تحتوي ملفات الموارد البشرية على بعض أكثر المعلومات حساسية التي تحتفظ بها الشركة عن شخص. ومع ذلك، يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي أن تساعد في الكتابة: تحسين صياغة تقييم، أو إعداد رد محايد على تظلّم، أو مقارنة نسختين من عقد جنبًا إلى جنب. والقاعدة واحدة في كل مرة: أزل هوية الشخص أولًا.
مواضع المساعدة التي يقدمها الذكاء الاصطناعي في الموارد البشرية
- تقييمات الأداء. تحويل الملاحظات الأولية إلى صياغة متوازنة ومحددة، والتحقق من توافق النبرة مع الأدلة.
- التظلّمات والشكاوى. إنشاء تسلسل زمني من سلاسل رسائل البريد الإلكتروني الطويلة، واكتشاف التناقضات، وصياغة إقرار بالاستلام أو رد.
- العقود والسياسات. مقارنة النسخ، وإدراج الالتزامات، وإعادة صياغة البنود بلغة واضحة.
- الأوصاف الوظيفية وخطابات عروض العمل. إعداد مسودة انطلاقًا من نموذج.
تظل القرارات المتعلقة بالأشخاص، مثل التوظيف والإجراءات التأديبية والفصل، من مسؤولية شخص. استخدم الأداة للإعداد، لا لاتخاذ القرار.
ما ينبغي حذفه، حسب نوع المستند
| المستند | ما الذي يحدد هوية الشخص |
|---|---|
| تقييم الأداء | اسم الموظف والمدير، ورقم الموظف، والفريق والمسمى الوظيفي عندما يكون الفريق صغيرًا، وتواريخ الإجازات، والتعويضات المرتبطة باسم |
| تظلّم أو شكوى | مقدم الشكوى، والشخص المشكوّ في حقه، والشهود والزملاء المذكورون، وعناوين البريد الإلكتروني والتوقيعات في سلاسل الرسائل المحالة |
| عقد عمل | اسم الموظف، وعنوان المنزل، وتاريخ الميلاد، ورقم الهوية الوطنية أو الرقم الضريبي، والتفاصيل المصرفية، واسم صاحب العمل |
| ملاحظات الإجازات المرضية والتسهيلات | الاسم، والتشخيص، والطبيب والعيادة، وأي تواريخ تكشف عن حالة صحية |
| ملاحظات التحقيق | كل الأسماء، بما فيها أسماء الأشخاص الذين ورد ذكرهم عرضًا فقط |
تستحق المسميات الوظيفية مراجعة ثانية. فعبارة «رئيس قسم الشؤون المالية» مجهولة الهوية في شركة تضم خمسمئة موظف، لكنها تحدد شخصًا في شركة تضم عشرة موظفين. استبدل المسمى، أو الجملة بأكملها، إذا كانت تشير إلى شخص بعينه.
تتطلب التظلّمات عناية إضافية
يشمل التظلّم أكثر من شخص لم يختر أن يظهر في مُدخَل الذكاء الاصطناعي: مقدم الشكوى، والشخص المتهم، وغالبًا عدة شهود. يحتاج كل واحد منهم إلى عنصر نائب منفصل ومتسق، كي يتمكن الذكاء الاصطناعي من متابعة من قال ماذا ولمن. فإذا أصبح الجميع «[محذوف]»، يستحيل إنشاء تسلسل زمني للنزاع. يوضح المقال عن العناصر النائبة مقارنة بالأشرطة السوداء الفرق بينهما.
تُعد المعلومات الصحية والعضوية النقابية والدين والتفاصيل المماثلة حساسة بوجه خاص بموجب كثير من قوانين حماية البيانات. تعامل بحذر إضافي مع أجزاء الملف التي تتضمنها، واقرأ النسخة الآمنة مرتين.
العقود
غالبًا ما تكون شروط التعويض هي ما تريد أن يراجعه الذكاء الاصطناعي، لذا أبقِ الأرقام واحذف أسماء من تخصهم. استبدل أسماء الموظف والشركة والموقّعين وأي أشخاص مذكورين بأسمائهم بعناصر نائبة. وإذا كنت تقارن نسختين من العقد نفسه، فاستخدم العناصر النائبة نفسها في كلتيهما. وإلا فسيبلغ الذكاء الاصطناعي عن فروق ليست إلا اختلافًا في الأسماء.
مثال موجز
جزء من ملاحظة تقييم:
Priya Raman missed the Harbor Bank migration deadline twice in Q2 and was off sick from 3 to 21 June.
النسخة التي ترسلها:
Person_1 missed the Project_1 deadline twice in Q2 and was absent from Date_1 to Date_2.
يمكن للذكاء الاصطناعي مساعدتك في صياغة هذا الكلام بإنصاف، وفي السؤال عما إذا كان الغياب يفسر التأخير. ولن يعود قادرًا على معرفة هوية الموظفة أو مشروع العميل أو سبب غيابها. حُذفت المعلومة الصحية مع التواريخ. إذا كنت تحتاج إلى ذكرها في السؤال، فقل «غياب لأسباب صحية» بدلًا من إرسال تشخيص.
إجراء موجز
- تحقق من حساب الذكاء الاصطناعي الذي تستخدمه وما تقوله إعدادات البيانات فيه. انظر إلى معنى الإعدادات.
- خذ الجزء الذي تحتاج إليه المهمة من المستند.
- استبدل أسماء كل الأشخاص والشركات والعناوين والأرقام وتواريخ الميلاد بعناصر نائبة متسقة.
- اقرأ النسخة الآمنة بحثًا عن الأدوار والألقاب والتفاصيل غير المألوفة التي قد تظل كاشفة عن هوية شخص.
- اطرح السؤال، واذكر المعنى العام للعناصر النائبة، مثل «Person_1 هو الموظف وPerson_2 هو المدير المباشر».
- أعد الأسماء إلى المستند على جهاز الكمبيوتر لديك، وراجع الإجابة قبل إدراجها في رسالة أو ملف.
تأتي سياسة حماية البيانات لدى صاحب عملك وقانون العمل المحلي أولًا. إذا كانت شركتك تملك قائمة معتمدة بأدوات الذكاء الاصطناعي، فاستخدمها.
أخطاء شائعة
- حذف الاسم والإبقاء على القصة. الشكوى بشأن «مشرف المناوبة الليلية الوحيد في مستودع ليدز» تحدد هوية شخص واحد.
- نسيان الأشخاص المذكورين في الهامش. الشهود والمدير السابق وكاتب المرجع أشخاص أيضًا.
- لصق سلسلة رسائل بريد إلكتروني كاملة. تضيف كل رسالة محالة عناوين وتوقيعات وأرقام هواتف.
- ترك رقم الموظف. إنه اسم بصيغة كتابة مختلفة.
- اعتبار ملخص الذكاء الاصطناعي هو السجل الرسمي. احتفظ بالمستند الأصلي بوصفه المصدر، واستخدم الملخص للمساعدة في العمل فقط.
الأسئلة الشائعة
هل يمكنني لصق تقييم في ChatGPT إذا حذفت الاسم؟
غالبًا لا يكفي ذلك. فقد تكشف أسماء الفرق والتواريخ وأسماء المشاريع والحوادث المحددة هوية الشخص لأي شخص يعرف الشركة. احذف هذه التفاصيل أيضًا، أو اختصر المقطع إلى ما تحتاج إليه المهمة.
هل من مشكلة في طلب صياغة خطاب إنهاء خدمة من الذكاء الاصطناعي؟
صياغة مسودة انطلاقًا من نسخة استُبدلت فيها الهويات أقل خطورة من لصق الملف الحقيقي. ولا ينبغي إسناد القرار نفسه، أو المراجعة القانونية للخطاب، إلى الأداة.
وماذا عن حق الموظف في الاطلاع على ما فُعل ببياناته؟
يعتمد ذلك على نطاقك القضائي. ففي بعض الأماكن، يمكن للموظف طلب بياناته الشخصية، وقد يشمل ذلك كيفية معالجتها. احتفظ بملاحظة توضح ما أرسلته وموعد إرساله.
ClientSafe يستبدل الأسماء والشركات والعناوين وأرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني وأرقام الهوية بعناصر نائبة متسقة على جهاز الكمبيوتر لديك، بحيث يكون الموظف نفسه ممثلًا بالعنصر النائب نفسه في كل مستندات الملف. راجع النتيجة قبل نسخها، إذ لا توجد أداة تعثر على كل شيء.
معلومات عامة وليست مشورة قانونية. تختلف قواعد العمل وحماية البيانات من بلد إلى آخر.