Hồ sơ nhân sự chứa một số thông tin nhạy cảm nhất mà doanh nghiệp lưu giữ về một người. Công cụ AI vẫn có thể hỗ trợ việc viết: chỉnh sửa bản đánh giá cho rõ ràng hơn, soạn câu trả lời trung lập cho khiếu nại, hoặc đối chiếu hai phiên bản hợp đồng. Lần nào cũng áp dụng cùng một quy tắc: trước hết hãy loại bỏ thông tin nhận dạng người đó.
AI hỗ trợ công việc nhân sự như thế nào
- Đánh giá hiệu suất. Chuyển những ghi chú sơ lược thành cách diễn đạt cân bằng, cụ thể và kiểm tra xem giọng điệu có phù hợp với bằng chứng hay không.
- Khiếu nại và tố cáo. Lập dòng thời gian từ các chuỗi email dài, tìm điểm mâu thuẫn, soạn xác nhận đã nhận hoặc thư trả lời.
- Hợp đồng và chính sách. So sánh các phiên bản, liệt kê nghĩa vụ, viết lại điều khoản bằng ngôn ngữ thông thường.
- Mô tả công việc và thư mời nhận việc. Soạn thảo dựa trên mẫu.
Các quyết định về con người, chẳng hạn tuyển dụng, kỷ luật và sa thải, phải do con người đưa ra. Hãy dùng công cụ để chuẩn bị, không phải để quyết định.
Cần loại bỏ những gì theo từng loại tài liệu
| Tài liệu | Thông tin nhận dạng người đó |
|---|---|
| Đánh giá hiệu suất | Tên nhân viên và quản lý, mã nhân viên, nhóm và chức danh nếu nhóm nhỏ, ngày nghỉ phép, khoản thù lao gắn với tên người |
| Khiếu nại hoặc tố cáo | Người khiếu nại, người bị khiếu nại, nhân chứng và đồng nghiệp được nhắc đến, địa chỉ email và chữ ký trong các chuỗi thư được chuyển tiếp |
| Hợp đồng lao động | Tên nhân viên, địa chỉ nhà, ngày sinh, số định danh quốc gia hoặc mã số thuế, thông tin ngân hàng, tên người sử dụng lao động |
| Giấy nghỉ ốm và điều chỉnh điều kiện làm việc | Tên, chẩn đoán, bác sĩ và phòng khám, cùng mọi ngày tháng tiết lộ tình trạng sức khỏe |
| Ghi chú điều tra | Mọi tên, kể cả những người chỉ được nhắc đến thoáng qua |
Chức danh công việc cần được xem xét kỹ hơn. “Trưởng phòng Tài chính” là thông tin ẩn danh ở một công ty có năm trăm người nhưng lại nhận diện được người đó ở công ty có mười người. Hãy thay chức danh hoặc cả câu nếu thông tin đó chỉ đến một người.
Khiếu nại cần được xử lý cẩn trọng hơn
Một khiếu nại liên quan đến nhiều người không chọn việc xuất hiện trong câu lệnh gửi cho AI: người khiếu nại, người bị tố cáo và thường là một số nhân chứng. Mỗi người cần có một chỗ giữ chỗ riêng, nhất quán để AI theo dõi được ai đã nói gì với ai. Nếu tất cả đều được thay bằng “[ĐÃ LƯỢC BỎ]”, bạn sẽ không thể lập dòng thời gian về vụ việc. Bài viết về chỗ giữ chỗ và vạch đen cho thấy sự khác biệt.
Sức khỏe, tư cách thành viên công đoàn, tôn giáo và các chi tiết tương tự được xem là đặc biệt nhạy cảm theo nhiều luật bảo vệ dữ liệu. Hãy xử lý các phần trong hồ sơ có nhắc đến những thông tin này một cách thận trọng hơn, và đọc lại bản đã được làm an toàn hai lần.
Hợp đồng
Các điều khoản về thù lao thường là nội dung bạn muốn AI xem xét, vì vậy hãy giữ lại các con số và xóa thông tin về người được trả. Nhân viên, công ty, người ký tên và mọi người được nêu tên đều cần được thay bằng chỗ giữ chỗ. Nếu so sánh hai phiên bản của cùng một hợp đồng, hãy dùng cùng chỗ giữ chỗ trong cả hai phiên bản. Nếu không, AI sẽ báo cáo những khác biệt chỉ do tên khác nhau.
Một ví dụ ngắn
Một phần ghi chú đánh giá:
Priya Raman missed the Harbor Bank migration deadline twice in Q2 and was off sick from 3 to 21 June.
Phiên bản bạn gửi:
Person_1 missed the Project_1 deadline twice in Q2 and was absent from Date_1 to Date_2.
AI có thể giúp bạn diễn đạt điều này công bằng hơn và đặt câu hỏi liệu việc vắng mặt có giải thích cho sự chậm trễ hay không. Giờ đây, AI không còn biết nhân viên đó là ai, dự án khách hàng nào có liên quan hay vì sao cô ấy vắng mặt. Chi tiết sức khỏe đã được xóa cùng với ngày tháng. Nếu cần thông tin này để trả lời câu hỏi, hãy viết “vắng mặt vì lý do sức khỏe” thay vì gửi chẩn đoán.
Quy trình ngắn gọn
- Xác nhận bạn dùng tài khoản AI nào và phần cài đặt dữ liệu của tài khoản đó quy định gì. Xem ý nghĩa của các cài đặt.
- Chỉ lấy phần tài liệu cần cho nhiệm vụ.
- Thay mọi người, công ty, địa chỉ, số và ngày sinh bằng chỗ giữ chỗ nhất quán.
- Đọc phiên bản đã được làm an toàn để tìm các vai trò, biệt danh và chi tiết bất thường vẫn có thể nhận dạng ai đó.
- Đặt câu hỏi và giải thích ý nghĩa chung của các chỗ giữ chỗ, chẳng hạn “Person_1 là nhân viên và Person_2 là quản lý trực tiếp”.
- Khôi phục tên trên máy tính của bạn và xem lại câu trả lời trước khi đưa vào thư hoặc hồ sơ.
Chính sách bảo vệ dữ liệu của người sử dụng lao động và luật lao động địa phương được ưu tiên. Nếu công ty có danh sách công cụ AI được phê duyệt, hãy dùng công cụ trong danh sách đó.
Những sai lầm thường gặp
- Xóa tên nhưng giữ nguyên câu chuyện. Khiếu nại về “người giám sát ca đêm duy nhất tại kho hàng ở Leeds” sẽ nhận dạng được một người.
- Bỏ quên những người được nhắc đến bên lề. Nhân chứng, quản lý trước đây và người viết thư giới thiệu cũng là những người cần được bảo vệ.
- Dán cả chuỗi email. Mỗi thư được chuyển tiếp lại bổ sung địa chỉ, chữ ký và số điện thoại.
- Để sót mã nhân viên. Đó là tên người viết theo một kiểu khác.
- Xem phần tóm tắt của AI như hồ sơ chính thức. Hãy giữ tài liệu gốc làm nguồn thông tin và chỉ dùng phần tóm tắt như công cụ hỗ trợ công việc.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể dán bản đánh giá vào ChatGPT nếu xóa tên không?
Nhiều khi như vậy vẫn chưa đủ. Tên nhóm, ngày tháng, tên dự án và các sự việc cụ thể có thể giúp người biết về công ty nhận ra người đó. Hãy xóa cả những thông tin này hoặc rút gọn đoạn văn chỉ còn nội dung cần thiết cho nhiệm vụ.
Yêu cầu AI soạn thư chấm dứt hợp đồng lao động có vấn đề gì không?
Soạn thảo dựa trên phiên bản đã thay bằng chỗ giữ chỗ ít rủi ro hơn việc dán hồ sơ thật. Không nên giao quyết định và việc thẩm định pháp lý bức thư cho công cụ.
Còn quyền của nhân viên được biết dữ liệu của họ đã được sử dụng như thế nào thì sao?
Điều đó tùy thuộc vào khu vực pháp lý của bạn. Ở một số nơi, nhân viên có thể yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân của họ, trong đó có thể bao gồm cách dữ liệu được xử lý. Hãy ghi lại những gì bạn đã gửi và thời điểm gửi.
ClientSafe thay tên, công ty, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email và số ID bằng các chỗ giữ chỗ nhất quán trên máy tính của bạn, để cùng một nhân viên luôn có cùng một chỗ giữ chỗ trong mọi tài liệu thuộc một vụ việc. Bạn xem lại kết quả trước khi sao chép vì không công cụ nào tìm thấy mọi thứ.
Thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý. Quy định về lao động và bảo vệ dữ liệu khác nhau tùy quốc gia.