργαζομένου να γνωρίζει τι έγινε με τα δεδομένα του;
Αυτό εξαρτάται από τη δικαιοδοσία σας. Σε ορισμένα μέρη ένας εργαζόμενος μπορεί να ζητήσει τα προσωπικά του δεδομένα, στα οποία μπορεί να περιλαμβάνεται ο τρόπος επεξεργασίας τους. Κρατήστε σημείωση για το τι στείλατε και πότε.
ClientSafe αντικαθιστά ονόματα, εταιρείες, διευθύνσεις, αριθμούς τηλεφώνου, διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αριθμούς ταυτότητας με σταθερά υποκατάστατα στον υπολογιστή σας, ώστε ο ίδιος εργαζόμενος να αντιστοιχεί στο ίδιο υποκατάστατο σε όλα τα έγγραφα μιας υπόθεσης. Ελέγχετε το αποτέλεσμα πριν το αντιγράψετε, επειδή κανένα εργαλείο δεν εντοπίζει τα πάντα.
Γενικές πληροφορίες, όχι νομικές συμβουλές. Οι κανόνες για την απασχόληση και την προστασία δεδομένων διαφέρουν ανά χώρα.